Додаток — складова документа, що уточнює, роз’яснює, доповнює його зміст або набуває чинності на підставі основного документа. Додатки мають документи всіх видів — й організаційно-розпорядчі, й інформаційно-аналітичні.
Деякі додатки становлять невід’ємну частину документа — додатки до наказів. Деякі є самостійними документами — додатки до супровідних листів.
Документ із додатками має містити відмітку про наявність додатків. Додаток, своєю чергою, — відмітку із посиланням на основний документ.
Якщо додатків багато, оформляємо опис додатків.
Види додатків
Є три види додатків:
- додатки, що затверджуються розпорядчими документами, — положення, інструкції, правила, порядки тощо;
- додатки довідкового характеру;
- додатки — самостійні документи, що надсилаємо із супровідними листами.
Від виду додатків залежить оформлення відміток.
Накази й додатки — затверджені документи
У тексті наказу посилання на додаток наводимо у відповідному пункті розпорядчої частини:
Затвердити список працівників, які беруть участь у впровадженні системи електронного документообігу, що додається.
Затвердити Положення про експертну комісію (додаток 1).
Затвердити склад експертної комісії (додаток 2).
Затвердити та ввести в дію з 1 січня 2018 року новий штатний розпис (додається).
У додатку — документі, затвердженому наказом, — вгорі праворуч, на першому аркуші оформляємо гриф затвердження:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора
_______ № _____
Слово «від» перед датою не пишемо.
Затверджений наказом документ теж може мати додатки. На їх початку робимо відмітки за такою формою:
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 8)
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
Додатки довідкового характеру
Додатки довідкового характеру — це графіки, схеми, таблиці, списки, особлива думка працівників тощо. На їх початку, вгорі праворуч оформляємо відмітку із посиланням на основний документ — акт, протокол, наказ тощо. Складові відмітки: вид, дата й номер основного документа.
У тексті основного документа робимо відмітку про наявність додатків:
…що додається
згідно з додатком
(додаток 1)
відповідно до додатка 2
(див. додаток 3)
Супровідний лист і додатки — самостійні документи
У супровідному листі відмітку про наявність додатків розташовуємо після тексту перед підписом.
Форма відмітки залежить від того, чи наведено в тексті листа повну назву додатка.
У тексті листа наведено назву додатка:
Додаток: на 3 арк. у 2 прим.
У тексті листа назву додатка не наведено:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за II квартал 2017 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на III квартал 2017 р. на 3 арк. в 1 прим.
Якщо додаток теж має додатки, враховуємо їх у відмітці:
Додаток: лист Державної служби статистики України від 12.05.2017 № 59/02-01 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.
У документах, які надсилаємо із супровідним листом, жодних посилань на лист не оформляємо.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними адресами, відмітку про наявність додатка оформляємо за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Оформлення додатків
Додатки оформляють на стандартних аркушах. На другому і наступних аркушах додатка роблять відмітку:
Продовження додатка
Продовження додатка 1
Закінчення додатка
Єдиний додаток не нумерують. За наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери арабськими цифрами: Додаток 1, Додаток 2. Знак № перед цифрою не ставлять.
Додатки до документа візують:
- укладач;
- керівник структурного підрозділу, де працює укладач.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), затверджені розпорядчим документом директора, підписують керівники структурних підрозділів — на лицьовому боці останнього аркуша.
Опис додатків
Якщо документ має понад 10 додатків, потрібно скласти опис.
Опис додатків — це систематизований перелік документів, що додаються, із зазначенням їхніх заголовків, дат, реєстраційних індексів, а також кількості аркушів.
В основному документі оформляємо відмітку за такою формою:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Зберігання додатків
Оригінали додатків незалежно від їх виду формують у справи разом з основними документами.
Наприклад, інструкцію про адміністрування договірної роботи, затверджену наказом керівника підприємства з основної діяльності (рішенням правління товариства), розміщують у справі після відповідного наказу (протоколу засідання правління). Додатки до листів — за супровідними листами, з якими їх надсилали кореспондентам.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
