У діловодстві та кадровій практиці доволі часто виникає питання щодо правомірності використання так званого підпису «з похилою рискою» (наприклад: «Директор / Заступник директора»). Особливо це стосується ситуацій, коли заступник намагається підписати наказ або інший документ замість керівника підприємства
Підпис з похилою рискою на наказі
Підпис із похилою рискою — це умовне позначення, яке іноді використовують у внутрішніх документах для швидкого оформлення управлінських рішень. Однак у практиці офіційного діловодства такий спосіб підписання документів, зокрема і наказу, не вважається належним і юридично коректним.
Наприклад!
На підприємстві склалася ситуація, що директор захворів або екстрено виїхав. Проєкт документа підготували і погодили. Переробити його вже не можна. Що роботи?
Документ має підписати заступник директора — відповідно до затвердженого розподілу обов’язків між керівником та його заступниками.
Посаду, ініціали та прізвище новий підписант вносить від руки нижче від підпису директора або проставляє за допомогою штампа. Після підпису заступника вкажіть підставу для підписання: наказ чи доручення.
Заборонено — ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед назвою посади, а також закреслювати посаду та ініціали директора.
Порядок оформлення відрядження під час воєнного стану не змінився. Але направити у відрядження зможете тільки працівника, якого не стосуються обмеження щодо виїзду за межі України. На відпочинок за кордон зможете відпустити теж не всіх.
До назви посади керівника підприємства або самостійного структурного підрозділу додають слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» лише за умови, коли на нього покладено обов’язки на підставі розпорядчого документа — наказу.
Чому заступник не може підписувати «за директора» таким чином?
Основна причина полягає в тому, що:
- підпис є персоніфікованим реквізитом документа;
- право підпису визначається наказом про розподіл повноважень або довіреністю;
- заміна підписанта не може здійснюватися умовними позначеннями.
Тобто напис «заступник / директор» не підтверджує, хто саме підписав документ і на якій підставі.
⚡ Нормативні підстави ⚡
Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) підприємства, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні), документі про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо (п. 1 гл. 7 розд. ІІ Правил № 1000/5 від 18.06.2015).
Правила № 1000/5 визначають також порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника підприємства та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати. Право підписання документів мають посадові та інші особи на підставі довіреності чи розпорядчого документа.
Правильний порядок делегування підпису
Якщо директор відсутній, законний механізм такий:
- Видається наказ про покладення обов’язків або про тимчасове виконання обов’язків директора.
- Або оформлюється довіреність на заступника.
- У документі чітко зазначається:
- хто виконує обов’язки;
- з якого числа;
- які саме документи має право підписувати.
У такому випадку заступник підписує документ як «В.о. директора» або «виконувач обов’язків директора».
Використання підпису з похилою рискою:
- не дозволяє ідентифікувати відповідальну особу;
- порушує вимоги до оформлення реквізиту «підпис»;
- може стати підставою для визнання документа таким, що оформлений з порушеннями.
У судовій та адміністративній практиці документи з некоректним підписом можуть втратити юридичну силу, бути оскаржені та не прийматися контролюючими органами. Саме тому установи та підприємства повинні чітко дотримуватися правил діловодства і не використовувати умовні позначення замість належного оформлення підпису.
Підпис «з похилою рискою» не є допустимим способом заміни керівника. Заступник може підписувати документи лише за наявності офіційного делегування повноважень і з правильним зазначенням своєї посади, найчастіше як «в.о. директора». Це забезпечує юридичну силу документів та мінімізує ризики їх оскарження.
