Документи, які необхідно надати при прийнятті на державну службу

Правила, за якими співвідносяться норми загального та спеціального законодавства, визначені у частині першій статті 3 та статті 5 Закону № 889, зокрема:

• відносини, що виникають у зв’язку зі вступом на державну службу, її проходженням та припиненням, регулює Закон № 889 (якщо інше не передбачено законом);
• дія норм законодавства про працю поширюється на державних службовців у частині відносин, не врегульованих Законом № 889.

Ці правила є інструментом врегулювання неминучих у практичній роботі юридичних колізій. Вирішення багатьох колізій є простим і очевидним (наприклад, тривалість щорічної відпустки держслужбовця), проте деякі вимагатимуть глибшого аналізу. Зокрема, питання, пов’язані зі вступом на державну службу, регулює Закон № 889. Водночас ані Закон № 889, ані нормативно-правові акти, прийняті з метою його імплементації, не містять вичерпного переліку документів, необхідних для прийняття на державну службу.

Документи для прийняття на державну службу та для участі в конкурсі: розмежування

Випереджаючи можливі заперечення, одразу розставимо крапки над «і»: перелік документів для участі в конкурсі (ч. 1 ст. 25 Закону № 889) не є переліком документів для прийняття на державну службу — це дві окремі групи документів з різними сферами застосування та принципами формування, які не можна ототожнювати.

Ці «прогалини» мають резонне пояснення: перелік документів для участі в конкурсі складено з огляду на потреби проведення конкурсу, зокрема для вирішення питання щодо допуску чи недопуску особи до участі в ньому. Перед законодавцем не стояло завдання створити вичерпний перелік документів, необхідних для прийняття на державну службу.

Відтак увиразнюється недолік, прихований у нормі частини 2 статті 25 Закону № 889: забороняється вимагати від особи, яка претендує на зайняття вакантної посади державної служби, документи, не визначені частиною першою цієї статті (тобто документи для участі у конкурсі). Безперечно, зазначена заборона стосується винятково участі в конкурсі.

Помилковість ототожнення переліку документів для участі у конкурсі з переліком документів для прийняття на державну службу стає очевидною й у разі переведення з іншого державного органу без конкурсу. Таке призначення вимагає подання за новим місцем роботи повного комплекту документів, який не збігається з переліком документів для участі в конкурсі.

Корисно для кадровика

• Фахові заходи
• Підвищення кваліфікації: оберіть свій варіант

Перелік документів для прийняття на державну службу

Норми законодавства про працю поширюються на державних службовців у частині відносин, не врегульованих Законом № 889. Оскільки зазначений закон не містить повного переліку документів для прийняття на державну службу, логічно звернутися до Кодексу законів про працю (КЗпП):

При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи (ч. 2 ст. 24 КЗпП).

Наведена норма, що цілком очікувано, теж не містить вичерпного переліку документів для прийняття на державну службу. Однак, саме вона є основою правового врегулювання цього питання, оскільки:

• встановлює обов’язок майбутнього працівника подати для укладення трудового договору певні документи;
• визначає перелік документів, подання яких є обов’язковим усіма, хто має намір укласти трудовий договір, а саме —

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудова книжка;

• передбачає обов’язок подавати й інші документи у випадках, визначених законодавством.

Окрім Закону № 889, вимоги щодо подання зазначених документів містять й інші нормативно-правові акти, зокрема:

• Закон України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII (далі — Закон № 1700);
• Порядок проведення спеціальної перевірки стосовно осіб, які претендують на зайняття посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища, та посад з підвищеним корупційним ризиком, затверджений постановою КМУ від 25.03.2015 № 171 (далі — Порядок № 171);
• Порядок проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», затверджений постановою КМУ від 16.10.2014 № 563 (далі — Порядок № 563);
• Порядок проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затверджений постановою КМУ від 25.03.2016 № 246 (далі — Порядок № 264);
• Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом Нацдержслужби від 22.03.2016 № 64 (далі — Порядок № 64).

Під час прийняття на державну службу слід дотримуватися й припису статті 25 КЗпП:

При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які приймаються на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством.

Отже:

• документи, що подаються для участі в конкурсі, становлять лише частину тих, які необхідно подати для прийняття на державну службу;
• під документами для прийняття на державну службу у цій статті розуміємо документи, необхідні для укладення трудового договору.

Основну частину документів подає кожен претендент на посаду державної служби. Деякі документи подаються окремими категоріями громадян або за певних умов.

Як вести табель

Ольга Догадіна керівник експертної групи «Експертус Кадри»

Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок

Перейти до оформлення

Документи, які подають всі претенденти на посаду державної служби

Кожен претендент на посаду державної служби подає:

• паспорт громадянина України;
• трудову книжку;
• документи про освіту;
• посвідчення атестації щодо вільного володіння державною мовою (з 01.05.2017);
• декларацію згідно з антикорупційним законодавством;
• згоду на проведення спеціальної перевірки або повідомлення стосовно проходження спеціальної перевірки (подають особи, на яких поширюється вимога щодо проходження перевірки);
• заяву про проведення перевірки, передбаченої Законом України «Про очищення влади», або копію довідки про раніше проведену перевірку;
• особову картку державного службовця;
• облікову картку платника податків;
• заяву про призначення на посаду.

Паспорт громадянина України

Згідно з КЗпП для укладення трудового договору необхідно подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Утім, державним службовцем може бути лише громадянин України (абз. 1 ч. 1 ст. 19 Закону № 889), тож подання документа, який лише посвідчує особу, недостатньо. Він має ще й засвідчувати громадянство України.

Особу та громадянство України підтверджують:

• паспорт громадянина України;
• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• дипломатичний паспорт України;
• службовий паспорт України;
• посвідчення особи моряка;
• посвідчення члена екіпажу;
• посвідчення особи на повернення в Україну;
• тимчасове посвідчення громадянина України.

Відповідні переліки містять:

• пункт 1 частини 1 статті 13 Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» від 20.11.2012 № 5492-VI (далі — Закон № 5492);
• стаття 5 Закону України «Про громадянство України» від 18.01.2001 № 2235-III (далі — Закон № 2235).

Положення нормативно-правових актів, які стосуються питань прийняття на державну службу, засвідчують, що із наведеного переліку обов’язковим для подання документом є паспорт громадянина України. Чому так?

Особа, яка бажає взяти участь у конкурсі, подає, зокрема, копію паспорта громадянина України (п. 1 ч. 1 ст. 25 Закону № 889).

Документи переможця конкурсу у разі його призначення на посаду додаються до його особової справи (абз. 1 ч. 5 ст. 25 Закону № 889).

При формуванні особової справи працівник служби управління персоналом повинен перевірити відповідність копій документів, поданих претендентом на посаду, у т. ч. копії паспорта громадянина України, оригіналам (п. 7 розд. ІІ Порядку № 64).

Отже, переможець конкурсу при прийнятті на державну службу повинен подати до служби управління персоналом оригінал паспорта громадянина України.

У разі проведення спеціальної перевірки, передбаченої Законом № 1700, або перевірки, передбаченої Законом України «Про очищення влади» від 16.09.2014 № 1682-VII (далі — Закон № 1682), претендент на посаду подає копію паспорта громадянина України, а не іншого документа, що посвідчує громадянство (пп. 3 п. 8 Порядку № 171; абз. 4 пп. 1 п. 8 Порядку № 563).

Трудова книжка

При прийнятті на державну службу обов’язковим є подання трудової книжки.

Без трудової книжки приймають на роботу тільки тих осіб, які працевлаштовуються вперше (абз. 2 п. 2 постанови КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301). У цьому разі трудову книжку видають:

• за місцем роботи, стягнувши з працівника суму її вартості (п. 6.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58);
• не пізніше 5-ти днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 48 КЗпП).

Зазначені особи мають пройти перевірку, передбачену Законом № 1682. Тому не пізніше ніж на 3-й день після призначення на посаду до ДФС  надсилається відповідний запит (п. 46 Порядку № 563). Перевірці підлягає декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за минулий рік. До запиту додається засвідчена і скріплена печаткою служби управління персоналом копія трудової книжки (п. 19 Порядку № 563).

Отже, трудова книжка новоприйнятого держслужбовця, який працевлаштовується вперше, має бути оформлена протягом 3-х днів із дня призначення, із внесенням записів про призначення на посаду та прий-няття Присяги державного службовця. Запису про присвоєння рангу на цей момент ще не буде у зв’язку з проходженням випробування, обов’язкового при першому прийомі на державну службу (ч. 2, 3 ст. 35, ч. 5 ст. 39 Закону № 889).

Документи про освіту

Право на державну службу мають повнолітні громадяни України, які вільно володіють державною мовою та яким присвоєно ступінь вищої освіти не нижче:

• магістра — для посад категорій «А» і «Б»;
• бакалавра або молодшого бакалавра — для посад категорії «В» (ч. 1 ст. 19 Закону № 889).

