Як організували роботу на Вашому підприємстві під час карантину? Як підтримуєте колег та клієнтів? На прохання журналу «Кадровик-01» керівники та HR-менеджери діляться досвідом перших тижнів карантину.
Напишіть нам
Поділіться з колегами власним досвідом організації роботи в умовах карантину. Надішліть свою розповідь на адресу tpolienysheva@Експертус.com.ua
Артем Тепляков, генеральный директор Цифрового издательства Експертус:
"Этот кризис ярко проявляет то, какие мы есть сейчас: что соединяет нас внутри одной организации и почему мы вместе"
Первые 10 дней карантина были похожи на постоянную борьбу за возможность продолжать работать. Потому что от этого зависит устойчивость компании и благополучие ее сотрудников. В нашем случае бизнес держится на людях. Персонал (если можно так говорить о талантливых профессионалах) - это наш основной актив и наши основные расходы.
Итак, что мы сделали и делаем, чтобы Цифровое издательство Експертус продолжало работать и поддерживать своих клиентов и сотрудников. Таких вещей четыре: штаб, удаленная работа, дезинфекция офиса, сотрудники группы риска.
Штаб
Все меняется очень быстро. Уследить в одиночку нереально. Стандартных процессов часто не хватает для своевременной реакции (или они вовсе не рассчитаны на это). А самое главное - сохранять связь с реальностью. Понимать, что происходит на самом деле. Поэтому мы сразу собрали штаб карантина.
Кто в штабе? Преимущественно топ-менеджеры: чтобы информация быстро доходила до всех без исключения как вверх, так и вниз.
Как часто? Штаб встречается (в смешанном онлайн-офлайн формате) ЕЖЕДНЕВНО по вечерам, чтобы обсудить события за день и принять решения и задачи на следующий день. Ну и конечно поддержать друг друга. Потому что, если наверху люди слышат друг друга, могут делиться сложными переживаниями и поддерживать друг друга, то это распространяется на всю организацию.
Итоги (суть протокол с задачами) в письменном виде.
Структурирование как всегда помогает справляться с хаосом и дает опору.
Дезинфекция
На эту тему много всего говорится и пишется. Мы договорились со своим клинингом о дополнительной обработке всех "публичных" поверхностей: дверные ручки и т.п. Заменили мыло на антибактериальное. Поставили спиртовые гели. Они, кстати, заканчиваются - можно устроить мастер-класс по их изготовлению своими руками))
Удаленка
Нам повезло. Электронные процессы мы внедряем давно. Уже пару лет я подписываю заявки на оплату через приложение DocuSign - можно даже с телефона. Подать заявление на отпуск, на командировку и многие другие распространенные заявления и заявки можно только через внутренний сайт на SharePoint (мы покупаем облачный Офис 365 и пытаемся использовать его по полной).
Возможность целиком удаленной работы мы внедрили в прошлом году. До этого год готовились технически, выпустили положение, которое регламентирует эту форму работы. Да, сейчас пришлось слегка изменить и расширить. Например, до 5 дней в неделю на удаленке вместо одного как раньше. Или без привязки к стажу вместо ограничения для тех, кто работает в компании меньше 1 года. Но по-прежнему удаленная работа только по электронной заявке и по согласованию с непосредственным руководителем. Плюс пофамильный приказ с перечнем тех, кто может использовать удаленную работу, с перечислением условий: настроенный VPN, заявка. Порядок должен оставаться хотя бы в минимально необходимом уровне.
Да, количество "удаленщиков" резко увеличилось. Чтобы настроить удаленную работу, наши айтишники в срочном порядке выполнили несколько десятков заявок, работая до 22 и даже в выходные. Попутно переустанавливая на домашних компьютерах операционку, настраивая домашние сети и т.д.
Какие-то операции по-прежнему остались только в офисе. Их немного, но они есть. Самое сложное - отделы по работе с клиентами. Наша телефония сильно завязана на работу по офисной сети. При этом в работу с клиентами (сервис, продажи, горячие линии) вовлечены больше двухсот человек в нескольких городах. Сейчас команда IT-поддержки проводит экстренные эксперименты, чтобы все эти звонящие подразделения могли работать из дома. Городской транспорт в Киеве уже не работает, в Чернигове (где у нас тоже есть офис) останавливается в ближайшие дни. Но работать мы не перестаем. Параллельно работаем над доставкой сотрудников в офис - в первую очередь в регионах. Не получится работать из дома - будем возить.
Сотрудники группы риска
Кто вернулся из-за границы - или удаленная работа, или отпуск. На 14 дней. Отпуск по согласованию сторон - не обязательно за свой счет, есть ведь и оплачиваемые отпуска. Простой мы не объявляли, поскольку простоя нет - мы работаем.
Единственное исключение - сотрудники в возрасте, приближенному к группе риска. ВОЗ считает, что пожилой возраст начинается с 60 лет. Мы скинули еще 5 лет для подстраховки, получилось 55 - им разрешили пойти на карантин в форме простоя (указали это в карантинном приказе одним из пунктов), НО по желанию сотрудника (в виде заявления в свободной форме). Сотрудников таких набралось 6. Пока что заявление подал только один (курьер-экспедитор) и то больше в силу функциональных обязанностей.
В заключении хочу сказать, что этот кризис безусловно как-то изменит нашу жизнь, наши бизнес и скорее всего весь мир. Но еще этот кризис ярко проявляет то, какие мы есть сейчас: что соединяет нас внутри одной организации и почему мы вместе.
Елла Леус, засновник і директор компанії «Мастер-бух» (Одеса):
«Дистанційний режим комбінуємо з чергуваннями в офісі в середині дня, щоб уникнути транспорту в години пік»
Підприємство у нас невелике: лише півтора десятки працівників. Надаємо бухгалтерські послуги малому і середньому бізнесу. Працюємо майже 20 років. Клієнтів багато — сотні, з різними видами діяльності. Зараз особливо співчуваємо і намагаємося підтримати і словами, і справами тих, хто змушений закритися через карантинні заходи.
Щодо нашого "карантинного" досвіду: перейшли на «віддалено-черговий» режим роботи. Зовсім не працювати чи перервати робочий процес, звісно, не можемо. Тому що (попри певні послаблення податкового законодавства) реєстрацію податкових накладних, нарахування та сплату податків, подання різноманітної звітності ніхто не скасовував, та й скасувати не годен.
Клієнти одразу схвилювалися, але ми весь час на зв’язку з ними, що, сподіваюсь, додає їм, як зазвичай, впевненості у нашій підтримці та професіоналізмі.
Основний пріоритет нині — здоров’я і добробут працівників. Ми встановили чергування. До офісу приходимо по одному чи вдвох в середині дня, щоб уникнути транспорту в години пік. Документами за потреби обмінюємося через служби таксі.
Закупили маски та деззасоби через інтернет. Шукали по всій Україні, але нам вдалося створити невеликий запас.
Зарплату випачуємо повністю, вчасно і навіть раніше. Звісно, невідомо, як все буде, але ми сподіваємося на краще!
Стійкості нам усім, взаємодопомоги і теплої ранішньої весни!
Оформлення дистанційної роботи під час карантину у зв`язку із коронавірусом
Юлія Гречко, Головний юрисконсульт Всеукраїнської асоціації футболістів-професіоналів:
«Працюємо дистанційно. Щоб полегшити комунікацію, розмістили актуальні контактні дані працівників на офіційних сайтах та сторінках у соціальних мережах»
Всеукраїнська асоціація футболістів-професіоналів та Всеукраїнська професійна спілка «Футбол України» у період запровадження Урядом карантину в України працюють у дистанційному режимі.
Асоціація та Профспілка підтримують постійний зв'язок зі своїми міжнародними та національними партнерами, регулярно обмінюються актуальною і важливою інформацією.
Дбаємо про захист працівників сфери футболу. Роботодавці сфери футболу повинні у цей період дотримати трудових прав працівників у повному обсязі, згідно з трудовим законодавством України! Вини працівників клубів у призупиненні змагань немає, тому роботодавці не мають права не виплачувати заробітну плату, яка визначена у трудовому договорі або контракті.
Щодо професіональних гравців та тренерів. У період дії карантину і вимушеної паузи у професіональних змаганнях з футболу гравці та тренери виконують свою роботу, передбачену контрактом, в частині проведення тренувань. Відповідно, підстав для зменшення або припинення виплати заробітної плати не існує.
Будьте обережні, бережіть себе і своїх близьких!
Разом ми сильні! — так підтримують один одного ейчарі, випускники бізнес-академії HRM-BA, що і після навчання не втрачають зв’язку, а в умовах карантину постійно комунікують через групу в соціальній мережі.
Ореста Шпак, випускниця HRM-BA, менеджер з персоналу ТП «Кліо Продактс Груп»:
«Для офісних працівників організована робота з дому, директор чергує в офісі (візування документів, відправка-прийом вантажів від підрядників)»
Ще з перших днів оголошення пандемії в офісі організували дезінфекцію приміщень і поверхонь, є дезінфектори для рук і взуття на вході та в туалеті. При вході і 2-3 рази упродовж дня міряємо температуру.
