Коли вирішує звільнитися працівник, із яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність, постають два непростих запитання: як звільнити матеріально-відповідальну особу та кому і як передати матеріальні (грошові) цінності?
Судова практика свідчить, що доволі часто роботодавці припускаються помилок, які дають привід колишнім працівникам звернутися до суду. Пропонуємо скористатися шкільним прийомом — зробити роботу над помилками.
Як звільнити матеріально відповідальну особу
Помилка 1
Не звільняти працівника допоки він не передав цінності
Порядок звільнення матеріально відповідального працівника, безумовно, має особливості, але підстави й оформлення кадрових документів — стандартні, як і для всіх інших працівників. І не має значення хто ініціює звільнення: працівник чи роботодавець.
Приклад
Працівник надав заяву про звільнення за власним бажанням. Після спливу двох тижнів роботодавець мусить звільнити працівника. Позиція «звільню, коли передаси одержані цінності» — прямий шлях до судового позову, оскільки очевидне порушення законодавства про працю. Кодекс законів про працю України (КЗпП) не пов’язує право працівника звільнитися за власним бажанням із будь-якими виробничими обставинами: потребою закінчити проект, завершити перемовини; здати отримані цінності.
Організувати передавання цінностей — завдання роботодавця. Безумовно, на це потрібен час. Тож роботодавець може відмовити працівнику у звільненні за угодою сторін «сьогодні на сьогодні», але не може цього зробити після спливу строку попередження про звільнення за власним бажанням. Доведеться задовольнити і прохання працівника про термінове звільнення, якщо є поважні причини для звільнення за власним бажанням.
Помилка 2
Не видавати трудову книжку або не провадити розрахунок при звільненні, аби «стимулювати» вже колишнього працівника підписати документи, повернути цінності чи погасити борг
Якщо роботодавець має до колишнього працівника фінансові претензії, вирішувати їх потрібно у судовому порядку.
Якщо роботодавець не видав працівнику в день звільнення трудову книжку, яку зберігав на підприємстві, він зобов’язаний виплатити середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).
Якщо роботодавець не виплатив належні звільненому працівникові кошти в день звільнення, він повинен виплатити йому середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців (ст. 117 КЗпП).
Штраф за непрацевлаштування осіб з інвалідністю
Кому і як передати цінності
Обставини, за яких потрібно передати цінності, можуть різнитися, як і спосіб їх передавання. Однак за будь-яких умов до звільнення або зміни матеріально відповідальної особи проводять інвентаризацію.
Помилка 3
Передавати цінності іншій особі за актом без проведення інвентаризації
Інвентаризація — єдиний спосіб:
- встановити, які цінності мають бути передані та у якій кількості;
- зафіксувати фактичну кількість наявних цінностей.
При зміні матеріально відповідальної особи інвентаризація цінностей обов’язкова (абзац 4 п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну України від 02.09.2014 № 879; далі — Положення). Цю умову включають і до Правил внутрішнього трудового розпорядку.
Увага!
Положення поширюється на всі юридичні особи, створені відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також на представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності (п. 2 Положення).
Роботодавець проводить інвентаризацію не тільки заради дотримання вимог законодавства. Насамперед, це спосіб захисту фінансових інтересів підприємства. Якщо під час інвентаризації комісія виявить нестачу, підприємство матиме підстави для відшкодування у судовому порядку збитків, заподіяних колишнім працівником.
Порядок і строки проведення інвентаризації визначають у наказі з адміністративно-господарських питань. У наказі фіксують, зокрема, склад комісії, строк надання на затвердження керівнику підприємства результатів інвентаризації, умову про обов’язкову присутність матеріально відповідальної особи.
Стаття підкаже, які документи можуть підтвердити знищення майна та відсутність умов для роботи внаслідок війни. Адже необхідно мати докази, щоб застосувати нову підставу звільнення. Алгоритм із готовими зразками відексперта допоможе правильно оформити звільнення працівників, якщовиникне така потреба.
Узагальнених моделей передавання цінностей дві, й жодна не унормована законодавством. Перша — кандидата на посаду, яка вивільняється, ще не знайшли. Друга — вже є інша особа, готова приступити до роботи на наступний день після звільнення попередника.
Розглянемо першу модель. Зрозуміло, що роботу, пов’язану з обслуговуванням цінностей не доручиш першому ліпшому. Тож пошук кандидата може зайняти певний час. За таких умов варто пошукати заміну серед працівників підприємства.
Помилка 4
Цінності передають іншому працівнику за актом, так би мовити, на зберігання, а не доручають виконання додаткової роботи на умовах суміщення
Цінності передають іншому працівнику за актом, так би мовити, на зберігання, а не доручають виконання додаткової роботи на умовах суміщення.
Уявімо, що на підприємстві два склади і два комірники. Один комірник звільняється. Комірник — особа матеріально відповідальна, тож передати йому цінності — рішення правильне. Однак факт передавання цінностей тільки забезпечить їх збереженість, а не зобов’яже комірника виконувати роботу на двох посадах. На час пошуку кандидата на посаду виконання роботи за другою посадою комірнику потрібно доручити на умовах суміщення.
Така помилка може дорого коштувати роботодавцю. Законодавство дозволяє роботодавцю укладати договір не з усіма працюючими на підприємстві (див. ст. 135-1 КЗпП, постанову Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 № 447/24). Якщо договір укласти з працівником, посада (виконувана робота) якого відсутня у переліку, викладеному в означеній постанові, роботодавець не зможе притягнути працівника до повної матеріальної відповідальності.
Приклад
З підприємства звільнився касир. Гроші за актом приймання-передачі (далі — акт) передали головному бухгалтеру, з яким уклали договір. У разі нестачі притягнути головного бухгалтера до повної матеріальної відповідальності роботодавець не зможе, бо працівник не належить до категорії працівників, з якими згідно зі статтею 135-1 КЗпП можна укласти договір. Тож доведеться звернутися до правоохоронних органів для встановлення факту крадіжки. А стягувати заподіяні збитки роботодавець буде у судовому порядку.
Як вийти з такої ситуації? Перший варіант — інвентаризаційна комісія може прийняти цінності по акту, опечатати приміщення. Після укладання договору (як із працівником підприємства, так і з новоприйнятою особою) комісія зможе передати цінності.
Другий варіант — запровадити головному бухгалтеру або іншому працівнику бухгалтерської служби суміщення на посаді касира. В такому випадку за суміщуваною посаду зможете укласти договір.
Ключове про трудовий договір зі зразком
Якою ж повинна бути процедура? Мінсоцполітики у листі від 24.07.2013 № 8117/0/14-13/06 звертає увагу, що до прийняття на посаду іншої особи, потрібно звільнити того, хто її обіймає, і пропонує таку послідовність дій:
- до звільнення матеріально відповідальна особа передає цінності іншому працівнику за актом;
- керівник підприємства видає наказ про тимчасове призначення цього працівника (як правило, він має належати до тієї ж категорії персоналу). З працівником укладають договір і передають йому цінності за актом;
- приймають на роботу нового працівника, укладають з ним договір. Тимчасово призначений працівник передає цінності новоприйнятому за актом.
У такій ситуації доведеться провести інвентаризацію двічі і скласти два акти.
Алгоритм дій буде таким:
| КРОК 1 | Визначаємо працівника, який виконуватиме обов’язки |
| КРОК 2 | Отримуємо згоду працівника на виконання додаткової роботи на умовах суміщення |
| КРОК 3 | Проводимо інвентаризацію, працівник, який звільняється, передає цінності іншому працівнику підприємства за актом |
| КРОК 4 | Оформлюємо звільнення матеріально-відповідального працівника |
| КРОК 5 | Доручаємо іншому працівнику виконання додаткової роботи на умовах суміщення |
| КРОК 6 | Укладаємо договір |
| КРОК 8 | Знаходимо нового постійного працівника |
| КРОК 8 | Проводимо інвентаризацію |
| КРОК 9 | Скасовуємо суміщення |
| КРОК 10 | Приймаємо нового постійного працівника |
| КРОК 11 | Укладаємо договір |
| КРОК 12 | Працівник, який суміщав посаду передає цінності за актом |
Якщо вже дібрали наступника на посаду матеріально відповідальної особи, що звільняється, процедуру можна спростити.
Помилка 5
В останній день роботи працівника, який звільняється, цінності передають особі, яка ще не прийнята на роботу
Не можна передавати цінності й укладати договір з особою, яка не працює на підприємстві.
Перед звільненням працівник передає за актом цінності комісії, яка проводила інвентаризацію. Приміщення, де зберігаються матеріальні цінності (сейф з грошовими цінностями), комісія опечатує. На наступний день після звільнення попереднього працівника, приймають нового і передають цінності йому.
