Електронний лікарняний — це формат лікарняного листа, який оформлюється виключно в електронному вигляді та передається безпосередньо до Пенсійного фонду України. Як отримати електронний лікарняний лист? Як роздрукувати електронний лікарняний? Як перевірити електронний лікарняний Який алгоритм нарахування електронних лікарняних? Усе стосовно е-лікарняних та алгоритму нарахування електронних лікарняних — у статті.
Електронний листок непрацездатності (е-лікарняний) — це електронний документ, який автоматично формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність, створеного лікарем в електронній системі охорони здоров'я (ЕСОЗ). Реєстр листків непрацездатності адмініструє Пенсійний фонд України. Цей процес повністю автоматизований і значно спрощує процедуру отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності як для працівників, так і для роботодавців.
Функціонування Електронного реєстру листків непрацездатності здійснюється Пенсійним фондом України відповідно до Порядку організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.04.2019 № 328, а формування листків непрацездатності — відповідно до наказу МОЗ України від 17.06.2021 № 1234.
ПЕРЕВАГИ
НЕДОЛІКИ
Швидкість оформлення: інформація про лікарняний передається миттєво в електронному вигляді, що значно скорочує час на обробку документів. До того ж, відсутня необхідність особисто звертатися до лікаря для отримання паперового лікарняного та подавати його роботодавцю.
Необхідність технічних засобів: для користування електронними послугами необхідний доступ до Інтернету та кваліфікований електронний підпис (КЕП) або BankID.
Залежність від технічних збоїв: у разі виникнення технічних проблем може виникнути затримка з оформленням або отриманням лікарняного.
Прозорість: можливість онлайн відстеження статусу розгляду лікарняного та отримання виплат.
Потреба в інтернет-з’єднанні: для оформлення та перевірки інформації про лікарняний необхідне стабільне інтернет-з’єднання і, відповідно, електропостачання.
Автоматизація: більшість процесів відбувається автоматично, що мінімізує ризик помилок.
Можливі труднощі для старшого покоління: не всі люди старшого віку володіють достатніми комп’ютерними навичками для використання електронних послуг.
Незважаючи на деякі недоліки, електронний лікарняний — це сучасний і ефективний інструмент, який постійно вдосконалюється. Використання е-лікарняних сприяє підвищенню ефективності роботи системи охорони здоров’я та соціального страхування.
Пенсійний фонд України став ключовим органом, який забезпечує функціонування системи електронних лікарняних, автоматизуючи процес від моменту створення до нарахування виплат.
По-перше, лікар тепер не оформлює лікарняний, він створює електронний медичний висновок про тимчасову непрацездатність. На основі цього висновку автоматично формується е-лікарняний, який і роботодавець, і працівник бачать у своїх кабінетах на вебпорталі ПФУ.
Послідовність дій наступна:
лікар створює медичний висновок;
автоматично формується е-лікарняний;
він з'являється в кабінеті роботодавця;
після завершення непрацездатності набуває статусу "Готово до сплати";
уповноважена особа або страхувальник приймає рішення про призначення допомоги;
роботодавець оплачує перші дні;
решту фінансує ПФУ (якщо це передбачено законодавством);
подаються необхідні відомості до ПФУ.
Що ж до перевірки, то ви можете перевірити інформацію про свій електронний лікарняний на порталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або BankID. Перевірити електронні лікарняні (інструкція такої перевірки) можна авторизувавшись на порталі, тому зайдіть на portal.pfu.gov.ua та натисніть на кнопку «Вхід» (рис. 1).
Рис. 1
Визначте статус, під яким хочете увійти. Кадровик заходить від імені роботодавця, отже, виберіть «Юридична особа» (рис. 2). Далі знайдіть АЦСК, який згенерував ваш КЕП, виберіть файл із ключем та введіть пароль.
Рис. 2
Коли зайдете в кабінет роботодавця, то на панелі ліворуч побачите розділ «Листки непрацездатності». Біля нього буде цифра в кружечку — кількість е-лікарняних у вашому кабінеті. Вам повинні надходити сповіщення про нові лікарняні, подані вашими працівниками. У особистому кабінеті перегляньте деталі електронних лікарняних. Перевірте інформацію щодо періоду відсутності працівника, медичної установи та інших важливих даних. Переконайтеся, що всі дані в електронному лікарняному коректні та відповідають записам у вашій кадровій документації.
Наступний етап — підтвердження лікарняного: якщо все вірно, підтверджуйте Е-лікарняний на порталі ПФУ. Це може бути необхідним для подальшої обробки та виплат.
Сформований е-лікарняний одразу матиме статус «Закритий». На наступний день після дати завершення тимчасової непрацездатності працівника статус зміниться на «Готово до сплати». З цього моменту відлічуйте 10 календарних днів, упродовж яких потрібно або призначити матеріальне забезпечення, або відмовити в оплаті лікарняного. Однак, врахуйте, що е-лікарняний може мати і такий статус як: «помилково сформований», «недійсний» або «оплачений» (відображення після завершення процедури).
Відтак, на основі підтверджених лікарняних розрахуйте виплати працівнику. Переконайтеся, що всі документи і розрахунки відповідно до законодавства. Внесіть дані про лікарняні до бухгалтерської системи для подальшого розрахунку та виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності. Переконайтеся, що вся інформація в системі актуалізована і відповідає поточним записам. Якщо є будь-які помилки або непорозуміння, виправте їх у системі або зв’яжіться з ПФУ для уточнення. Таким чином ви отримаєте усі відповіді стосовно того, як оформити Е-лікарняний та виправити в ньому неточності.
У більшості випадків роздруковувати електронний лікарняний немає необхідності. Вся необхідна інформація доступна в електронному вигляді. Якщо вам все ж таки потрібен паперовий документ, ви можете отримати витяг з електронного реєстру листків непрацездатності.
Як отримати витяг з електронного реєстру листків непрацездатності:
Авторизація на порталі ПФУ: використовуйте електронний цифровий підпис або BankID для входу в свій особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду України.
Розділ «Комунікації з ПФУ»: знайдіть цей розділ і оберіть пункт «Запит на отримання паперових документів».
Тип запиту: вкажіть, що вам потрібен «Витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності».
Отримання витягу: після обробки запиту ви зможете завантажити витяг у форматі pdf.
Важливо!
Інтерфейс та процедура можуть дещо відрізнятися залежно від оновлень порталу ПФУ.
Чому краще не робити скріншот електронного лікарняного:
Неофіційний документ: скріншот не є офіційним документом і може не прийматися деякими організаціями.
Можливі спотворення інформації: якість зображення може бути недостатньою для чіткого читання всіх даних.
Якщо у вас виникли труднощі з отриманням витягу або у вас є інші питання, рекомендуємо звернутися до контакт-центру Пенсійного фонду України.
Дії роботодавця у разі технічних збоїв або відсутності доступу до е-лікарняного
Якщо роботодавець не може отримати інформацію про електронний листок непрацездатності через тимчасову відсутність доступу до вебпорталу Пенсійного фонду України, технічні роботи або перебої в роботі електронних інформаційних систем, рекомендується насамперед перевірити працездатність особистого кабінету страхувальника через деякий час. Такі ситуації можуть бути пов'язані із проведенням технічного обслуговування інформаційних ресурсів або тимчасовими збоями в обміні даними між електронною системою охорони здоров'я та Електронним реєстром листків непрацездатності.
У разі якщо інформація про листок непрацездатності тривалий час не відображається, роботодавцю доцільно звернутися до територіального органу Пенсійного фонду України або скористатися сервісами технічної підтримки ПФУ для з'ясування причин відсутності інформації. Працівнику, своєю чергою, варто перевірити наявність медичного висновку в закладі охорони здоров'я, оскільки саме на його підставі автоматично формується електронний листок непрацездатності.
Якщо через технічні причини неможливо своєчасно отримати відомості з Реєстру, роботодавцю рекомендується зафіксувати факт технічної неможливості доступу (наприклад, службовою запискою або актом) та здійснити необхідні дії після відновлення роботи інформаційних систем. При цьому після відновлення роботи Реєстру роботодавець повинен невідкладно виконати всі передбачені законодавством процедури щодо призначення матеріального забезпечення.
В умовах воєнного стану особливої актуальності набувають випадки відсутності електропостачання або інтернет-зв'язку. Такі обставини самі по собі не змінюють порядку формування електронних листків непрацездатності, однак можуть тимчасово унеможливити доступ до електронних сервісів. Після відновлення технічної можливості роботодавець повинен перевірити актуальність інформації в особистому кабінеті страхувальника та здійснити всі необхідні дії відповідно до Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» та підзаконних нормативних актів.
