ПІБ у трудовій книжці: коли писати повністю, а коли достатньо ініціалів?

У Федерації профспілок нагадали, що у 2021-му році набув чинності Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020). Він передбачає, що розшифрування особистого підпису посадової особи в усіх відповідних реквізитах, що потребують підписання, складається з власного імені посадової особи та її прізвища, яке друкують великими літерами. Ця вимога стосується також і прізвища посадової особи, якій адресують документ. 

Запис у трудовій книжці про зміну прізвища

Водночас питання заповнення трудових книжок не віднесено до питань, які регулюються нормами стандарту. Відповідно, відомості на титульному аркуші виконуються повністю із зазначенням прізвища, імені та по батькові працівника. А от дані про особу, що засвідчує своїм підписом відомості в трудовій книжці (керівник або уповноважена особа), записуються у форматі «ініціали та прізвище» — звичайним рукописним текстом.

У Федерації профспілок також перелічили реквізити, де зазнаають власне ім’я та прізвище:

• 15 «Адресат».
• 16 «Гриф затвердження».
• 17 «Резолюція».
• 22 «Підпис».
• 24 «Віза документа».
• 25 «Гриф погодження (схвалення) документа».
• 26 «Відмітка про засвідчення копії документа».
• 28 «Відмітка про ознайомлення з документом».
• 29 «Відмітка про виконання документа».

Також роботодавцям нагадали, що, коли у трудовій книжці буде заповнено всі сторінки відповідних розділів, її потрібно буде доповнити вкладишем, а от робити записи у частині, що передбачена для заповнення російською, або ж у розділах «Відомості про заохочення» та «Відомості про призначення пенсій», не варто.

Читайте також:

• Як виправити на внутрішній обкладинці трудової книжки помилково внесене прізвище

Але якщо кадровик вже почав вносити інформацію у непередбачений для цього розділ, слід скористатися загальним правилом для виправлення: після запису про прийняття на роботу після відповідного порядкового номера, дати внесення запису написати «Запис за №…  є недійсним», після чого видати вкладиш.

 За інформацією Федерації професійних спілок України