Виды приказов на предприятии в Украине

Приказ — это один из документов, с которым кадровик работает ежедневно. Нужно отлично знать правила их составления, обработки, регистрации, формирования в дела и хранения. А начинается все с определения вида распорядительного документа.

Виды приказов

Работа с приказами зависит от их вида. В основе распределения по видам — ​​срок хранения документа.

Сроки хранения устанавливают по Перечню типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5). По истечении установленного законодательством срока хранения документы можно изъять для уничтожения при экспертизы их ценности.

Приказы делят на три группы в зависимости от срока хранения, а группа приказов по кадровым вопросам имеет дополнительное распределение (ст. 16 Перечня № 578/5).

В организации, в деятельности которых не создают документы НАФ, относятся:

• коммерческие предприятия;
• организации, деятельность которых имеет вспомогательный (хозяйственный) характер — гостиницы, жилищно-эксплуатационные конторы и объединения, строительные организации, автохозяйства;
• организации, деятельность которых на определенной территории (город, район, область) типичный характер — школы, больницы, детские дошкольные учреждения, профессионально-технические учебные заведения и тому подобное.

Такие организации вносят в Список № 3, составляющие в государственных архивах. Документы организаций, внесенных в Список № 3, сохраняют во внутренних архивах и не передают на хранение в государственные архивы.

Приказы по основной деятельности

К какому виду приказов относится приказ о работе в выходной

Замечания к оформлению некоторых реквизитов приказа

Заголовок

Содержание приказа кратко выкладывайте в заголовке. Начинайте с предлога «о»: «Об утверждении...», «О введении..», «О создании...», «О внесении изменений...», «Об итогах...», «О мерах... ».

Текст

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей — констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части осветите цели приписываемых действий и причины издания приказа, приведите факты, ссылайтесь на события, оценивайте. Констатирующую часть начинают словами: «С целью...», «На основании...», «В соответствии с...», «По...», «Во исполнение...» и т.

Если основанием для издания приказа является нормативно-правовой акт органа высшего уровня, в констатирующей части подайте ссылка на этот документ в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, название.

Если содержание приказа не требует разъяснений, констатирующую часть можно выпустить. В этом случае текст приказа содержать только распорядительную часть.

Основная нагрузка в приказе несет распорядительная часть. Ее выкладывают в приказной форме от первого лица единственного числа.

Распорядительную часть начинайте словом приказываю. Печатайте его большими буквами, с новой строки, без отступа от левого берега. Далее ставьте двоеточие и с новой строки, с абзаца подавайте текст распорядительной части.

Пункты распорядительной части должны быть конкретными, понятными, такими, которые не противоречат ранее выданному распорядительным документам. Не допускаются высказывания с двойным толкованием.

Избегайте неконкретных поручений, например: «ускорить», «повысить», «повлиять», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и другие. Такие поручения не могут быть объектом контроля, поскольку их выполнение сложно проверить.

Распорядительную часть делите на пункты (1, 2, 3 ...) и подпункты (1.1., 1.2., 1.3 ...). Нумеруйте арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части приказа:

• указывайте исполнителей (организации, подразделения, должностные лица), названия или фамилии которых подают в дательном падеже;
• выкладывайте задания (поручения) со сроками выполнения.

Нормативні акти, якими керується кадрова служба: чекліст

Ірина Житкова шеф-редактор Експертус Кадри, Київ

Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.

СКАЧАТИ ЧЕКЛІСТ КАДРОВИКА

Исполнителей можно указать обобщенно, например: «директорам школ», «начальникам цехов», «менеджерам по персоналу».

Задачи формулируйте с помощью глаголов неопределенной формы — «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Срок выполнения задания можно печатать отдельной строкой и оформлять в качестве даты завершения исполнения.

В приказах определяйте реальные сроки выполнения заданий (поручений), соответствующие объема предполагаемых работ. Учитывайте также время доведения информации до сведения конкретных исполнителей.

Как правило, срок выполнения устанавливают для каждой задачи в отдельности. Однако можно указывать и единственный, общий для всех пунктов срок исполнения.

При необходимости после основных пунктов приказа укажите документы, утратившие силу или меняться после издания приказа.

В последнем пункте приказа укажите должность и фамилия лица, отвечать за его выполнение. Обычно общий контроль за выполнением приказа возлагают на одного из заместителей руководителя предприятий.

Руководитель может и лично контролировать выполнение приказа. В этом случае последний пункт формулируйте иначе.

Приказы могут иметь приложения, ссылки на которые наведите в соответствующих пунктах текста.

Где регистрировать приказы о материальной помощи

Дата

Оформление приказов по административно-хозяйственным вопросам

Приказы по административно-хозяйственным вопросам (АХП) — преимущественно ситуативные, связанные с хозяйственной деятельностью, обустройством и обеспечением предприятия. В частности, это приказы о:

• приобретение канцелярских принадлежностей, инвентаря, мебели и т.д.;
• выделения рабочих комнат для работников;
• размещение цехов;
• инвентаризацию;
• текущий ремонт;
• мероприятия по благоустройству, проверки и улучшения санитарного состояния;
• организации охраны предприятия и тому подобное.

Порядок оформления и работы с приказами по административно-хозяйственным вопросам (АХП) аналогичен порядку, установленному для приказов по основной деятельности.

Приказы по АХП составляют по унифицированной форме, установленной для приказов по основной деятельности.

Правила оформления кадровых приказов

Приказы по кадровым вопросам (личного состава) — распорядительные документы, фиксирующие решения по управлению персоналом. С помощью кадровых приказов регулируют принятия, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, наложение взысканий и поощрения.

Внимание: термин «приказы по личному составу» сейчас употребляют только в кадровом администрировании и делопроизводстве военизированных формирований ВСУ, МВД и других силовых структур.

Приказы по кадровым вопросам оформляют на бланках. Такие из них, как приказы о принятии, отпуска, увольнения разрешено оформлять как на бланках, так и по типовым формам, утвержденным приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489.

Звільнення дистанційно: чотири варіанти

Ольга Догадіна керівник експертної групи «Експертус Кадри», Київ

Під час війни потреба в дистанційному звільненні зросла. Тож, коли така ситуація трапиться з вами, то не застане вас зненацька.

ЯК РОЗІРВАТИ ТРУДОВИЙ ДОГОВІР НА ВІДСТАНІ

Среди приказов на бланках выделяют индивидуальные и сводные. Индивидуальный приказ по кадровым вопросам содержит информацию об одном работника, возведенный - о нескольких работников и различные управленческие действия по ним (прием на работу, перевод на другую должность (работу), увольнение и т.д.).

Совет: воспользуйтесь унифицированной форме приказа по кадровым вопросам, которую разработали эксперты Системы.

Приказы по кадровым вопросам составляет, оформляет, регистрирует, формирует к делам и сохраняет отдел кадров.

Составление, регистрация, формирование кадрового приказа к той или другой дела зависит от его вида. Распределение приказов по кадровым вопросам по видам основывается на статье 16 Перечня № 578/5.

Внимание: приказы по кадровым вопросам составляют в соответствии с ГОСТ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и главы 9 раздела II Правил № 1000/5.

Подготовка приказа инициирует руководитель предприятия или структурного подразделения. Если инициатором приказа является руководитель структурного подразделения, он обосновывает потребность в приказе в докладной записке. Руководитель предприятия фиксирует решение в резолюции.

Приказ оформляется на бланке или стандартном листе бумаги А4 с берегами:

Реквизиты приказов по кадровым вопросам

Для правильного оформления приказов 2024 должны знать обязательные реквизиты, а именно:

Название предприятия — автора документа, должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах. Сокращенное название отмечают, если ее официально зафиксировано в уставе (положении). Сокращенное название подают в скобках или без них ниже полной, отдельной строкой в ​​центре.

• печатайте ПРОПИСНЫМИ буквами;
• можете печатать полужирным прямым шрифтом.

Например: ПРИКАЗ.

Дата издания приказа — это дата его подписания. Дату можно оформлять цифровым или словесно-цифровым способом.

Например: 18.11.2024;  06 декабря 2024 года; 06 декабря 2024 г.

Место составления или издания документа

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляют на бланке после знака «№» на одном уровне с датой документа.

Составные части регистрационного индекса отделяйте правосторонней наклонной чертой.

Структура регистрационных индексов приказов по кадровым вопросам:

№ (порядковый номер по соответствующему журналу регистрации)/(буквенный индекс),

где буквенный индекс:

к/тр — для приказов по кадровым вопросам длительного (75 лет.) срока хранения;

к/тм — для приказов по кадровым вопросам временного (5 л.) срока хранения.

Пример: № 123/к/тр или № 123/к/тм.

Журнал регистрации приказов

Заголовок к тексту

Содержание приказа кратко излагают в заголовке. Структура заголовка:

Предлог «О» + отглагольное существительное + Имя Фамилия в соответствующем падеже, к которому относится распорядительное действие

К примеру:

О предоставлении отпуска (кому?) Марине Петренко

Об уходе Александра Марчука.

Текст

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей - констатирующую (преамбулу) и распорядительную.

В констатирующей части указывают основание, обоснование или цель издания приказа. Преамбулу можно начать словами «Во исполнение», «С целью» и другие.

Если документ выдается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указывают название вида документа, его автора, дату, номер и заголовок. Точку в конце констатирующей части не ставят. При необходимости ставят запятую, если это оговорено правилами грамматики.

Правила № 1000/5 позволяют оформлять приказы по кадровым вопросам без преамбулы, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. Например, без преамбулы обычно оформляют приказы о приеме, переводе, увольнении.

Вместо слова Ю в кадровых приказах можно использовать конкретные глаголы. Распорядительную часть приказа по кадровым вопросам начинают, как правило, с глагола в форме инфинитива большими буквами: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, освободить, отправить, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ тому подобное.

Образец оформления приказа 2024

СКАЧАТИ

Распорядительное делопроизводство печатают с новой строки прописными буквами без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставят двоеточие.

Далее отмечают большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие распорядительного документа, и малыми - его имя и отчество.

Слово Приказываю используют в кадровых приказах, если текст приказа содержит несколько решений (освободить Иваненко, бухгалтерии выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и т.п.). Такой текст делят на пункты (подпункты), которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.

Текст приказа рекомендуется печатать через полтора межстрочных интервала.

Основание к отдельным пунктам текста

Отмечают документ, ставший основанием для отдельных пунктов текста приказа (заявление работника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и т.д.).

К примеру:

Основание: заявление Валентина Вправного от 13.11.2024, зарегистрировано под № 255.

Подпись

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем предприятия. Отдельные пункты приказа могут иметь сроки вступления в силу, не совпадает с датой подписания документа. Так, назначить работника на должность можно с 1 июля, тогда как приказ подписан 27 июня.

Визы

Проект приказа по кадровым вопросам визируют должностные лица предприятия, которых он касается, в отдельных случаях — юрист. В приказах о назначении на должности, переводе, увольнении с должностей, связанных с материальной ответственностью, обязательна виза бухгалтера.

Отметка об ознакомлении с приказом и подписи соответствующих лиц

Приказы по кадровым вопросам доводят до сведения работников, которых они касаются. Отметка об ознакомлении с документом свидетельствует о факте ознакомления работника (-ов) с содержанием управленческого (-ых) действия (-й) по отношению к нему (их) и состоит из следующих элементов: слов «С документом ознакомлен (-ая, - и):» (без кавычек), личной(-ых) подписи(-ов), собственного(ых) имени(имен), даты, которую каждый работник собственноручно проставляет во время ознакомления.

К примеру:

С приказом ознакомлен

Сизый Валентин Сизый

13.11.2024

Дату приказа указывайте цифровым или словесно-цифровым способом. Например: 16 августа 2024 г. (16 августа 2024 г.) или 16.08.2024. Советуем использовать словесно-цифровой способ дать в реквизите «Текст». Так соблюдаете нормы ДСТУ 4163:2020 о том, что в текстах нормативно правовых актов и ссылках на них и в документах, содержащих сведения финансового характера, для дат применяют словесно-цифровой. Если примете словесно-цифровой способ дать собственную норму для реквизита «Текст», не придется задумываться каждый раз, есть ли в тексте сведения финансового характера.