Відповідь
Перелік документів, що включаються до особової справи працівника під час її формування, нормативно визначений пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Так, до складу документів особової справи включено і довідки (без визначення їх заголовку та змісту).
Тож, якщо при прийнятті на роботу або в процесі роботи подання довідки про відсутність або наявність судимості вимагається нормами законодавства, довідку можна долучити до особової справи працівника. При цьому у локальному нормативному акті підприємства, наприклад в інструкції з діловодства (інструкції з кадрового діловодства) доцільно регламентувати порядок формування особових справ працівників та включення до них таких довідок.
Зберігати довідку у складі особової справи протягом 75 років, як це визначено статтею 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, для особових справ у цілому, є недоцільним. Тому після звільнення працівника така довідка вилучається із особової справи, групується до окремої справи, що містить документи тимчасового строку зберігання, і через певний час, визначений експертною комісією організації за погодженням із експертно-перевірною комісією державного архіву, включається до акта про вилучення документів для знищення.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Служба управління персоналом державного органу приділяє чимало часу роботі з особовими справами державних службовців. Щоб заощадити час кадровикам, ми підготували перелік документів та порядок ведення особових справ держслужбовців.
Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникають питання: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.