Для укладення трудового договору претендент на посаду державної служби має подати документ, що підтверджує наявність у нього відповідної освіти.

У разі проведення конкурсу на зайняття посади державної служби копії документів про освіту подають до конкурсної комісії у комплекті з іншими документами відповідно до статті 25 Закону № 889  (п. 4 ч. 1).

Копії документів про освіту, вчені звання та наукові ступені подаються претендентом на посаду для проведення щодо нього спеціальної перевірки, передбаченої Законом № 1700 (п. 4 ч. 2 ст. 57).

Посвідчення атестації щодо вільного володіння державною мовою

Вільне володіння державною мовою офіційно підтверджуватиметься за результатами атестації, порядок проведення якої має бути затверджений Кабінетом Міністрів України (абз. 2 пп. 4 п. 15 розд. XI «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 889).

Норма про обов’язкове подання посвідчення атестації щодо вільного володіння державною мовою для участі в конкурсі на зайняття посади державної служби набирає чинності з 01.05.2017 (п. 5 ч. 1 ст. 25; абз. 3 п. 1 розд. XI «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 889).

Наразі вимога подавати зазначене посвідчення діє лише щодо осіб, які бажають взяти участь у конкурсі. Однак, можна передбачити, що надалі цей обов’язок поширюватиметься на всіх претендентів, незалежно від способу заміщення посад.

Декларація, передбачена антикорупційним законодавством

До призначення на посаду державної служби претендент подає декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік (далі — електронна декларація) — шляхом заповнення форми на офіційному веб-сайті Національного агентства з питань запобігання корупції (НАЗК) (ч. 3, 1 ст. 45 Закону № 1700). Відповідну нормативну базу становлять:

У 2016 році не передбачено подання електронних декларацій претендентами на будь-які посади державної служби (незалежно від категорії чи територіальної юрисдикції). Адже обов’язок подавати електронні декларації за 2015 рік встановлено лише для осіб, які станом на 01.09.2016 посідали відповідальне та особливо відповідальне становище  (абз. 2 пп. 1 п. 1 Рішення № 2), тобто вже перебували на своїх посадах.

Відповідно до пункту 3 Рішення № 2 декларації суб’єктів декларування, не зазначені в підпункті 1 пункту 1 цього рішення, подаються за формою та в порядку, встановленими Законом № 3206, до 01.01.2017. Отже, до кінця 2016 року претенденти на посади державної служби подають «паперові» декларації за 2015 рік згідно із Законом № 3206 (ч. 5 ст. 12).

Не можна оминути і проблемний аспект цієї норми. Закон № 3206 мав остаточно втратити чинність із початком роботи системи електронного декларування (пп. 1 п. 4 розд. XIII «Прикінцеві положення» Закону № 1700), яка, хоч і поетапно, але розпочала свою роботу. Тому вимога подавати декларації за формою, встановленою Законом № 3206, може бути об’єктом серйозних заперечень.

Подання електронних декларацій усіма без винятку суб’єктами декларування, у т. ч. претендентами на посади державної служби, передбачене на другому етапі запровадження системи електронного декларування, який розпочнеться з 00 год. 00 хв. 01.01.2017 (пп. 2 п. 1 Рішення № 2).

У разі проведення конкурсу на зайняття посади державної служби електронна декларація подаватиметься до конкурсної комісії разом з іншими документами (п. 8 ч. 1 ст. 25 Закону № 889). Однак, як це реалізувати, адже електронна декларація подається шляхом заповнення відповідної форми на сайті НАЗК? Ні Закон № 889, ні Порядок № 246 наразі не дають відповіді на це запитання.

Проблемний аспект має й інша норма Закону № 889: перед призначенням на посаду державної служби переможець конкурсу подає електронну декларацію за минулий рік (абз. 2 ч. 5 ст. 25). Ця норма, очевидно, має забезпечити подання електронної декларації за минулий рік у випадку, коли подання документів для участі в конкурсі та прийняття рішення про призначення на посаду здійснюються не в межах одного календарного року.

Якщо задум законодавця полягав саме в цьому, треба визнати, що його реалізація залишає бажати кращого. Адже якщо конкурс і призначення на посаду відбулися в межах одного календарного року, претенденту на посаду, аби не порушувати закон, доведеться подавати дві аналогічні електронні декларації — перед конкурсом та перед призначенням. Очевидно, це не має сенсу.

Електронна декларація подаватиметься претендентом на посаду для проведення щодо нього спеціальної перевірки, передбаченої Законом № 1700 (абз. 9 ч. 2 ст. 57), та перевірятиметься в ході перевірки, передбаченої Законом № 1682 (абз. 8 п. 8 Порядку № 563). Порядок перевірки електронної декларації в межах зазначених перевірок наразі не врегульований.

