Зміни у діловодстві 2019: електронний документообіг

З упровадженням електронного документообігу, автоматизованих систем реєстрації можливості роботи з документами значно розширилися.

Щоб удосконалити організацію роботи з документами в органах виконавчої влади, на підприємствах, що належать до сфери їх управління, КМУ постановою від 17.04.2019 № 375 (далі — постанова № 375) уніс суттєві зміни до нормативно-правових актів:

• Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;
• Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади.
  Сервіс «Строки зберігання документів» ➤➤➤

Так постанова № 375 до Типової інструкції з електронного документообігу уточнює визначення.

Електронна резолюція — реквізит, який створений у системі електронного документообігу установи та який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою електронною формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається інструкцією з діловодства установи.

Електронна справа — сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчувального напису справи.

Реєстратор — працівник служби діловодства установи або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів в установі.

Постанова № 375 уточнює поняття системи електронного документообігу установи. Це сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві установи.

Визначено 3 провідні функції служби діловодства установи.

Електронне повідомлення автоматично або автоматизовано створюється та передається лише в електронній формі на підставі інформації про доставку, отримання або відмову в реєстрації електронного документа адресатом. Таке повідомлення не потрібно реєструвати й візуалізувати.

У двох випадках тепер не потрібно реєструвати електронний документ.

Постанова № 375 надає право керівникам установ у інструкції з діловодства визначати, як реєструвати документи, яких не реєструє служба діловодства. Наприклад, накази з кадрових питань, заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпусток, доповідні та пояснювальні записки.

Постанова № 375 визначила 16 обов’язкових та 9 додаткових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки (раніше її називали реєстраційно-контрольною).

Типова інструкція з електронного документообігу встановила, що вхідну та вихідну кореспонденцію установи реєструє її служба діловодства централізовано в єдиній системі.

Постанова № 375 замінила поняття «ініціали (ініціал)» на «власне ім’я». Тому тепер під час підписання, адресування, візування, погодження документів зазначають власне ім’я та прізвище особи по-новому.

Нове правило у діловодній практиці. Якщо погоджувач упродовж зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проекту електронного документа, система електронного документообігу автоматично вносить до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про погодження цього проекту за замовчуванням. Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження.