Закривати номенклатури справ вимагають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (п. 20 гл. 1 розд. IV).
Підрозділи закривають номенклатури справ підрозділів. Служба діловодства або секретар — зведену номенклатуру справ.
Вам стане у пригоді: Номенклатура справ відділу кадрів на 2018 рік
Як закрити номенклатуру справ підрозділу
Перевірте:
- які справи, передбачені затвердженою номенклатурою, сформували, а які навіть не заводили;
- чи є додатково сформовані справи, не зафіксовані в номенклатурі;
- чи відповідають справи вимозі щодо максимального обсягу — 250 аркушів або 40 мм завтовшки.
Візьміть робочий примірник номенклатури справ підрозділу — витяг із затвердженої зведеної номенклатури, який отримали від служби діловодства на початку року. До нього вноситимете уточнення.
Читайте також: Номенклатура справ кадрової служби на прийдешній рік: 17 правил
У рядках із заголовками незаведених справ, у графі 5 «Примітки» запишіть: Справа не заведена.
Заголовки додатково сформованих справ, не передбачених затвердженою номенклатурою, внесіть:
- до робочого примірника номенклатури;
- від руки;
- під резервними номерами.
Якщо резервних номерів не вистачить, оформіть записи про додаткові справи на окремому аркуші під заголовком:
Аркуш із записами про додатково сформовані справи:
- погодьте із працівником служби діловодства, який підписав зведену номенклатуру перед затвердженням;
- долучіть до робочого примірника номенклатури справ підрозділу.
Справи, обсяг яких перевищує нормативний показник, розділіть на томи. Дані про кількість томів внесіть до графи 3 — «Кількість справ (томів, частин)».
Коли визначатимете загальну кількість справ за рік, рахуйте томи як окремі справи.
Оформте підсумковий запис номенклатури справ структурного підрозділу.
Підсумкові дані про категорії та кількість справ у підрозділі передайте до служби діловодства.
Закриту номенклатуру справ підрозділу зберігайте протягом 3-х років після заміни новою (ст. 112-в Переліку № 578/5).
Дізнайтеся, чи видавати наказ про затвердження номенклатури справ
Як закрити зведену номенклатуру справ
Коли отримаєте підсумкові дані від структурних підрозділів, у зведеній номенклатурі справ:
- проставте примітки Справа не заведена — у графі 5, у рядках із заголовками незаведених справ;
- заповніть графу 3 — «Кількість справ (томів, частин)»;
- складіть підсумковий запис.
Підсумкові дані зі зведеної номенклатури справ передайте до архівного підрозділу.
Закриту зведену номенклатуру справ зберігайте 5 років (ст. 112-а Переліку № 578/5).
Зведену номенклатуру справ, побудовану за функціональним принципом, закривайте за тими ж правилами, що й номенклатуру справ, складену за структурним принципом.
Олександр Денисенко,
заступник начальника відділу взаємодії з державними органами та
інформаційно-аналітичного забезпечення Державної архівної служби
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
