Кадровику, що припустився порушення, загрожує візит до суду і штраф 510–1700 грн (ст. 41 КпАП).
І що, кадровику тепер через це звільнятися? Ото!
Навіть якщо інспектор завітав без попередження, пройти перевірку без штрафу — реально. Ви теж маєте свої права. Їх треба знати і вміти обстоювати.
Як правильно взаємодіяти з інспектором, які вимоги задовольняти негайно, а де можна й посперечатися?
1. Підготуйте працівників до перевірки
За створення перешкод в інспектуванні — штраф 3 МЗП, а якщо мета перевірки — виявити неоформлених працівників, штраф сягне 100 МЗП (ст. 265 КЗпП).
Розмір мінімальної заробітної плати (МЗП) у 2019 році — 4173 грн.
Не чекайте попередження про візит інспектора, аби провести збори працівників. Підготуйте їх заздалегідь — розкажіть про права та обов’язки, роздайте Пам’ятки про права та заборони для інспектора праці, проговоріть правила поведінки при інспектуванні, навіть проведіть тренувальні «бесіди з інспектором».
Якщо часу на загальні збори немає, проведіть нараду з керівниками підрозділів. Нехай доведуть інформацію до підлеглих.
Визначте працівника, що фіксуватиме інспектування на відео. Інспектор має право знімати інспектування на відео чи фото, записувати на диктофон (пп. 6 п. 11 Порядку № 823). Але і у вас є таке право (пп. 12 п. 14 Порядку № 823).
2. Підготуйте документи заздалегідь
Якщо знаєте предмет перевірки, заздалегідь підберіть документи, що знадобляться інспектору. Перевірте, чи немає в документах помилок. Знайшли — виправте, якщо можете, до початку перевірки.
Чек-ліст обов’язкових документів кадрової служби ➤➤➤
Перевірте за чек-лістом, чи всі документи, передбачені законодавством, є у вашій кадровій службі.
Не підробляйте документи, не оформляйте їх заднім числом. Документи пов’язані між собою. Все не виправите. До того ж, інспектор знає, як виявити нестикування.
3. Перевірте документи інспектора
Інспектор — на порозі. Для початку попросіть його показати службове посвідчення та надати засвідчену копію направлення на інспекційне відвідування. Зажадати цих документів — ваше право (п. 9, пп. 2 п. 14 Порядку № 823).
Не перешкоджайте перевірці, якщо з документами інспектора все добре. Не пустите в офіс без причини — підприємство оштрафують щонайменше на 3 МЗП (абз. 6–7 ч. 2 ст. 265 КЗпП), а того, хто заважав інспектору, — на 850–1700 грн (ст. 188-6 КпАП).
1700 грн — відчутна сума, ще й факт притягнення до адміністративної відповідальності стане обтяжувальною обставиною, якщо надалі інспектор виявить порушення і передасть до суду протокол про ваше адмінпорушення за статтею 41 КпАП.
На запитання відповідайте впевнено, але не кажіть зайвого. Іноді кадровики говорять занадто багато і так підказують інспектору, де ховаються хиби.
4. Встановіть контакт з інспектором
Інспектор приходить до роботодавця не з власної примхи, це службовий обов’язок. Будьте доброзичливі та ввічливі. Не панікуйте, не піддавайтеся емоціям, а надто не випліскуйте їх на перевіряльника. Це його робота. Налаштуйтеся не на спротив, а на спільну роботу. Це допоможе розв’язати спірні ситуації.
Не намагайтеся задобрити інспектора частуваннями чи подарунками. З іншого боку, інспектор — стороння особа на вашому підприємстві. Проявіть турботу — правила гостинності ніхто не скасовував.
Про хабарі й говорити не будемо. Якщо ця тема вам цікава, див. статті 368, 369 Кримінального кодексу.
5. Надайте інспектору окремий кабінет
Влаштуйте інспектора в окремому приміщенні.
Це у ваших інтересах — не лише, щоб продемонструвати повагу, а й щоб ізолювати інспектора від пересудів та балачок.
Ненадання робочого місця для конфіденційних розмов із працівниками є перешкодою інспектуванню (п. 16 Порядку № 823). Штраф — 3 МЗП або 100 МЗП залежно від предмета інспектування.
6. Надайте документи, що затребував інспектор
Інспектор праці має право ознайомлюватися з будь-якими книгами, реєстрами та документами, вести які зобов’язує законодавство про працю.
Не надаєте документи — інспектор складе акт про неможливість проведення інспекційного відвідування. Причини, що унеможливили інспектування, вкаже в акті (п. 16 Порядку № 823).
Не відмовляйте, якщо через скаргу одного з працівників інспектор затребує документи на весь підрозділ чи навіть на все підприємство, приміром, усі накази про залучення до надурочних робіт. Держпраці не розглядає анонімні скарги, однак інспектор не має права розголошувати, хто саме з працівників поскаржився (пп. 6 п. 14 Порядку № 823).
Щоб ви не здогадалися, через кого до вас прийшла перевірка, інспектор дивитиметься необхідні документи по всіх працівниках.
7. За потреби оскаржуйте вимоги інспектора
Якщо сумніваєтеся в законності прохання інспектора, не розумієте, чому він вимагає саме ці документи, не соромтеся уточнювати. Наприклад, попросіть роз’яснити, як ці документи стосуються предмета перевірки, і навіщо їх затребували. Якщо інспектор не роз’яснить, як пов’язаний з темою інспектування документ, а ви не готові його надати, оскаржуйте вимогу інспектора надати документи.
Приклад скарги до Держпраці щодо скасування вимоги про надання документів
8. Попросіть інспектора розписатися в журналі перевірок
Роботодавець має право вимагати від інспектора праці внести запис про інспектування до Журналу реєстрації заходів державного нагляду/контролю (пп. 6 п. 14 Порядку № 823). Інспектор має внести запис перед тим, як надасть акт інспектування на підпис представнику роботодавця.
Зауваги насамкінець
Якщо за результатами інспектування інспектор все ж виявив порушення і притягує вас до адмінвідповідальності, не опускайте руки. Робота без порушень — ідеал, якого варто прагнути, але в реальному житті помилки трапляються. Перечитайте статтю «За що штрафують кадровика і як пом’якшити покарання». У вас є всі шанси замінити штраф усним зауваженням, головне — правильна поведінка в суді і належна аргументація.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
