Систему адаптації персоналу регламентують локальним нормативним актом. Наприклад, положенням про адаптацію. У загальному випадку положення про адаптацію містить:
- визначення і характеристику цілей та етапів адаптації;
- переліки функцій і обов’язків учасників процесу адаптації;
- перелік документів для адаптації нових працівників;
- критерії оцінювання результатів адаптації.
Отже, процес адаптації супроводжує система документів. З-поміж них — документи з базовими відомостями про компанію та нову роботу. Навіть в організаціях, де не впроваджено системи адаптації, працівники в перші дні роботи одержують:
- копію положення про структурний підрозділ;
- копію посадової (робочої) інструкції;
- схему організаційної структури компанії;
- телефонний довідник;
- перелік нормативних актів із посиланнями на актуальні редакції оригіналів;
- комплект інструкцій, необхідних для виконання посадових обов’язків (робочої функції);
- плани роботи, навчання тощо.
Значний обсяг інформації потребує узагальнюючого, стислого та універсального інструмента інформування. Цим інструментом і є Книга (довідник, посібник) адаптації нового працівника.
У найпростіших випадках Книгу адаптації нового працівника (далі — Книга адаптації) розробляють фахівці служби управління персоналом. У цьому разі Книга адаптації являє собою стисле викладення Правил внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), відіграє роль не нормотворчого, а інформаційного документа, мета якого — довести чинні норми до відома нових працівників.
Етапи створення Книги адаптації
Процес створення Книги адаптації охоплює такі етапи:
- Аналіз чинних локальних нормативних актів;
- Визначення структури та змісту документа, робота над текстом;
- Оформлення та видання документа.
Аналіз чинних локальних нормативних актів
На цьому етапі вивчають:
- Корпоративний кодекс — документ, що визначає корпоративні цінності та принципи, норми й моделі поведінки, стандарти взаємодії і співпраці в межах трудового колективу;
- Правила внутрішнього трудового розпорядку — документ, який регламентує порядок прийняття та звільнення працівників, режим їх праці й відпочинку, застосування дисциплінарних заходів і заохочення тощо згідно із законодавством про працю;
- стандарти якості — відбивають напрями роботи компанії у сфері управління якістю (персонал із перших днів роботи має усвідомлювати значимість своєї діяльності, це необхідно для забезпечення високої якості продукції та послуг);
- локальні нормативні акти з питань безпеки — охорони праці, пожежної, екологічної, промислової безпеки;
- брендбук — документ, що містить концепцію бренда та керівництво з питань корпоративного стилю.
Визначення структури та змісту Книги адаптації, робота над текстом
Ця робота здійснюється за активної взаємодії служб:
- управління персоналом;
- зв’язків із громадськістю;
- управління якістю;
- документаційного забезпечення управління;
- охорони праці тощо.
Зазвичай з ініціативою створити й упровадити Книгу адаптації виступає один із зазначених підрозділів. Для обговорення концепції проводять оперативні наради. Під час нарад спеціалісти різних напрямів мають нагоду висловити свої пропозиції. Книга адаптації — це документ на стику кількох корпоративних дисциплін. Аби забезпечити його дієвість, необхідно докласти чимало зусиль.
Оформлення та видання Книги адаптації
Експерти визнають: Книга адаптації нового працівника має бути не лише інформативною. Необхідно, аби вона збуджувала інтерес до нового місця роботи. Отже, оформлення Книги адаптації — ще один важливий етап її створення.
Структура Книги адаптації нового працівника
Структура Книги адаптації залежить від специфіки компанії. Пропонуємо приблизний перелік розділів цього документа:
- привітання керівника, вступ;
- опис структури компанії та специфіки конкретного підрозділу;
- основні положення кадрової політики та принципи корпоративної культури;
- відомості про корпоративну символіку;
- інформація, необхідна для роботи;
- додаткова інформація;
- додатки.
Привітання керівника. Вступ
Добрим тоном є розміщення на початку Книги адаптації звертання керівника до нового працівника. Це позитивно мотивує та привертає увагу читача до змісту документа. Бажана форма викладення тексту — від першої особи.
У першому, вступному, розділі Книги доцільно навести стислу, не перенавантажену фактами історію компанії. Ця історична довідка має викликати в нового працівника почуття гордості від приналежності до компанії.
Опис структури компанії та специфіки конкретного підрозділу
Скласти цей розділ можна за таким прикладом.
Основні положення кадрової політики та принципи корпоративної культури
Основні положення кадрової політики та принципи корпоративної культури — стратегічно значимий розділ. Він надовго залишається у пам’яті працівників, а тому під час складання Книги потребує щонайпильнішої уваги:
Відомості про корпоративну символіку
До цього розділу вміщують ключову інформацію з керівництва щодо застосування фірмового стилю (брендбука). Зокрема, пояснюють, як саме корпоративна символіка відбиває характер діяльності компанії. Утім, детально використання окремих елементів стилю не описують.
Інформація, необхідна для роботи
Доцільний зміст розділу:
- визначення стратегічних цілей організації;
- стислий опис продукції (послуг);
- портрет клієнта;
- ключові показники ефективності тощо.
Додаткова інформація
У цьому розділі подають інформацію, яка дасть змогу новим працівникам уникнути незручностей через незнання побутових процедур. Зокрема, наводять порядок замовлення канцтоварів, режим і правила відвідування їдальні тощо.
Додатки
До Книги адаптації як додатки доцільно долучити:
- телефонний довідник;
- відповіді на найпоширеніші запитання;
- форми та зразки документів тощо.
Книга адаптації нового працівника — результат зусиль різних підрозділів. Вона вимагає творчого підходу. Поки що Книга адаптації не набула широкого поширення, однак її значення у системі управління складно переоцінити.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