Згода на проведення спеціальної перевірки або повідомлення про раніше проведену спеціальну перевірку

Стосовно осіб, які претендують на посади, що передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища, а також на посади з підвищеним корупційним ризиком (перелік затверджує НАЗК), проводиться спеціальна перевірка, у т. ч. щодо відомостей, поданих особисто (абз. 1 ч. 1 ст. 56 Закону № 1700).

Перелік посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища, наведено в примітці до статті 56 Закону № 1700. Перелік посад з високим та підвищеним рівнем корупційних ризиків затверджено рішенням НАЗК від 17.06.2016 № 2.

Для проведення спеціальної перевірки претендент на посаду подає письмову згоду за формою, внормованою додатком 1 до Порядку № 171 (пп. 1 п. 8 зазначеного порядку).

У разі ненадання згоди спеціальна перевірка не проводиться, а питання про призначення на посаду не розглядається (абз. 3 п. 6 Порядку № 171).

Законодавством передбачено й випадки, коли спеціальна перевірка не проводиться (ч. 1 ст. 56 Закону № 1700, п. 2 Порядку № 171).

Претендент на посаду, який призначається в порядку переведення з іншого державного органу чи органу місцевого самоврядування і щодо якого спеціальна перевірка вже проводилася, подає до державного органу, на посаду в якому він претендує, письмове повідомлення про раніше проведену спеціальну перевірку. У повідомленні зазначають найменування органу, що організовував перевірку. Керівник (чи його заступник) державного органу (або його апарату), на посаду в якому претендує особа, не пізніше наступного робочого дня після одержання повідомлення надсилає запит щодо надання копії довідки про результати спеціальної перевірки до органу, де проводилася така перевірка. Копія має бути надіслана протягом 5-ти робочих днів з дня одержання запиту. Питання про призначення претендента на посаду розглядають після її отримання (п. 4 Порядку № 171).

Як діяти, якщо в порядку переведення призначається особа щодо якої спеціальна перевірка не проводилася? Відповідь знаходимо в роз’ясненні Мін’юсту «Інформація щодо особливостей застосування антикорупційного законодавства в частині проведення спеціальної перевірки» від 18.06.2015 (http://old.minjust.gov.ua/50655): призначення таких претендентів може бути здійснене лише після спеціальної перевірки. Водночас, правової норми, на яку спирається це тлумачення, в Порядку № 171 не знаходимо.

Заява про проведення перевірки, передбаченої Законом України «Про очищення влади», або копія довідки про раніше проведену перевірку

Особа, яка претендує на зайняття посади державної служби, подає до державного органу власноруч написану заяву за формою, наведеною в додатку 1 до Порядку № 563, про проведення щодо неї перевірки, передбаченої Законом № 1682 (абз. 1 п. 41 Порядку № 563). У заяві претендент на посаду надає згоду на проходження перевірки та оприлюднення відомостей щодо себе відповідно до Закону № 1682. Неподання такої заяви є підставою для відмови у призначенні на посаду (абз. 3 п. 41 Порядку № 563).

Претендент на посаду, який вже пройшов перевірку згідно із Законом № 1682, подає до державного органу засвідчену копію довідки про її результати, видану органом, в якому ця перевірка проводилася (абз. 4 п. 41 Порядку № 563).

Отже, перевірка, передбачена Законом № 1682, проводиться один раз.

Правову підставу для видання копій зазначених довідок містить абзац 4 пункту 40 Порядку № 563.

У разі проведення конкурсу на зайняття посади державної служби заяву про проведення перевірки, передбаченої Законом № 1682, або копію довідки про результати раніше проведеної перевірки подають разом з іншими документами для участі в конкурсі (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону № 889; пп. 3 п. 18 Порядку № 246).

Особова картка державного службовця

Для участі в конкурсі на зайняття посади державної служби разом з іншими документами подається заповнена особова картка (п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону № 889).

Нову форму особової картки державного службовця та інструкцію щодо її заповнення затверджено наказом Нацдержслужби від 05.08.2016 № 156.

Автобіографія є складовою частиною особової картки (30-й пункт).

Як окремий документ автобіографія подається, якщо претендент на посаду підлягатиме спеціальній перевірці згідно із Законом № 1700 (п. 2 ч. 2 ст. 57).

