Відповідь
Відповідно до пункту 5 глави 2 розділу ІХ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), документи організації як з новим, так і з попереднім найменуванням становлять один архівний фонд. Отже, якщо в організації запроваджено журнальну форму реєстрації документів, зокрема кадрових наказів, оформлювати нові реєстраційні журнали (книги) у зв’язку зі зміною найменування організації, що відбулася протягом діловодного року, не потрібно.
Увага!
Розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви організації, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставою для розмежування її документів на два архівних фонди.
Виділення з організації однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для відокремлення архівних фондів новостворених установ. Документи організації, що реорганізується, до і після реорганізації фондуються разом (п. 5 гл. 2 розд. ІХ Правил № 1000/5).
Підсумовуючи зазначене, зміна найменування організації не впливає на подальший порядок реєстрації документів. Проте на обкладинках журналів реєстрації наказів, Книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, книги обліку службових посвідчень (перепусток) тощо слід зазначити нове найменування організації та дату, з якої воно застосовується. Попереднє найменування не закреслюють, а беруть у дужки.
Приклад
(Товариство з обмеженою відповідальністю «Світязь)
З 01.08.2017 — Товариство з обмеженою відповідальністю «Зорепад».
Реєструйте вихідні листи в журналі. Листи і будь-які інші документи реєструйте, лише коли їх підписали. На допомогу вам шаблон такого журналу
Копія документа — це більше, ніж просто фото чи скан. Працівник просить видати копію документа щодо його трудової діяльності? Керівник доручив підготувати копії документів для правоохоронних органів чи партнерів? Скористайтеся інструкцією від експертів, щоб правильно оформити копії, надати їм юридичної сили та мати підтвердження, що видали копії запитувачам вчасно.
Якщо неправильно складете протокол, загальні збори визнають неправомочними. Наш експерт підготовав для вас готовий зразок протоколу загальних зборів та нагадав правила його оформлення. Скачайте та використовуйте у роботі
Оформте акт приймання-передавання, щоб офіційно зафіксувати факт приймання-передавання документів або справ від працівника, який звільняється
Автобіографія — це документ-життєпис, який особа складає сама про себе. Як правильно написати автобіографію? У якій послідовності? Дізнайтеся зі статті. У пригоді стане бланк автобіографії та зразок написання для держслужбовця
