Відповідь
Оформте так звану негативну відповідь на бланку листа підприємства. Якщо на підприємстві фактично немає документів, що підтверджують прийняття, звільнення, зарплату, не можна видавати довідки з цих питань.
Організація обліку документів кадрової служби
Архіви підприємств, установ, організацій (далі — підприємство) видають архівні довідки, що складають за встановленою формою. Зразок довідки містить Додаток 43 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Архівну довідку складають на підставі оригіналів і засвідчених копій документів, які зберігають в архіві підприємства. У довідці наводять назви, дати й номери використаних документів, у хронологічній послідовності подій подають відомості з документів, про які запитують у зверненні.
Особова справа працівника: облік, зберігання, завершення
У довідку включають тільки ті відомості, що містять документи.
Архівну довідку засвідчують печаткою підприємства, якщо підприємство їх використовує. Другий примірник архівної довідки долучають до справ архіву згідно з номенклатурою справ.
Якщо в архіві немає запитуваних відомостей, складіть так звану негативну відповідь. Її оформлюйте не як довідку, а як лист — на бланку листа підприємства.
Організуйте свою роботу з наказами
У листі вкажіть, що в документах архіву підприємства відсутні відомості, що цікавлять колишнього працівника, наведіть причину відсутності та реквізити акта про втрату чи відсутність документів. Надайте рекомендації, куди звернутися за необхідною інформацією, наприклад, до органів ПФУ, податкової служби тощо.
Текст листа засвідчте печаткою підприємства, якщо використовуєте печатки.
Документи, строк зберігання яких закінчився, включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Форму Акта та порядок його складання, погодження та затвердження встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5
Підкажемо, які освітні події вартують уваги у грудні
Одна з основних складових успішного підприємства — безперервний процес професійного розвитку працівників. Саме кваліфікований персонал забезпечує сталий розвиток підприємства. Дізнайтеся про гарантії працівникам на час підвищення кваліфікації та скачайте зразок відповідного наказу.
Здобувати освіту онлайн — не лише тренд, а й спосіб зекономити час і кошти на дорогу, підлаштувати під себе розклад і перейняти досвід від кращих фахівців у своїй галузі. Які дистанційні курси для кадровиків обрати?
Щоб не наразитися на небезпеку та не отримати зауважень від інспекторів праці, обов`язково ознайомлюйте працівників із графіком відпусток під підпис
