Відповідь
Оформте так звану негативну відповідь на бланку листа підприємства. Якщо на підприємстві фактично немає документів, що підтверджують прийняття, звільнення, зарплату, не можна видавати довідки з цих питань.
Організація обліку документів кадрової служби
Архіви підприємств, установ, організацій (далі — підприємство) видають архівні довідки, що складають за встановленою формою. Зразок довідки містить Додаток 43 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Архівну довідку складають на підставі оригіналів і засвідчених копій документів, які зберігають в архіві підприємства. У довідці наводять назви, дати й номери використаних документів, у хронологічній послідовності подій подають відомості з документів, про які запитують у зверненні.
Особова справа працівника: облік, зберігання, завершення
У довідку включають тільки ті відомості, що містять документи.
Архівну довідку засвідчують печаткою підприємства, якщо підприємство їх використовує. Другий примірник архівної довідки долучають до справ архіву згідно з номенклатурою справ.
Якщо в архіві немає запитуваних відомостей, складіть так звану негативну відповідь. Її оформлюйте не як довідку, а як лист — на бланку листа підприємства.
Організуйте свою роботу з наказами
У листі вкажіть, що в документах архіву підприємства відсутні відомості, що цікавлять колишнього працівника, наведіть причину відсутності та реквізити акта про втрату чи відсутність документів. Надайте рекомендації, куди звернутися за необхідною інформацією, наприклад, до органів ПФУ, податкової служби тощо.
Текст листа засвідчте печаткою підприємства, якщо використовуєте печатки.