Подання під час вступу на державну службу недостовірної інформації (в особовій картці, автобіографії, інших документах) про обставини, що перешкоджають реалізації права на державну службу, є підставою для звільнення з посади (п. 10 ч. 2 ст. 65; ч. 5 ст. 66 Закону № 889).

Облікова картка платника податків

Копія облікової картки платника податків (за наявності) долучається до особової справи державного службовця (абз. 5 п. 2 розд. ІІ Порядку № 64).

Заява про призначення на посаду

Заяву про призначення на посаду оформляють власноруч і підписують із зазначенням дати (п. 5 розд. IV Порядку № 64). Цей документ долучають до особової справи державного службовця (абз. 14 п. 2 розд. ІІ Порядку № 64).

Документи, які подаються окремими категоріями громадян або за певних умов

Для вступу на державну службу та укладання трудового договору окремими категоріями громадян або за певних умов подаються:

• документ військового обліку;
• довідка про допуск до державної таємниці;
• довідка МСЕК;
• повідомлення про працюючих в державному органі близьких осіб.

Це — найпоширеніші документи. Законодавство може передбачати подання й інших документів.

Документ військового обліку

Військовому обліку підлягають військовозобов’язані та призовники, які згідно з частинами 1 та 2 статті 37 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.1992 № 2232-XII взяті на військовий облік у районних (міських) військових комісаріатах (п. 1.2 Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міноборони від 15.12.2010 № 660; далі — Інструкція № 660).

Військово-обліковими документами, на підставі яких на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах ведеться персональний облік військовозобов’язаних та призовників, є (п. 3.5 Інструкції № 660):

• для військовозобов’язаних – військовий квиток або тимчасове посвідчення (замість військового квитка);
• для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці.

Прийняття на роботу військовозобов’язаних і призовників, які не перебувають на військовому обліку, є адміністративним правопорушенням (ст. 211-3 КпАП).

Копія військового квитка подається претендентом на посаду для проведення щодо нього спеціальної перевірки, передбаченої Законом № 1700 (п. 6 ч. 2 ст. 57).

Довідка про допуск до державної таємниці

Допуск до державної таємниці надається дієздатним громадянам України віком від 18 років, які потребують його за умовами своєї службової, виробничої, наукової чи науково-технічної діяльності або навчання, органами Служби безпеки України після проведення їх перевірки (ч. 2 ст. 22 Закону України «Про державну таємницю» від 21.01.1994 № 3855-XII).

Довідка про допуск до державної таємниці подається претендентом на посаду для проведення щодо нього спеціальної перевірки, передбаченої Законом № 1700 (п. 7 ч. 2 ст. 57).

Довідка МСЕК

Забороняється укладати трудовий договір із громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я (ч. 5 ст. 24 КЗпП).

Відповідно до частини 1 статті 17 Закону України «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» від 21.03.1991 № 875-XII (далі — Закон № 875) з метою реалізації творчих і виробничих здібностей інвалідів та з урахуванням індивідуальних програм реабілітації їм забезпечується, зокрема, право працювати на підприємствах, в установах, організаціях.

Відмова в укладенні трудового договору з мотивів інвалідності не допускається, за винятком випадків, коли за висновком медико-соціальної експертизи стан здоров’я інваліда перешкоджає виконанню професійних обов’язків, загрожує здоров’ю і безпеці праці інших осіб, або продовження трудової діяльності чи зміна її характеру та обсягу загрожує погіршенням здоров’я інвалідів (ч. 3 ст. 17 Закону № 875).

Держпраці у листі від 04.05.2016 № 5081/4/4.1-ДП-16 роз’яснило, що окрім документів, передбачених статтею 24 КЗпП, працівник з інвалідністю при прийнятті на роботу подає роботодавцю довідку з висновком медико-соціальної експертизи для врахування індивідуальних потреб при працевлаштуванні. Аналогічна позиція викладена і в листі Держпраці від 22.12.2015 № 5947/0/4.2-06/6/ДП-15.

Повідомлення про працюючих в державному органі близьких осіб

Особи, які претендують на зайняття посад державної служби, зобов’язані повідомити керівництво органу, на посаду в якому вони претендують, про працюючих у цьому органі близьких їм осіб (абз. 2 ч. 1 ст. 27 Закону № 1700, винятки із цього правила — абз. 3 зазначеної частини). Визначення терміна «близькі особи» наведено в статті 1 Закону № 1700.

Перед виданням наказу про призначення рекомендується зробити аудит наявних документів, які стосуються призначення особи на посаду. Це дасть змогу впевнитися, що всі необхідні для призначення претендента на посаду документи подано та оформлено відповідно до встановлених вимог.

Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"