Документ, що визначає структуру підприємства, має назву структура і штатна чисельність (СШЧ). Клас за Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98) — організаційно-розпорядча документація. СШЧ — документ, що зазвичай передує штатному розпису, є основою для нього.
Унормовану форму СШЧ містить Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України від 20.06.2006 № 3.
Структура і штатна чисельність — це організаційний документ, де наведено:
- перелік назв і кодів структурних підрозділів підприємства, установи, організації (далі — підприємство);
- перелік посад у кожному з підрозділів;
- кількість штатних одиниць для кожної посади.
Вам стане у пригоді:
Штатна одиниця — економічна категорія, пов’язана з нормуванням праці. Кількість штатних одиниць залежить від потреб підприємства в різних видах робіт і терміновості їх виконання. Її розраховують за нормами часу на виконання цих робіт.
Проект СШЧ складає відділ кадрів, служба управління персоналом або працівник, відповідальний за кадрове діловодство.
СШЧ зазвичай оформляють на аркушах паперу формату А4.
Реквізити СШЧ:
| Гриф затвердження | СШЧ затверджує керівник підприємства або уповноважений ним орган на поточний рік. Варіантів два: шляхом проставлення грифа затвердження; розпорядчим документом — наказом керівника підприємства або рішенням уповноваженого ним органу |
| Дата | Датою СШЧ є дата затвердження |
| Назва виду документа | СТРУКТУРА І ШТАТНА ЧИСЕЛЬНІСТЬ |
| Заголовок | Назва організації + рік, на який складено документ. Заголовок подають у родовому відмінку, щоб поєднати з назвою виду документа: Структура і штатна чисельність на 2017 рік Товариства з обмеженою відповідальністю «Бузок» |
| Текст | Має табличну форму |
| Підпис | Підписує СШЧ один із заступників керівника підприємства |
| Віза | Управлінський реквізит, покликаний гарантувати вірогідність змісту документа. Дає змогу керівнику впевнитися, що відповідальні посадові особи перевірили та погодили текст. За необхідності СШЧ візує керівник відділу кадрів, служби управління персоналом або працівник, відповідальний за кадрове діловодство |
| Гриф погодження | Оформляють у разі погодження СШЧ із підприємством вищого рівня. СШЧ не погоджують із профспілковим комітетом або іншим представницьким органом найманих працівників |
| Відбиток печатки | Особисті підписи керівників у грифах затвердження і погодження засвідчують відбитками основних круглих печаток підприємств (за наявності печаток) |
Зміни до СШЧ уносять на підставі наказу з основної діяльності. Кількість і періодичність цих змін протягом року не обмежені.
Зразок оформлення СШЧ (скачати)
Структуру та штатну чисельність, складену за уніфікованою формою, можна візуалізувати та створити цікаву інфографіку. Інфографіку краще зрозуміють та запам’ятають нові працівники на етапі адартації. Її доцільно опублікувати на внутрішньому сайті та в корпоративних виданнях. Наприклад, у Книзі нового працівника.
Приклад оформлення структурної і штатної чисельності у вигляді інфографіки (скачати)
Структура та штатна чисельність — документ, що частково дублює текст штатного розпису. Щоб переконатися, порівняймо зміст цих документів:
| Структура та штатна чисельність | Штатний розпис |
| Перелік назв і кодів структурних підрозділів Перелік посад за Класифікатором професій Кількість штатних одиниць для кожної посади— з урахуванням вакансій | Перелік назв і кодів структурних підрозділів Перелік посад за Класифікатором професій Кількість штатних одиниць для кожної посади — з урахуванням вакансій Розміри посадових окладів, доплат і надбавок Місячний фонд заробітної плати |
Зазвичай спочатку складають СШЧ, а відтак — штатний розпис, що слугуватиме не лише організаційним, а й планово-фінансовим документом.
Ірина Іванченко,
шеф-редактор журналу «Кадровик-01» та системи «Експертус Кадри»
Тетяна Мартинюк,
головний редактор журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
