Робота з трудовими книжками: виправляємо помилки

Виявити та виправити помилки у трудовій книжці краще перед тим, як оцифровувати її та передавати скан-копії до Пенсійного фонду України.

Як вносити зміни і виправлення в трудові книжки

Щоб уніфікувати процес перевірки, у ПФУ надали покроковий алгоритм дій для аудиту трудових книжок:

1. Перевірка першої сторінки: 
   • ПІБ (прізвище, ім’я та по батькові) мають бути вказані повністю, без заміни імені та по батькові ініціалами;
   • дата народження та ПІБ мають збігатися з паспортними даними;
   • у разі заміни прізвища колишнє має бути закреслене однією рискою і поряд записане нове;
   • на внутрішньому боці обкладинки має бути інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (з реквізитами, номером, датою видачі) — інформацію завіряють підписом уповноваженої особи та печаткою;
   • наявність належних підписів та печаток:
     • підпис власника трудової книжки;
     • підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
     • печатка підприємства (або відділу кадрів).
2. Перевірка записів у розділі «Відомості про роботу»:
   • записи про прийняття та звільнення мають містити:
     • дату початку роботи;
     • повне найменування підприємства, організації чи установи;
     • назву посади чи професії;
     • номери й дати наказів про прийняття/звільнення;
   • у разі зміни назви підприємства — мають бути наявні записи про перейменування (із зазначенням розпорядчого акту з датою та номером);
   • записи про звільнення чи переведення мають відповідати формулюванням чинного законодавства (потрібне посилання на статтю закону);
   • записи про звільнення засвідчені печаткою.

Зауважте, для формування електронної трудової книжки до вебпорталу ПФУ також можуть надаватись документи про освіту, військові квитки, свідоцтво про народження дитини (для жінок) та трудові договори. Якщо трудової книжки немає, знадобляться довідки про періоди роботи.

За матеріалами Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області