Електронний військовий облік — «Резерв+»
Резерв+ військовий облік — це електронна платформа для обміну даними між підприємствами, територіальними центрами комплектування (ТЦК) та державними реєстрами. Вона дозволяє замінити паперовий документообіг на сучасний цифровий формат, де всі дані зберігаються в єдиній базі та автоматично оновлюються.
Для підприємств впровадження «Резерв+» означає:
- мінімізацію бюрократії;
- швидкий доступ до актуальних даних;
- зручне формування звітності;
- можливість довести відповідність законодавчим вимогам.
«Резерв+» для кадровика
При прийомі на роботу обов’язково перевіряйте наявність військово-облікового документа (ВОД) у призовників, військовозобов’язаних та резервістів, оскільки це є умовою згідно зі статтею 24 Кодексу законів про працю України. Перевірка можлива як за паперовим ВОД, так і за електронним документом з QR-кодом, зчитаним через застосунок Резерв+. При цьому обидва формати мають однакову юридичну силу — це прямо визначено у п. 9 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа № 559 від 16 травня 2024 року (далі — Порядок № 559). Але які саме вимоги до ВОД у цифровій формі слід врахувати кадровику та чи може він повністю замінити документ на бланку?
Ключова умова прописана у п. 81 Порядку № 559: електронний ВОД вважається чинним лише тоді, коли містить QR-код. Саме завдяки цьому коду можна перевірити достовірність інформації, що в ньому зазначена.
Крім того, відповідно до нового п. 82 Порядку № 559, електронний документ можна роздрукувати. Це значно полегшує процедуру оформлення на роботу працівників, які ще не мають паперового ВОД старого чи нового зразка.
Кадровику при цьому варто перевірити QR-код через застосунок «Резерв+». Цікаво, що додаток дозволяє сканувати код навіть без авторизації, тобто достатньо смартфона. Працівник може надіслати PDF-версію документа, а відділ кадрів роздрукує її та додасть до особової справи.
Фактично, роздруківка з QR-кодом може бути тимчасовим варіантом, щоб виконати вимогу п. 37 Порядку № 1487: до справи мають додаватися копії військово-облікових документів працівників. Але це можливо лише за умови, що інформації у PDF достатньо для заповнення всіх граф списків і вона є актуальною.
На практиці ж це не завжди так. Адже дані у ВОД в електронній формі автоматично підтягуюються з різних державних реєстрів (п. 7 Порядку № 559). А вони можуть бути неповними чи застарілими.
Тому звертайте особливу увагу на дату формування електронного ВОД та час останнього оновлення даних. З травня по липень усі військовозобов’язані повинні оновити свої дані, і ця інформація має бути відображена у документі.
Ще одна деталь — враховуйте термін дії. У п. 7 Порядку № 559 зазначено: електронний ВОД чинний не довше одного року від дати формування. Для призовників чи військовозобов’язаних із відстрочкою цей строк не може перевищувати періоду дії такої відстрочки чи бронювання. Отже, документ у цифровій формі може втратити чинність навіть раніше, якщо відомості не відповідають даним у Єдиному держреєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Маючи лише застосунок «Резерв+» та QR-код, кадровик зможе підтвердити частину інформації, але не гарантувати її повну відповідність реєстрам. Це створює ризики для підприємства.
Чекліст для кадровика щодо використання «Резерв+» та електронного ВОД
Перевіряйте QR-код у «Резерв+» | Завжди скануйте код на електронному ВОД, щоб підтвердити достовірність даних. Це можна зробити навіть без авторизації у додатку. |
Звертайте увагу на актуальність інформації | Перевіряйте дату формування документа та час останнього оновлення даних. Електронний ВОД діє максимум рік і може втратити чинність раніше, якщо дані не відповідають Єдиному реєстру |
Поєднуйте електронний та паперовий документи | Використовуйте PDF-версію з QR-кодом як тимчасове рішення, але рекомендуйте працівникам отримати паперовий ВОД. Це убезпечить підприємство від ризиків під час перевірок чи процедури бронювання. |
Запровадження системи «Резерв+» та можливість використання електронного військово-облікового документа (ВОД) — важливий крок у цифровізації військового обліку. Для кадровиків це означає зручність у перевірці документів працівників, швидкий доступ до даних та спрощене формування звітності. Водночас варто пам’ятати, що роздруківка PDF із QR-кодом може бути лише тимчасовим рішенням. Адже інформація в електронному ВОД іноді є неповною або застарілою, а строк його дії обмежений. Тому, навіть користуючись перевагами електронного формату, роботодавцю доцільно наполягати на наявності паперового ВОД для підтвердження достовірності даних та уникнення ризиків під час перевірок чи бронювання працівників. Таким чином, «Резерв+» для кадровика — це корисний і сучасний інструмент, але він не скасовує потреби у класичному військово-обліковому документі на бланку. Оптимальна практика — комбіноване використання обох форматів, що забезпечує і зручність, і юридичну безпеку для підприємства.
