До 1 січня 2013 року накази розподіляли на 6 основних груп залежно від строку зберігання:
- з основної діяльності;
- з адміністративно-господарських питань;
- з особового складу (про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу);
- про надання відпусток;
- про стягнення;
- відрядження працівників.
Такий перелік було затверджено наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 № 41 (далі — Перелік № 41), що втратив чинність 01.01.2013.
За Переліком № 41 накази мали такі строки зберігання:
Вид наказу | Строк зберігання |
з основної діяльності | постійно — в організаціях, в діяльності яких утворюються документи НАФ; до ліквідації організації — в організаціях, в діяльності яких не утворюються документи НАФ |
з адміністративно-господарських питань | 3 р. |
з особового складу (про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу) | 75 р. |
про надання відпусток | 5 р. |
про стягнення | 3 р. |
відрядження працівників | 3 р. (стосовно участі в ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС — постійно) |
Із 01.01.2013 діє новий Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Переліком № 578/5 не передбачено групи наказів з особового складу.
Цим переліком встановлено такі групи наказів:
- накази з основної діяльності;
- накази з адміністративно-господарських питань;
- накази з кадрових питань (особового складу):
- тривалого (75 років) строку зберігання;
- тимчасового (5 років) строку зберігання.
Тобто група наказів з особового складу, за якою формували накази до 01.01.2013, нині є групою наказів з кадрових питань.
Реєстрація наказів з особового складу (кадрових питань)
Залежно від того, до якої групи (підгрупи) належить наказ, він має реєструватися в своїй реєстраційній формі.
Для цього, зокрема, передбачено:
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
