Зміни у діловодстві 2019: електронний документообіг

Постанова КМУ від 17.04.2019 № 375 внесла корективи в електронний документообіг. Зокрема, зміни торкнулись функцій служби діловодства та порядку реєстрації електронного повідомлення. Уточнення визначень та огляд нововведень — у статті.

З упровадженням електронного документообігу, автоматизованих систем реєстрації можливості роботи з документами значно розширилися.

Щоб удосконалити організацію роботи з документами в органах виконавчої влади, на підприємствах, що належать до сфери їх управління, КМУ постановою від 17.04.2019 № 375 (далі — постанова № 375) уніс суттєві зміни до нормативно-правових актів:

  • Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;
  • Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади.

    Сервіс «Строки зберігання документів» ➤➤➤

Так постанова № 375 до Типової інструкції з електронного документообігу уточнює визначення.

Електронна резолюція — реквізит, який створений у системі електронного документообігу установи та який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою електронною формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається інструкцією з діловодства установи.

Електронна справа — сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчувального напису справи.

Реєстратор — працівник служби діловодства установи або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів в установі.

Постанова № 375 уточнює поняття системи електронного документообігу установи. Це сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві установи.

Визначено 3 провідні функції служби діловодства установи.

Електронне повідомлення автоматично або автоматизовано створюється та передається лише в електронній формі на підставі інформації про доставку, отримання або відмову в реєстрації електронного документа адресатом. Таке повідомлення не потрібно реєструвати й візуалізувати.

У двох випадках тепер не потрібно реєструвати електронний документ.

Постанова № 375 надає право керівникам установ у інструкції з діловодства визначати, як реєструвати документи, яких не реєструє служба діловодства. Наприклад, накази з кадрових питань, заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпусток, доповідні та пояснювальні записки.

Тепер реєструйте вихідні електронні документи в автоматизованому режимі під час підписання, а не після підписання, як для документів у паперовій формі.

Постанова № 375 визначила 16 обов’язкових та 9 додаткових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки (раніше її називали реєстраційно-контрольною).

Типова інструкція з електронного документообігу встановила, що вхідну та вихідну кореспонденцію установи реєструє її служба діловодства централізовано в єдиній системі.

Постанова № 375 замінила поняття «ініціали (ініціал)» на «власне ім’я». Тому тепер під час підписання, адресування, візування, погодження документів зазначають власне ім’я та прізвище особи по-новому.

Нове правило у діловодній практиці. Якщо погоджувач упродовж зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проекту електронного документа, система електронного документообігу автоматично вносить до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про погодження цього проекту за замовчуванням. Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до Дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, а також Юлія Видиборець з інформацією про новий мобілізаційний закон — головні зміни. Ще у програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам. Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді