Журнал реєстрації документів: ділимо на томи

744
Теми:
Організація зберігання документів на підприємстві ... всі
Автор
Олександр Денисенко
член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, експерт з питань діловодства архівної справи, Київ
Допоможемо вам правильно зберігати журнал та розділити його на частини

Журнал реєстрації документів: ділимо на томи

За обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (або бути не більше 40 мм завтовшки) —

абз. 8 п. 2 розд. 2 гл. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5

Якщо, приміром, Журнал реєстрації наказів тривалого строку зберігання вели в електронній формі у Microsoft Excel, то після закінчення календарного року роздрукуйте у форматі А4.  

Чи можна ділити на частини журнал реєстрації документів

Якщо кількість роздрукованих аркушів перевищить 250 або товщину 40 мм, поділіть журнал на два чи більше томи/справи. Кількість томів/справ залежить від кількості надрукованих аркушів. Діліть на томи/справи не формально (тобто порівну), враховуйте певні критерії, наприклад хронологію. Відтак залежно від кількості аркушів роздрукований журнал, як том/справу, якщо є технічна можливість, розділіть за півріччями, кварталами тощо. 

До кожного тому/справи оформте титульний аркуш, на якому зазначте найменування підприємства, назву журналу, дати тому/справи (дата першого й останнього наказів, внесених до тому).

Журнал реєстрації документів: ділимо на томи Скачайте зразок

Журнали реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання обов’язково включають до опису справ з кадрових питань (особового складу) разом із наказами та іншими документами з кадрових питань.

Журнал реєстрації документів: ділимо на томи Хто погоджує опис справ з кадрових питань

Як провести скорочення чисельності та штату

Статті за темою

Усі статті за темою

Опис справ з кадрових питань (особового складу): складання та зразок

Складання описів справ — завершальний етап роботи з документами у поточному діловодстві. Кожен опис справ є одночасно і обліковим документом, і довідником щодо змісту документів, долучених до справ. Саме за описами справ документи кадрової служби передаються до архіву підприємства.
46760

Журнал реєстрації трудових договорів: бланк та зразок заповнення

Журнал реєстрації трудових договорів належить до реєстраційно-облікових форм тривалого строку зберігання — 75 років. Бланк журналу реєстрації трудових договорів на підприємстві та для ФОПа знайдете у статті. Залишається лише скачати.
39735

Завершуємо діловодний 2024-й та розпочинаємо 2025-й: шість невідкладних справ

Завершення діловодного року — це завжди звітність, журнали з діловодства та перевірка ведення документообігу протягом року. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів завжди викликають низку питань: які загальні правила ведення діловодства, як має бути влаштована організація діловодства на підприємстві, де знайти реєстраційні форми діловода? Наші експерти підготували відповіді на ці та інші питання про ведення діловодства на підприємстві.
8209

Як розрахувати терміни зберігання документів на підприємстві

Організація зберігання документів на підприємстві завжди викликає низку питань. Який перелік строків зберігання документів? Чи існує єдиний термін зберігання кадрових документів? Усе про строк зберігання документів на підприємстві, чіткий перелік типових документів та строки їх зберігання шукайте у статті.
111195

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді