Документи постійного та тривалого строків зберігання необхідно роздруковувати. Інші, за певних умов, можна зберігати тільки в електронній формі.
Повністю відмовитися від паперових документів не вдасться. Дублюйте на папері накази з кадрових питань, журнали реєстрації тривалого зберігання, особові картки.
Які вимоги поширюються на електронні документи?
У системах електронного документообігу застосовують електронні документи. Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV).
Електронні документи оформляють за загальними правилами документування. Електронний документ має містити реквізити, встановлені для аналогічного документа на папері. Реквізити оформляємо за Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003).
Які документи дублюють на папері?
Підприємства з електронним документообігом зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій та електронній. Створення документів з кадрових питань в електронній формі погоджують з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради (п. 4 гл. 1 розд. І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5; далі — Порядок № 1886/5).
Строки зберігання документів встановлюють:
- Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5;
- Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування НАФ, затверджений наказом Мін’юсту від 14.03.2013 № 430/5.
Зазвичай частка документів постійного і тривалого зберігання у документообігу підприємства незначна і становить 5-20% (залежно від правового статусу).
Документи постійного зберігання створюють на підприємствах, в установах, організаціях, які належать до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ) та перебувають на обліку в державних архівах, архівних відділах міських рад.
Документи, пов’язані із забезпеченням соціального захисту громадян, у т. ч. з кадрових питань, зберігають, як правило, понад 10 років (25, 45, 50, 75 років). Якщо такі документи створені в системі електронного документообігу, дублюйте їх на папері.
Інші документи — зі строком зберігання до 10 років — дозволяється створювати тільки в електронній формі (без паперових примірників), але якщо:
- наявна технічна база уможливила повномасштабне впровадження електронного документообігу;
- є можливість обмінюватися електронними документами з іншими юридичними особами;
- відсутні законодавчі заборони.
Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років; ст. 16-б прим., ст. 121-б прим. Переліку № 578/5) — про щорічні відпустки, короткострокові відрядження, стягнення, а також відповідний журнал реєстрації треба створювати й вести винятково в електронній формі. Звісно, якщо ваша система електронного документообігу дає змогу ознайомлювати працівників із наказами в електронній формі шляхом проставлення особистого електронного підпису. Адже з кадровим розпорядчим документом обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5).
Як створити паперовий примірник електронного документа?
Настанови — у главі 6 розділу IV Порядку № 1886/5.
Паперові примірники електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюйте одразу після завершення їх виконання.
Паперовий примірник друкуйте з усіма обов’язковими для такого виду документа реквізитами. Дотримайте встановлений законодавством порядок їх розміщення — його визначаємо за ДСТУ 4163-2003.
Після друку особа, яка підписала електронний документ за допомогою електронного підпису, має підписати й паперовий примірник. Відтак працівники, відповідальні за створення документа, проставляють підписи в усіх реквізитах, пов’язаних із проходженням та виконанням документа, — резолюціях, грифах погодження, візах, відмітках про виконання документа і направлення його до справи.
Працівник, відповідальний за створення паперового примірника, має додати до реєстраційно-контрольної картки електронного документа відомості про кількість аркушів у паперовому документі.
Електронні журнали реєстрації постійного або тривалого (понад 10 років) строку зберігання роздруковуйте після закінчення діловодного року.
Навіщо роздруковувати?
Вимога роздруковувати електронні документи постійного/тривалого зберігання зумовлена недосконалістю інформаційних технологій. Електронні носії інформації мають обмежений строк експлуатації. Формати даних постійно оновлюються. Доступ до інформації в попередніх форматах з часом стає неможливим. Проте документи постійного/тривалого зберігання — це інформаційні джерела, непідвладні часу. Документи постійного строку зберігання становлять культурну цінність і належать до НАФ, а документи тривалого строку зберігання будь-коли можуть бути затребувані для підтвердження законних прав та інтересів громадян.
Питання збереженості електронних документів допоки не вирішені й на світовому рівні та слугують постійним предметом досліджень науковців і практиків у сферах архівної справи та інформаційних технологій.
А нині маємо створювати та зберігати в архівах паперові примірники електронних документів постійного та тривалого строків зберігання. Це — єдиний шлях не втратити цінні для суспільства документи, пов’язані з соціальним захистом громадян. Доти, доки не буде винайдено надійних засобів постійного зберігання електронної інформації з можливістю доступу до неї.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
