Чи є вихід? Так, слід створити архів організації.
Архівний підрозділ — це не просто приміщення зі стелажами та папками з документами. Це — структурний підрозділ. А створення будь-якого структурного підрозділу розпочинається з розроблення положення про цей підрозділ.
СКАЧАТИ
Положення про архів
Вам стануть у пригоді:
Структура положення про архів
До положення про архів організації доцільно включити такі розділи:
- Загальні положення.
- Завдання та функції архіву.
- Права архіву.
- Склад документів архіву.
- Граничні строки тимчасового зберігання документів НАФ в архіві організації (для організації, у діяльності якої створюються документи НАФ).
Положення про архів має містити додатковий розділ «Граничні строки тимчасового зберігання документів НАФ в архіві організації» для організацій, що створюють документи НАФ (а це, як правило, визначається ще під час первинного погодження номенклатури справ організації з державною архівною установою)
Розділ «Загальні положення»
У розділі «Загальні положення» зазначають:
- мету створення архіву, його правовий статус, зокрема, місце в організаційній структурі (самостійний підрозділ, підрозділ, що входить до складу іншого підрозділу, окрема посадова особа чи особа, відповідальна за архів);
- перелік основних законодавчих, нормативно-правових актів, положення та інструкції, якими має керуватися архів у своїй діяльності.
Розділ «Завдання та функції архіву»
Розділ «Завдання та функції архіву» має містити формулювання основних завдань (напрямків діяльності) і функцій. У розділі характеризується діяльність архіву і ступінь його самостійності у вирішенні тих чи інших питань, пов’язаних із виконанням основних завдань (забезпеченням напрямків діяльності).
Розділ «Права архіву»
До розділу «Права архіву» включають перелік наданих архіву прав, необхідних для реалізації покладених функцій. Зокрема, рекомендується включати пункт «вимагати від структурних підрозділів організації передавання на зберігання документів, оформлених згідно із законодавством».
Розділ «Склад документів архіву»
У розділі «Склад документів архіву» конкретизують види документів, що передають до архіву з урахуванням специфіки діяльності організації.
Здебільшого організації під час документування управлінської інформації створюють документи на паперових носіях. У зв’язку з упровадженням електронного документообігу у діловодстві стали створювати електронні документи.
Не кожен документ, створений за допомогою комп’ютерної техніки, є електронним. Згідно із Законом «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. А обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис, який використовують для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу
Рекомендуємо звернути увагу й на інші види документів, які вирізняють за способом документування й можуть бути прийняті до архіву організації, доповнити її документальний фонд та проілюструвати важливі події у її житті. Це, зокрема:
- фонодокументи (магнітні фонограми);
- фотодокументи (діапозитиви, слайди, фотографії);
- візуальні кінодокументи (кіно-, відеодокументи).
До складу документів архіву організації належать й документи фондів особового походження окремих працівників.
В архіві можуть створюватися фонди особового походження з особистих документів керівників організації, працівників, які зробили значний внесок у її розвиток тощо
Архів організації, у діяльності якої не створюються документи НАФ, зберігає передані до нього документи постійно до ліквідації організації. Окремі види документів, зокрема, внесені до описів справ з кадрових питань (незалежно від того, належить організація до джерел формування НАФ чи ні), зберігаються в архіві організації протягом строків, визначених Переліком № 578/5. Абсолютна більшість таких документів має строк зберігання 75 років.
Розділ «Граничні строки тимчасового зберігання документів НАФ в архіві організації»
Розділ «Граничні строки тимчасового зберігання документів НАФ в архіві організації» включають до положення про архів тієї організації, у діяльності якої створюються документи НАФ. У такому випадку організація повинна укласти договір із державним архівом, архівним відділом районної державної адміністрації чи архівним відділом міської ради про передавання документів НАФ до відповідної архівної установи на постійне зберігання. До передавання документів до архівної установи на постійне зберігання документи протягом певного строку, встановленого законодавством (такий строк архівісти називають граничним), зберігають в архіві організації.
Розроблення, погодження та затвердження положення про архів
Положення про архів розробляє та підписує керівник архіву, або керівник структурного підрозділу, до складу якого входить архів, або особа, відповідальна за архів.
Розроблений проект положення про архів подають на розгляд експертній комісії (ЕК) організації. Після схвалення ЕК положення затверджує керівник організації чи керівний колегіальний орган (залежно від їх повноважень, визначених статутом чи положенням про організацію) з урахуванням Рекомендацій.
Якщо на підставі договору організацію включено державним архівом до списку джерел формування НАФ, то затвердження положення про архів провадять лише після погодження з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, ЕК архівного відділу районної державної адміністрації чи архівного відділу міської ради (залежно від того, у зоні комплектування якої державної архівної установи чи архівного відділу міської ради перебуває організація)
Положення про архів вводять в дію розпорядчим документом, наприклад, наказом директора організації.
Якщо організація є джерелом формування НАФ і за договором передає свої документи на постійне зберігання до державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації чи архівного відділу міської ради, то оформлена у встановленому порядку копія розпорядчого документа про затвердження положення про архів разом із самим положенням направляються відповідній архівній установі.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