Олена Костецька, випускниця HRM-BA, HR-manager Міжнародної креативної агенції Cheil:
«Ми закупили дезінфікуючі засоби і маски, в офісі поставили стерилізатор Samsung для телефонів»
Також раз на тиждень по вихідних повністю дезінфікуємо приміщення. Частина персоналу працює віддалено. Ключові позиції — в офісі, організували доставку персоналу в офісі на офісних машинах і дозволяємо брати корпоративне таксі.
Ольга Зубенко, випускниця HRM-BA, менеджер з навчання та розвитку Відділу персоналу, Компанія BILLA (REWE GROUP):
«Посилили дезінфекцію, розміщуємо вітамінні кошики в кімнатах для прийому їжі, створили команду, щоб забезпечувати життєдіяльність офісу»
Супермаркети працюють в повну потужність, забезпечуючи продуктами харчування населення.
Всі співробітники в супермаркетах працюють у масках і рукавичках. Компанія забезпечила масками і рукавичками, все навколо постійно дезінфікується.
Для співробітників супермаркетів і головного офісу (ГО) є вітамінні кошики в кімнатах для прийому їжі: імбир, лимон, кориця, мед.
У ГО працює міні-команда, щоб забезпечувати життєдіяльність офісу, добираються громадським транспортом, колеги доставляють на своїх машинах.
Офіс вже кілька тижнів обробляється дезінфікуючими засобами, всі зовнішні відвідуваня заборонені (спілкування в телефонному режимі, пошта, скайп).
Продовжуємо приймати нових співробітників в супермаркети, тому що є вакансії і частина працівникіів пішли у відпустки або не можуть дістатися через міста на роботу. Також беремо на тимчасову роботу, якщо люди шукають її на той час, поки закриті кафе, ресторани.
Будь-хто може, за бажанням, взяти відпустку або відпустку за свій рахунок, інші співробітники ГО йдуть працювати в супермаркети (Ми ж Команда!), розташовані ближче до дому, або продовжують роботу віддалено (ІТ заздалегідь налаштували ноутбуки на віддалений доступ).
Є дні на віддалену роботу (графік по кожній людині узгоджений керівником підрозділу ГО з генеральним директором і начальником відділу персоналу).
Всі заходи переглядаємо щодня, є спецкоманда з вирішення питань, пов'язаних з даною ситуацією. Група також консультує раду директорів про ситуацію у всіх країнах і заходи, які вживаються в умовах коронавирусу.
Що таке режим надзвичайної ситуації і як впливає на роботу підприємств
Роман Сторчак, випускник HRM-BA, керівник департаменту навчання та розвитку персоналу компанії IDS BORJOMI Україна:
«Всіх працівників, що працюють у стандартному режимі (на маршрутах, на виробництві, в офісі) забезпечуємо ЗІЗ — масками, рукавицями, деззасобами, доставляємо офісних працівників в офіс та додому»
Здоров'я та безпека співробітників є головним пріоритетом IDS Borjomi Ukraine.
З огляду на стрімке поширення коронавірусу в світі, а також в умовах запровадження державою карантину та інших обмежень, ми розробили та впроваджуємо ряд профілактичних заходів, щоб створити безпечні та ефективні умови праці: впроваджуємо дистанційний режим роботи для працівників, робота яких дозволяє такий формат; забезпечуємо працівників всіма необхідними засобами дистанційної роботи, надаємо технічну та методичну допомогу.
Всіх працівників, що працюють у стандартному режимі (на маршрутах, на виробництві, в офісі) забезпечуємо засобами індивідуального захисту (масками, рукавицями, дезінфікуючими засобами, доставкою офісних працівників в офіс та додому, тощо).
Наша компанія продовжує працювати та розвиватись, виробляти та реалізовувати продукцію, досягати запланованих цілей та результатів.
Я би хотів зробити наголос на тому, що попри обмежувальні заходи, кожен з нас має відповідально виконувати свої обов’язки, а разом ми маємо залишатись ефективною командою. Так ми подолаємо всі можливі труднощі, забезпечимо розвиток компанії та власне благополуччя.
Також хотів би звернути вашу увагу на інформаційний простір навколо нас, адже безліч ЗМІ та «експертів» наповнюють наші голови різними фейками і залякуваннями. Дуже прошу вас зберігати спокій, критичне мислення та відповідальність. Дотримуйте елементарних профілактичних заходів (залишайтеся вдома, дотримуйте правил гігієни та користуйтесь засобами індивідуального захисту). У разі захворювань – не займайтесь самолікуванням, негайно зверніться за медичною допомогою та повідомляйте свого керівника.
Департамент навчання та всі HR-и компанії працюють з навантаженням у 200%. Ми проводимо вебінари на регулярній основі для всіх категорій персоналу, постійно тримаємо руку на інформаційному та психологічному пульсі.
Анна Камянчук, випускниця HRM-BA, начальник відділу по роботі з персоналом ТОВ "Юніверсал Лоджистік":
«Зкоригували режим роботи корпоративної розвозки згідно з чинними вимогами. Великий автобус замінили легковими автомобілями»
ТОВ «Юніверсал Лоджистік» — це компанія, що працює у сфері спеціалізованої фармацевтичної логістики. Наші клієнти — це світові фармацевтичні виробники. Дотримання стандартів якості та законодавчих вимог до аптечних складів є частиною нашого повсякденного життя. Зокрема, в частині санітарії та гігієни. Наприклад, усі приміщення щоденно прибираються за допомогою спеціальних дезінфікуючих засобів.
Перед тим, як потрапити в приміщення складу, весь персонал та відвідувачі обов’язково проходять гігієнічні процедури та одягають спецодяг.
У ситуації, що склалася в країні, ми ще більше посилили вимоги до гігієни приміщень та захисту персоналу. Перед тим, як потрапити на територію, усім працівникам Компанії, відвідувачам, представникам клієнтів та підрядних організацій замірюють температуру безконтактним термометром. На території завжди працює медична сестра. Також збільшено кількість антисептичних засобів для обробки рук, частоту прибирання офісних та складських приміщень.
Усі працівники забезпечені одноразовими масками, кількість яких розрахували відповідно до вимог їх використання.
Весь персонал, який може працювати дистанційно, перевели на роботу вдома. Всіх інших забезпечили транспортом: задіяні офісні водії на службовому транспорті, використовується особистий транспорт працівників та послуги таксі. Зкоригували режим роботи корпоративної розвозки згідно з чинними вимогами. Великий автобус замінили легковими автомобілями. Всі маршрути розроблено таким чином, аби наші працівники могли потрапити на роботу без ускладнень та із найменшою кількістю контактів.
Наразі, все під контролем. Працюємо в посиленому режимі, бо сфера діяльності нашої Компанії не дозволяє нам зупинитись ані на день!
Катерина Савицька, випускница HRM-BA, менеджер з персоналу ГК «Амріта»:
«В офісі з'являємося тільки за гострої необхідності, решту часу працюємо віддалено повний 8-годинний робочий день»
Для співробітників Центрального офісу керівництво прийняло рішення піти на період карантину на частково віддалений режим. В офісі ми з'являємося тільки за гострої необхідності, решту часу працюємо віддалено повний 8-годинний робочий день. Складський персонал працює в звичайному режимі, забезпечені масками та рукавичками.
Наталія Дзюба, засновник HRM-BA, методист Київської МАН, відповідальна за розвиток персоналу:
«Комунікації з виконання завдань йдуть в онлайн-форматі та вайбер-групі»
Київська мала академія наук 16 березня організувала ноутбуки для працівників, які не мають домашнього комп’ютера. Повністю перейшли на віддалену роботу.
Всі завдання на перший тиждень були поставлені на нараді 16 березня, комунікації з виконання завдань йдуть в онлайн-форматі та вайбер-групі. Конференцію, яка мала пройти з 23 по 28 березня, перевели в онлайн за допомогою платформи ZOOM, де й заплановано дистанційне навчання для вчителів й надалі.
Заняття з дітьми вже з 10 березня проводяться в скайп-форматі.
Психолог Академії підготувала відеоролики по роботі зі стресом та форс-мажорними ситуаціями, проводяться також прямі трансляції в групі Академії.
Оскільки більшість співробітників мають вік 50+, ми активізували навчання технічним навичкам. 24 березня провели навчання співробітників з використання платформи ZOOM.
Щодня в Академії чергує один з заступників директора та сам директор. Робота з 9.00 до 18.00 повністю організована в штатному режимі, жоден працівник не пішов у відпустку або на зменшення навантаження.
Антисептики та маски — це майже у всіх компаній. Робітники розбилися групами та разом добираються до роботи на авто. Це стосується тільки тих компаній, які повинні обслуговувати населення та обов’язково виходити на робочі місця. Але хочу додати, що з перших хвилин оголошення карантину, а це для мене було 10 березня, ми підтримуємо всіх у групі випускників HRM-Академії. Що питання, що нова інформація офіційна, що проблема, навіть така, як зупинка автобуса з робітниками фармринку й неможливість дістатися до роботи за межі Києва, ми спокійно та з усіма силами та розумом допомагаємо колегам вирішити проблеми.
Дуже вдячна за те, що ми є у нас. Наші випускники є в Дніпрі, Запоріжжі, Кропівницькому, Полтаві, Новомосковську та інших містах, але питання здоров’я персоналу для нас одні.
Редакція журналу «Кадровик-01» бажає Вам здоров’я! Бережіть себе та своїх колег!
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
