Порядок реєстрації документів регламентують Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Вимоги Правил № 1000/5 поширюються на підприємства, установи, організації (далі — організація) всіх форм власності.
Під час реєстрації документові надають реєстраційний індекс. Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера в межах року (п. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).
Реєстрація наказів залежно від видів та строків зберігання
Документи реєструються за групами залежно від виду, автора і змісту (п. 2 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5). Окремо реєструються, зокрема, розпорядчі документи:
- з основних питань діяльності;
- з адміністративно-господарських питань;
- з кадрових питань (особового складу).
У межах групи кадрові розпорядчі документи також реєструють окремо — залежно від видів та строків зберігання.
Строки зберігання документів визначають за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Відповідно до статті 16 Переліку № 578/5 вирізняють такі строки зберігання розпорядчих документів:
- постійний (довічний);
- до ліквідації організації;
- тривалий — 75 років;
- тимчасовий — 5 років.
Відповідно до статті 16 Переліку № 578/5 визначаємо конкретні строки зберігання розпорядчих документів залежно від їх виду та змісту.
Для розрізнення груп наказів до порядкового номера може додаватися літерний індекс. За усталеною практикою до реєстраційних індексів наказів з основної діяльності літерні індекси не включають. Систему літерних індексів розробляє організація — і закріплює в індивідуальній інструкції з діловодства (п. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5). З огляду на діловодну практику можна рекомендувати такі літерні індекси:
- для наказів з адміністративно-господарських питань — «аг» (наказ № 68-аг);
- для наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 р.) — «к/тр» (наказ № 36-к/тр);
- для наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 р.) — «к/тм» (наказ № 40-к/тм).
У зв’язку зі значними документопотоками організація може впровадити окрему реєстрацію, а відтак і окрему літерну індексацію, навіть для певних видів кадрових наказів. Скажімо, щодо руху кадрів (прийняття, звільнення, переміщення тощо), оплати праці, встановлення матеріальної допомоги та надбавок, надання відпусток без збереження заробітної плати та для догляду за дитиною (строк зберігання — 75 р.). У такому разі ці документи попри належність до єдиної категорії — накази з кадрових питань тривалого строку зберігання — будуть реєструватися в різних журналах, мати власну нумерацію і різнитися літерними індексами.
Як виправити помилку в нумерації наказів
Якщо через певні обставини в організації всі накази, незалежно від виду та строку зберігання, реєструвалися в одній формі (журналі) у валовому порядку та формувалися до загальної справи, найперше необхідно провести експертизу цінності цих документів. До експертизи залучають членів експертної комісії організації, працівників служби діловодства та відділу кадрів (служби управління персоналом).
Як спростити діловодні процеси?
Під час експертизи цінності справи переглядають посторінково та переформовують. Накази з різними строками зберігання підшивають до окремих справ — у хронологічному порядку, в межах року. Новоствореним справам надають відповідні заголовки, які зазначають на титульних аркушах або обкладинках. Наприклад:
- Накази директора організації з основної діяльності.
- Накази директора організації з адміністративно-господарських питань.
- Накази директора організації з кадрових питань тривалого зберігання.
- Накази директора організації з кадрових питань тимчасового зберігання.
Окрім заголовка, на титульному аркуші (обкладинці) справи (тому) наводять:
- кількість аркушів;
- крайні дати вміщених документів.
За обсягом справа постійного або тривалого (понад 10 років) строку зберігання не має перевищувати 250 аркушів або 40 мм завтовшки (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5). Якщо цей показник перевищено, справу поділяють на томи (два та більше). Усім томам однієї справи надають однакові заголовки. Інший шлях — виокремлення в окрему справу документів певного виду.
Усі створені протягом експертизи справи включають до річних розділів відповідних описів справ:
- справи з наказами з основної діяльності —
- в організаціях, що належать до джерел формування НАФ і передають свої документи до державного архіву, архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради, — до опису справ постійного зберігання;
- в організаціях, що не належать до джерел формування НАФ і зберігають свої документи у власному архіві, — до опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
- справи з наказами з кадрових питань (в усіх організаціях) — до опису справ з кадрових питань (особового складу).
Звісно, внаслідок переформування справ за результатами експертизи цінності порядок розміщення наказів за реєстраційними індексами не буде дотримано. Наприклад, після наказу з кадрових питань тривалого строку зберігання № 27 може слідувати наказ № 30, оскільки наказ № 28 стосується короткострокового відрядження, а наказ № 29 — надання щорічної основної відпустки, у зв’язку з чим їх включено до інших справ. У цьому разі в заголовку справи (на титульному аркуші, обкладинці, в описі справи) крайні реєстраційні індекси (номери) вміщених документів не зазначають, хоча це й передбачено архівними правилами.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
