Якщо на підприємстві склалася ситуація, що директор захворів або екстрено виїхав. Проєкт документа підготували і погодили. Переробити його вже не можна. Що роботи?
Документ має підписати заступник директора — відповідно до затвердженого розподілу обов’язків між керівником та його заступниками.
Директор і працівники весь час запитують, чому треба робити саме так, як ви просите. Навіщо вам стільки журналів реєстрації? З якого числа рахувати строк виконання документа? Навіщо потрібна номенклатура справ, якщо на підприємстві немає архіву? Вам на допомогу — відповіді на найпоширеніші запитання з посиланнями на нормативні документи
Посаду, ініціали та прізвище новий підписант вносить від руки нижче від підпису директора або проставляє за допомогою штампа. Після підпису заступника вкажіть підставу для підписання: наказ чи доручення.
Заборонено — ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед назвою посади, а також закреслювати посаду та ініціали директора.
Підпис і віза: як розрізняти
До назви посади керівника підприємства або самостійного структурного підрозділу додають слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» лише за умови, коли на нього покладено обов’язки на підставі розпорядчого документа — наказу.
⚡ Нормативні підстави ⚡
Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) підприємства, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні), документі про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо (п. 1 гл. 7 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Правила № 1000/5 визначають також порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника підприємства та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати. Право підписання документів мають посадові та інші особи на підставі довіреності чи розпорядчого документа.
