Розглянемо конкретні положення в Кодексі законів про працю України (КЗпП), щоб чітко визначити порядок надання заохочень.
Чіткого переліку заохочень, які може застосувати для мотивації працівників організації чи підприємства роботодавець чи уповноважений орган, в законодавстві не встановлено. Зазвичай як заохочення використовують різні подяки, почесні грамоти, премії чи цінні подарунки. Більш того, в 143 статті КЗпП вказано, що установа може використовувати заохочення будь-якого виду, які визначені трудовими колективними правилами внутрішнього розпорядку.
Отже, організація може використовувати і традиційні заохочення, і специфічні, які вказані у правилах внутрішнього розпорядку колективу. Це може бути звання «Працівник місяця», занесення до списку в Книгу Пошани, «Найкращий працівник року» тощо.
Статтею 146 КЗпП передбачено, що вищі органи можуть нагороджувати нагрудними значками, орденами, почесними грамотами, медалями, присвоєння звань працівникам за особливі трудові заслуги у вищих органах.
Власник підприємства має право поєднувати різні види заохочень одночасно. До прикладу, можна оголосити подяку і вручити цінний подарунок, або матеріальне заохочення працівників може супроводжуватися врученням почесної грамоти.
Складаємо подання про заохочення працівника
Зазвичай саме безпосередній керівник (структурного підрозділу) ініціює заохочення конкретного робітника. Можливе оформлення ініціативи такими документами як доповідна записка, подання, інформаційний лист. Хоча в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів вказано, що пропозицію заохочення працівника слід оформлювати саме поданням.
Рекомендована форма подання та настанови пов’язані зі структурою змісту та оформленням документа містяться у Збірнику уніфікованих форм.
Всі реквізити, які потрібно використовувати для оформлення подання про заохочення працівників вказані у Національному стандарті України (ДСТУ 4163–2003). Отже, необхідно вказати назву структури організації, назву документа (тобто Подання), зафіксувати дату та місце оформлення документа. Обов’язково повинні бути присутні такі реквізити – «Адресат», назва до тексту та підпис особи, що ініціює заохочення.
Порада: укажіть також прізвище та ініціали працівника у заголовку, якого пропонуєте заохотити.
Текст документа повинен вміщати обширні дані про працівника, а саме ПІБ, дата та місце народження, інформація про освіту. Слід також:
- зазначити посаду, яку особа обіймає;
- вказати назву підрозділу установи;
- вказати стаж (загальний, у поточному підрозділі та на конкретній посаді);
- надати оцінку моральних та ділових якостей, описати активність у громадському житті організації;
- вказати мотив заохочення, призначення, чи переміщення;
Також в документі повинна міститися власне пропозиція (при призначенні на посаду, переведені чи переміщенні – посада, переведення на яку пропонується, або підрозділ, в який планується перевести).
Оскільки структура тексту подання доволі складна, в разі оголошення подяки чи надання премії дозволено використовувати спрощену структуру за умови збереження обов’язкових реквізитів.
Наказ про заохочення працівників — оформлюємо правильно
Статтею 144 КЗпП передбачає використання заохочень власником підприємства разом з або за згодою виборного органом профспілкової організації (представника).
Документ, яким фіксується розпорядчу дію роботодавця по наданню заохочення – відповідний наказ. Наказ про заохочення працівників повинен надаватися працівнику для ознайомлення, після чого він повинен поставити підпис. Документ оголошується урочисто перед колективом (стаття144 КЗпП).
Зразок наказу про заохочення працівників (скачати)
Наказ такого типу відноситься до кадрових наказів тривалого терміну зберігання (75 років), він формується в справі з іншими документами такого типу. Літерний індекс для наказів про заохочення не відрізняється від індексу наказів цього типу — к/тр.
Інформацію щодо заохочень і нагороджень потрібно занести до трудової книжки (дані про надання державних нагород та відзнак України, інформація щодо заохочень за успішну працю та у випадках, які вказані в законодавстві). Посилаючись на інформацію надану Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, премії, які визначені в системі оплати праці, або такі, які виплачуються регулярно не фіксуються в трудових книжках.
Роботодавець повинен занести інформацію до трудової книжки після видачі наказу, але терміном не пізніше тижня.
Інформацію про нагородження державними відзнаками та нагородами України потрібно вносити до розділу «Відомості про нагородження»; заохочення за успішну працю – до розділу «Відомості про заохочення».
Види заохочень працівників
Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку, а саме пунктом 21 передбачено перелік заході для заохочень, які може використовувати будь-яке підприємство. Цим документом визначено такі види заохочень:
- нагородження цінними подарунками;
- преміювання;
- оголошення подяки;
- нагородження Почесною грамотою;
- унесення до Книги пошани.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
