Оформлення та зберігання документів з додатками

Деякі додатки становлять невід’ємну частину документа — додатки до наказів. Деякі є самостійними документами — додатки до супровідних листів.

Документ із додатками має містити відмітку про наявність додатків. Додаток, своєю чергою, — відмітку із посиланням на основний документ.

Якщо додатків багато, оформляємо опис додатків.

Види додатків

Є три види додатків:

• додатки, що затверджуються розпорядчими документами, — положення, інструкції, правила, порядки тощо;
• додатки довідкового характеру;
• додатки — самостійні документи, що надсилаємо із супровідними листами.

Від виду додатків залежить оформлення відміток.

Накази й додатки — затверджені документи

У тексті наказу посилання на додаток наводимо у відповідному пункті розпорядчої частини:

У додатку — документі, затвердженому наказом, — вгорі праворуч, на першому аркуші оформляємо гриф затвердження:

Слово «від» перед датою не пишемо.

Затверджений наказом документ теж може мати додатки. На їх початку робимо відмітки за такою формою:

Додатки довідкового характеру

Додатки довідкового характеру — це графіки, схеми, таблиці, списки, особлива думка працівників тощо. На їх початку, вгорі праворуч оформляємо відмітку із посиланням на основний документ — акт, протокол, наказ тощо. Складові відмітки: вид, дата й номер основного документа.

У тексті основного документа робимо відмітку про наявність додатків:

Супровідний лист і додатки — самостійні документи

У супровідному листі відмітку про наявність додатків розташовуємо після тексту перед підписом.

Форма відмітки залежить від того, чи наведено в тексті листа повну назву додатка.

У тексті листа наведено назву додатка:

 У тексті листа назву додатка не наведено:

Якщо додаток теж має додатки, враховуємо їх у відмітці:

У документах, які надсилаємо із супровідним листом, жодних посилань на лист не оформляємо.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними адресами, відмітку про наявність додатка оформляємо за такою формою:

Оформлення додатків

Додатки оформляють на стандартних аркушах. На другому і наступних аркушах додатка роблять відмітку:

Єдиний додаток не нумерують. За наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери арабськими цифрами: Додаток 1, Додаток 2. Знак № перед цифрою не ставлять.

Додатки до документа візують:

• укладач;
• керівник структурного підрозділу, де працює укладач.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), затверджені розпорядчим документом директора, підписують керівники структурних підрозділів — на лицьовому боці останнього аркуша.

Опис додатків

Якщо документ має понад 10 додатків, потрібно скласти опис.

Опис додатків — це систематизований перелік документів, що додаються, із зазначенням їхніх заголовків, дат, реєстраційних індексів, а також кількості аркушів.

В основному документі оформляємо відмітку за такою формою:

Зберігання додатків

Оригінали додатків незалежно від їх виду формують у справи разом з основними документами.

Наприклад, інструкцію про адміністрування договірної роботи, затверджену наказом керівника підприємства з основної діяльності (рішенням правління товариства), розміщують у справі після відповідного наказу (протоколу засідання правління). Додатки до листів — за супровідними листами, з якими їх надсилали кореспондентам.

Олександр Денисенко,
заступник директора департаменту — начальник відділу нормативно-методичного забезпечення діловодства та розвитку інформаційних технологій департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державної архівної служби України

Тетяна Мартинюк, 
головний редактор журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера»