Закриття номенклатур справ за 2017 рік

Обов’язок підприємства у справі діловодній — закривати номенклатури справ за рік минулий. Хто та як має це робити, розповідаємо.

Закривати номенклатури справ вимагають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (п. 20 гл. 1 розд. IV).

Підрозділи закривають номенклатури справ підрозділів. Служба діловодства або секретар — зведену номенклатуру справ.

Закриття номенклатур справ за 2017 рік Вам стане у пригоді: Номенклатура справ відділу кадрів на 2018 рік

Як закрити номенклатуру справ підрозділу

Перевірте:

  • які справи, передбачені затвердженою номенклатурою, сформували, а які навіть не заводили;
  • чи є додатково сформовані справи, не зафіксовані в номенклатурі;
  • чи відповідають справи вимозі щодо максимального обсягу — 250 аркушів або 40 мм завтовшки.

Візьміть робочий примірник номенклатури справ підрозділу — витяг із затвердженої зведеної номенклатури, який отримали від служби діловодства на початку року. До нього вноситимете уточнення.

Закриття номенклатур справ за 2017 рікЧитайте також: Номенклатура справ кадрової служби на прийдешній рік: 17 правил

У рядках із заголовками незаведених справ, у графі 5 «Примітки» запишіть: Справа не заведена.

Заголовки додатково сформованих справ, не передбачених затвердженою номенклатурою, внесіть:

  • до робочого примірника номенклатури;
  • від руки;
  • під резервними номерами.

Увага!

Резервні номери — пусті пронумеровані рядки наприкінці номенклатури. Передбачайте їх щоразу, коли розробляєте нову номенклатуру.

Якщо резервних номерів не вистачить, оформіть записи про додаткові справи на окремому аркуші під заголовком:

Доповнення до номенклатури справ відділу _________________ на 2017 рік

Аркуш із записами про додатково сформовані справи:

  • погодьте із працівником служби діловодства, який підписав зведену номенклатуру перед затвердженням;
  • долучіть до робочого примірника номенклатури справ підрозділу.

Справи, обсяг яких перевищує нормативний показник, розділіть на томи. Дані про кількість томів внесіть до графи 3 — «Кількість справ (томів, частин)».

Коли визначатимете загальну кількість справ за рік, рахуйте томи як окремі справи.

Оформте підсумковий запис номенклатури справ структурного підрозділу.

Підсумкові дані про категорії та кількість справ у підрозділі передайте до служби діловодства.

Закриту номенклатуру справ підрозділу зберігайте протягом 3-х років після заміни новою (ст. 112-в Переліку № 578/5).

Закриття номенклатур справ за 2017 рік Дізнайтеся, чи видавати наказ про затвердження номенклатури справ

Як закрити зведену номенклатуру справ

Коли отримаєте підсумкові дані від структурних підрозділів, у зведеній номенклатурі справ:

  • проставте примітки Справа не заведена — у графі 5, у рядках із заголовками незаведених справ;
  • заповніть графу 3 — «Кількість справ (томів, частин)»;
  • складіть підсумковий запис.

Підсумкові дані зі зведеної номенклатури справ передайте до архівного підрозділу.

Закриту зведену номенклатуру справ зберігайте 5 років (ст. 112-а Переліку № 578/5).

Зведену номенклатуру справ, побудовану за функціональним принципом, закривайте за тими ж правилами, що й номенклатуру справ, складену за структурним принципом.

Олександр Денисенко,
заступник начальника відділу взаємодії з державними органами та
інформаційно-аналітичного забезпечення Державної архівної служби


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до Дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, а також Юлія Видиборець з інформацією про новий мобілізаційний закон — головні зміни. Ще у програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам. Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді