Невикористані гроші на відрядження: коли працівник має їх повернути?

Державна податкова служба звернула увагу роботодавців на особливості видачі та повернення коштів на відрядження працівників.

Насамперед тут роз'яснили, що для органів державної влади та підприємств, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, основним регулювальним документом є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон. Що ж до інших підприємств, то вони можуть використовувати її допоміжний (довідковий) документ. 

Як підтвердити виплату добових за одноденне відрядження

Інструкція передбачає, що відряджений працівник перед від’їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житла та добові витрати. 

Якщо аванс видано готівкою, працівник подає звіт про використання коштів, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Так само повернути гроші потрібно і в тому разі, якщо аванс видали, а відрядження скасували (в такому разі три банківські дні відлічують з дня прийняття рішення про скасування поїздки).

Водночас для електронних грошей, отриманих як аванс на відрядження або під звіт, окремих строків для повернення законодавство не передбачає.

У ДПС також звернули увагу на те, що форма Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджені наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 (зі змінами). 

Також податківці нагадали про такі пункти з Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні:

• Фізичні особи — довірені особи установ / підприємств юридичних осіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструменту, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. 
• Фізичні особи — довірені особи установ / підприємств юридичних осіб — подають до підрозділу бухгалтерського обліку звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок.

За інформацією Головного  управління ДПС у Дніпропетровській області