Додаток — складова документа, що уточнює, роз’яснює, доповнює його зміст або набуває чинності на підставі основного документа. Додатки мають документи всіх видів — й організаційно-розпорядчі, й інформаційно-аналітичні.
Оновлені зразки списків військового обліку
Деякі додатки становлять невід’ємну частину документа — додатки до наказів. Деякі є самостійними документами — додатки до супровідних листів.
Документ із додатками має містити відмітку про наявність додатків. Додаток, своєю чергою, — відмітку із посиланням на основний документ.
Якщо додатків багато, оформляємо опис додатків.
Керуйтеся базовими правилами та зразками, щоб виготовити витяг із документа
Види додатків
Є три види додатків:
- додатки, що затверджуються розпорядчими документами, — положення, інструкції, правила, порядки тощо;
- додатки довідкового характеру;
- додатки — самостійні документи, що надсилаємо із супровідними листами.
Від виду додатків залежить оформлення відміток.
Накази й додатки — затверджені документи
У тексті наказу посилання на додаток наводимо у відповідному пункті розпорядчої частини:
Затвердити список працівників, які беруть участь у впровадженні системи електронного документообігу, що додається.
Затвердити Положення про експертну комісію (додаток 1).
Затвердити склад експертної комісії (додаток 2).
Затвердити та ввести в дію з 1 січня 2018 року новий штатний розпис (додається).
У додатку — документі, затвердженому наказом, — вгорі праворуч, на першому аркуші оформляємо гриф затвердження:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора
_______ № _____
Слово «від» перед датою не пишемо.
Затверджений наказом документ теж може мати додатки. На їх початку робимо відмітки за такою формою:
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 8)
Додатки довідкового характеру
Додатки довідкового характеру — це графіки, схеми, таблиці, списки, особлива думка працівників тощо. На їх початку, вгорі праворуч оформляємо відмітку із посиланням на основний документ — акт, протокол, наказ тощо. Складові відмітки: вид, дата й номер основного документа.
У тексті основного документа робимо відмітку про наявність додатків:
…що додається
згідно з додатком
(додаток 1)
відповідно до додатка 2
(див. додаток 3)
Супровідний лист і додатки — самостійні документи
У супровідному листі відмітку про наявність додатків розташовуємо після тексту перед підписом.
Форма відмітки залежить від того, чи наведено в тексті листа повну назву додатка.
У тексті листа наведено назву додатка:
Додаток: на 3 арк. у 2 прим.
У тексті листа назву додатка не наведено:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за II квартал 2025 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на III квартал 2025 р. на 3 арк. в 1 прим.
Якщо додаток теж має додатки, враховуємо їх у відмітці:
Додаток: лист Державної служби статистики України від 12.05.2025 № 59/02-01 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.
У документах, які надсилаємо із супровідним листом, жодних посилань на лист не оформляємо.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними адресами, відмітку про наявність додатка оформляємо за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Оформлення додатків
Додатки оформляють на стандартних аркушах. На другому і наступних аркушах додатка роблять відмітку:
Продовження додатка
Продовження додатка 1
Закінчення додатка
Єдиний додаток не нумерують. За наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери арабськими цифрами: Додаток 1, Додаток 2. Знак № перед цифрою не ставлять.
Додатки до документа візують:
- укладач;
- керівник структурного підрозділу, де працює укладач.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), затверджені розпорядчим документом директора, підписують керівники структурних підрозділів — на лицьовому боці останнього аркуша.
Опис додатків
Якщо документ має понад 10 додатків, потрібно скласти опис.
Опис додатків — це систематизований перелік документів, що додаються, із зазначенням їхніх заголовків, дат, реєстраційних індексів, а також кількості аркушів.
В основному документі оформляємо відмітку за такою формою:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Зберігання додатків
Оригінали додатків незалежно від їх виду формують у справи разом з основними документами.
Наприклад, інструкцію про адміністрування договірної роботи, затверджену наказом керівника підприємства з основної діяльності (рішенням правління товариства), розміщують у справі після відповідного наказу (протоколу засідання правління). Додатки до листів — за супровідними листами, з якими їх надсилали кореспондентам.
