Журнал реєстрації документів: ділимо на томи

1211

Блок під заголовком новини 1 Підпишіться на Telegram-канал Кадровик-01. Новини! Тримаємо руку на пульсі усіх змін без паніки та зайвої води

Ми вже відібрали головне для вас
Автор
Олександр Денисенко
член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, експерт з питань діловодства архівної справи, Київ
Допоможемо вам правильно зберігати журнал та розділити його на частини

Журнал реєстрації документів: ділимо на томи

За обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (або бути не більше 40 мм завтовшки) —

абз. 8 п. 2 розд. 2 гл. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5

Якщо, приміром, Журнал реєстрації наказів тривалого строку зберігання вели в електронній формі у Microsoft Excel, то після закінчення календарного року роздрукуйте у форматі А4.  

Чи можна ділити на частини журнал реєстрації документів

Якщо кількість роздрукованих аркушів перевищить 250 або товщину 40 мм, поділіть журнал на два чи більше томи/справи. Кількість томів/справ залежить від кількості надрукованих аркушів. Діліть на томи/справи не формально (тобто порівну), враховуйте певні критерії, наприклад хронологію. Відтак залежно від кількості аркушів роздрукований журнал, як том/справу, якщо є технічна можливість, розділіть за півріччями, кварталами тощо. 

До кожного тому/справи оформте титульний аркуш, на якому зазначте найменування підприємства, назву журналу, дати тому/справи (дата першого й останнього наказів, внесених до тому).

Журнал реєстрації документів: ділимо на томи Скачайте зразок

Журнали реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання обов’язково включають до опису справ з кадрових питань (особового складу) разом із наказами та іншими документами з кадрових питань.

Журнал реєстрації документів: ділимо на томи Хто погоджує опис справ з кадрових питань

Теми:
Організація зберігання документів на підприємстві ... всі

Інтеграція ветерана в колектив: як налагодити комунікацію та співпрацю

Статті за темою

Усі статті за темою

Опис справ з кадрових питань (особового складу): складання та зразок

Складання описів справ — завершальний етап роботи з документами у поточному діловодстві. Кожен опис справ є одночасно і обліковим документом, і довідником щодо змісту документів, долучених до справ. Саме за описами справ документи кадрової служби передаються до архіву підприємства.
49413

Журнал реєстрації трудових договорів: бланк та зразок заповнення

Журнал реєстрації трудових договорів належить до реєстраційно-облікових форм тривалого строку зберігання — 75 років. Бланк журналу реєстрації трудових договорів на підприємстві та для ФОПа знайдете у статті. Залишається лише скачати.
41661

Завершуємо діловодний 2024-й та розпочинаємо 2025-й: шість невідкладних справ

Завершення діловодного року — це завжди звітність, журнали з діловодства та перевірка ведення документообігу протягом року. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів завжди викликають низку питань: які загальні правила ведення діловодства, як має бути влаштована організація діловодства на підприємстві, де знайти реєстраційні форми діловода? Наші експерти підготували відповіді на ці та інші питання про ведення діловодства на підприємстві.
8772

Порядок передавання справ до архіву

У статті описаний порядок передавання документів (справ) до архіву підприємства структурним підрозділом цього підприємства — відділом кадрів
87716

Зберігаємо справи з документами у 2019 році

З початком року — нові справи з документами, як потребують належного зберігання. Один зі способів — формувати справи у звичайних теках. Розказуємо, як правильно оформлювати такі теки
3790

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді