У разі смерті працівника трудову книжку видають на руки його найближчим родичам під розписку або надсилають поштою на їх вимогу (п. 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; Інструкція № 58).
Якщо трудову книжку відправляють поштою, то робити це слід рекомендованим листом з описом вкладення.
Для отримання трудової книжки померлого працівника чоловік, дружина або інший член сім’ї має надати кадровику:
- паспорт або інший документ, що підтверджує особу;
- документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про одруження, свідоцтво про народження тощо).
Якщо за наданими документами неможливо з’ясувати родинний зв’язок (наприклад, якщо діти померлого змінювали прізвище, ім’я або по батькові), то особа має надати й інші документи (свідоцтва про одруження та (або) розлучення, свідоцтво про зміну прізвища, імені, по батькові тощо).
Трудову книжку померлого працівника слід видавати на підставі письмової заяви члена сім’ї з доданими до неї копіями документів, що підтверджують родинний зв’язок.
Родич надає розписку про одержання трудової книжки, в якій зазначає прізвище, ім’я, по батькові, адресу, паспортні дані, дату отримання трудової книжки із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові померлого працівника, поставити особистий підпис.
У графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них слід зазначити дату видачі трудової книжки родичу, а в графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» можна, наприклад, зробити відмітку: «Розписка від 28.04.2017».
Якщо трудову книжку відправлено поштою, у графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» слід зазначити дату і номер квитанції листа та зробити відмітку, наприклад: «Відправлено поштою на підставі заяви», а в графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» — зазначити дату отримання трудової книжки поштою (за поштовим повідомленням про вручення).
Заяву про видачу трудової книжки померлого працівника з доданими копіями документів, розписку в отриманні трудової книжки або квитанцію про поштове відправлення, опис поштового відправлення з відміткою поштового відділення та повідомлення про вручення поштового відправлення доцільно зберігати у спеціальному конверті, прикріпленому до внутрішнього боку останньої сторінки обкладинки Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Визначаємо найближчих родичів померлого працівника, які вправі отримати трудову книжку
Законодавство не дає визначення поняття «найближчі родичі», але, на нашу думку, до найближчих родичів, насамперед, належать члени сім’ї померлого.
Сім’ю складають особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки. Причому подружжя вважається сім’єю і тоді, коли дружина та чоловік у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин не проживають спільно, а дитина належить до сім’ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає (ст. 3 Сімейного кодексу України). Згідно з пунктом 4 зазначеної статті сім’я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства.
Отже, аби вирішити, чи має особа право одержати трудову книжку померлого працівника, роботодавець повинен визначити (за наданими документами) осіб, які до смерті працівника спільно з ним проживали і перебували у шлюбі (чоловік, дружина) або були кровно споріднені (діти, батьки, онуки, брати, сестри тощо). Якщо померлий працівник мешкав (був зареєстрований) один, то трудова книжка має передаватися його дружині, дітям або батькам незалежно від місця їхнього проживання.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
