Кадровик введе працівника в оману, якщо ознайомить з документом раніше, ніж його підпише керівник. Документ без підпису керівника є лише проєктом.
Кадровик ризикує опинитися в суді як обвинувачений, якщо підпише документ за працівника.
Не ознайомили працівника з колдоговором, ПВТР, графіком відпусток, записом про переведення в картці П-2, посадовою інструкцією? Інспектор праці притягне до адміністративної відповідальності. Штраф — 510–1700 грн (ст. 41 КпАП).
Неприємності чатують на кадровика з усіх боків... Але уникнути їх — реально.
Підпишіть документ у керівника, а відтак ознайомлюйте
Ризики. Накази, розпорядження, повідомлення видає роботодавець. Отже, він підписує їх першим. Документ набуває офіційного статусу після того, як його підпише відповідальна особа. Без підпису керівника документ вважають проєктом, тобто чернеткою. Ознайомлювати працівника з чернеткою немає сенсу.
Що зробити. Не залишайте процес ознайомлення напризволяще. Регламентуйте. Оптимальний варіант — в Інструкції з діловодства. Немає Інструкції — в Положенні про відділ кадрів.
Коли ознайомлювати з кадровими наказами, якщо закон не регламентує?
Лайфхак 1. Ознайомлюйте з наказом про щорічну відпустку за два тижні до її початку. Тоді не доведеться готувати окреме повідомлення про початок відпустки.
5 способів повідомити працівника про відпустку
Лайфхак 2. Укладаєте трудові договори в письмовій формі? Визначте, хто першим підписує договір.
Договори та додаткові угоди підписують, як мінімум, дві сторони. Вони набувають чинності після того, як їх підпишуть усі сторони.
Першою підписати договір може будь-яка зі сторін договору. Однак у керівника бувають зауваження до змісту договору або додаткової угоди, тому надавайте працівнику договір на підпис після того, як його підпише керівник.
Як правильно оформити відмітку про ознайомлення
Зафіксуйте письмово, що працівник відмовився від ознайомлення
Не з кожним наказом працівник ознайомлюється охоче. Класичний приклад — наказ про звільнення за прогул.
Ризики. Не ознайомили працівника з наказом про звільнення, чекайте на наслідки: звільнення визнають незаконним, працівника поновлять, а роботодавець виплатить поновленому середній заробіток за час вимушеного прогулу.
Що зробити, коли працівник прочитав документ, але відмовляється підписатися про ознайомлення?
Працівник не хоче ані читати документ, ані засвідчувати підписом факт ознайомлення — зачитайте текст уголос при достатній кількості свідків Відтак складіть акт про відмову ознайомитися з документом.
Визначте в Інструкції з діловодства чи Положенні про відділ кадрів особливий порядок ознайомлення у разі проблемного звільнення.
Працівник відмовився ознайомитися з наказом про звільнення на підставі пункту 3 статті 40 КЗпП. Зробіть відповідний напис на наказі.
Не підписуйте документ замість працівника
Не робіть цього ніколи. Не ставте підпис за працівника, навіть якщо він безконфліктний і вже звільнився. А в конфліктній ситуації — і поготів.
Ризики. Підпишете замість працівника — ризикуєте опинитися в суді як обвинувачений за підроблення документів.
Суд призначить почеркознавчу експертизу, ідентифікує підпис та встановить підроблення. Відтак суд визнає документ недійсним, поновить працівника на роботі та зобов’яже роботодавця оплатити вимушений прогул.
Особа, яка підписалася в документі за працівника, понесе кримінальну відповідальність, передбачену частиною другою статті 158 Кримінального кодексу України (КК), а саме: штраф до 17 000 грн або арешт строком до шести місяців, або обмеження волі на строк до двох років. Використання завідомо підробленого документа карається штрафом до 850 грн або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до двох років (ч. 4 ст. 158 КК).
Що зробити. Убезпечтеся від таких неприємностей. Перед тим, як видати трудову книжку працівникові, що звільняється, перевірте, чи у всіх відмітках про ознайомлення є його підпис.
Якщо підписів не вистачає, а працівник вже звільнився, не ризикуйте. Не підписуйте замість колеги. Існує три законні способи виправити ситуацію.
Зауваги насамкінець
Ознайомлюйте з кадровими документами:
- під підпис,
- вчасно,
- правильно.
Це позбавить звинувачень та ризику опинитися в суді, а працівник точно знатиме, на що погодився.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
