Відповідь
Перелік документів, що включаються до особової справи працівника під час її формування, нормативно визначений пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Так, до складу документів особової справи включено і довідки (без визначення їх заголовку та змісту).
Тож, якщо при прийнятті на роботу або в процесі роботи подання довідки про відсутність або наявність судимості вимагається нормами законодавства, довідку можна долучити до особової справи працівника. При цьому у локальному нормативному акті підприємства, наприклад в інструкції з діловодства (інструкції з кадрового діловодства) доцільно регламентувати порядок формування особових справ працівників та включення до них таких довідок.
Зберігати довідку у складі особової справи протягом 75 років, як це визначено статтею 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, для особових справ у цілому, є недоцільним. Тому після звільнення працівника така довідка вилучається із особової справи, групується до окремої справи, що містить документи тимчасового строку зберігання, і через певний час, визначений експертною комісією організації за погодженням із експертно-перевірною комісією державного архіву, включається до акта про вилучення документів для знищення.
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.
Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні особової справи
З листа до редакції: «Декілька років тому ми дозволили жінці-лаборанту працювати у вільний від основної роботи час за внутрішнім сумісництвом у тій же лабораторії прибиральником виробничих приміщень. За таку роботу ми доплачували їй 50% окладу прибиральника. Зараз ця працівниця вирішила відмовитися від роботи прибиральника. Який слід видати наказ? Оскільки раніше було видано наказ про дозвіл працювати за сумісництвом, то тепер маємо написати «не дозволяємо надалі працювати»? Чи як правильно?»
Особова справа працівника, за умови додержання правил її ведення, містить повну інформацію про трудову діяльність та персональні дані цього працівника, тому слід організувати належне зберігання особових справ на підприємстві. Як правильно зберігати особові справи, читайте у статті
Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, державні відзнаки та інше. Законодавство регламентує правила формування особової справи працівника. Правила ведення особових справ та поради експертів вбережуть вас від помилок і зайвої роботи.
