Журнал реєстрації документів: ділимо на томи

За обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (або бути не більше 40 мм завтовшки) —

абз. 8 п. 2 розд. 2 гл. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5

Якщо, приміром, Журнал реєстрації наказів тривалого строку зберігання вели в електронній формі у Microsoft Excel, то після закінчення календарного року роздрукуйте у форматі А4.  

Чи можна ділити на частини журнал реєстрації документів

Якщо кількість роздрукованих аркушів перевищить 250 або товщину 40 мм, поділіть журнал на два чи більше томи/справи. Кількість томів/справ залежить від кількості надрукованих аркушів. Діліть на томи/справи не формально (тобто порівну), враховуйте певні критерії, наприклад хронологію. Відтак залежно від кількості аркушів роздрукований журнал, як том/справу, якщо є технічна можливість, розділіть за півріччями, кварталами тощо. 

До кожного тому/справи оформте титульний аркуш, на якому зазначте найменування підприємства, назву журналу, дати тому/справи (дата першого й останнього наказів, внесених до тому).

Скачайте зразок

Журнали реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання обов’язково включають до опису справ з кадрових питань (особового складу) разом із наказами та іншими документами з кадрових питань.

 Хто погоджує опис справ з кадрових питань