Які реєстраційні форми кадрового діловодства обов’язково мають бути на підприємстві? Чому слід вести рекомендовані реєстраційні форми? Які переваги обліку листків непрацездатності?
Серед реєстраційних форм відділу кадрів є обов’язкові, вести які вимагає законодавство. Наприклад, реєструвати накази з кадрових питань тривалого і тимчасового строків зберігання зобов’язує глава 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). Обліковувати неповнолітніх працівників — стаття 189 КЗпП:
На кожному підприємстві, в установі, організації має вестися спеціальний облік працівників, які не досягли 18 років, із зазначенням дати їх народження.
Про деякі реєстраційні форми немає згадки в нормативних актах, проте ці форми дають змогу оцінювати обсяг документообігу, швидко знаходити документи, додержувати визначених законом строків.
Обов’язкові реєстраційні форми відділу кадрів
Відділ кадрів має вести:
Облік справ відділу кадрів ведуть за номенклатурою справ. Виняток — трудові книжки, особові справи й особові картки. Кожен вид вносять до номенклатури під одним індексом, а обліковують за окремими формами.
Особові картки обліковуємо за Журналом обліку прийняття працівників. Цю реєстраційну форму передбачає стаття 529 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Строк зберігання — 75 років. Оскільки особові картки ведуть на всіх осіб, яких приймають на роботу, особовій картці можна присвоїти номер, що відповідатиме порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття працівників.
Унормована форма є лише для Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277).
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання
СКАЧАТИ
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання
СКАЧАТИ
Журнал реєстрації трудових договорів у письмовій формі
СКАЧАТИ
Журнал обліку особових справ
СКАЧАТИ
Журнал обліку прийняття працівників
СКАЧАТИ
Журнал обліку неповнолітніх працівників
СКАЧАТИ
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
Рекомендовані реєстраційні форми відділу кадрів
Реєстрація документа — це внесення до облікової форми стислих відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати зареєстрування (Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» ДСТУ 2732:2004).
Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.
Реєстраційний індекс — обов’язковий реквізит будь-якого документа (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 № 55).
Реєстрації підлягають і договори про повну матеріальну відповідальність, і направлення на медичні огляди, і посадові (робочі) інструкції. Реєструвати ці документи можна в Журналі реєстрації внутрішніх (створюваних) документів, який веде канцелярія. Для поліпшення пошуково-інформаційної роботи можна оформити й окремі журнали реєстрації.
Журнал реєстрації договорів про повну матеріальну відповідальність
СКАЧАТИ
Журнал реєстрації направлень на медичні огляди
СКАЧАТИ
Журнал реєстрації посадових (робочих) інструкцій працівників
СКАЧАТИ
Увага!
Документи реєструють служба діловодства (секретар) та підрозділи. Служба діловодства централізовано реєструє, зокрема, запити та звернення, документи, що надійшли директору та його заступникам для розгляду, накази з основної діяльності, протоколи й рішення колегіальних органів.
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів, реєструють ці підрозділи (п. 3 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).
Реєстрація заяв працівників убезпечить у разі судових спорів. Наприклад, у справах про звільнення.
Журнал реєстрації заяв з кадрових питань
СКАЧАТИ
Приклад 1
Відповідно до правил діловодства заява має бути зареєстрована у день надходження. З дати реєстрації заяви починається відлік двотижневого строку попередження про звільнення за власним бажанням, визначеного статтею 38 КЗпП. Протягом цього строку працівник має право відкликати заяву.
Будь-яке підприємство має виконувати квоту для працевлаштування осіб, яким складно на рівних конкурувати на ринку праці (ст. 14 Закону України «Про зайнятість населення»). Однак виконання квоти — динамічний процес, будь-який квотник ураховується протягом певного часу, у будь-який день звітного року може «вийти» або «увійти» до квоти.
Приклад 2
Працівник може набути права на зарахування до квоти (приміром, після отримання статусу учасника бойових дій) і «вийти» з квотної категорії (приміром, якщо дитині працівника виповнилося 6 років).
Спростить обчислення показників виконання квоти облік квотників у спеціальному Журналі. Вести його можна в електронному вигляді.
Журнал обліку працівників, які ураховуються до квоти для працевлаштування
СКАЧАТИ
Законодавство не зобов’язує обліковувати листки непрацездатності, хоча стаття 739 Переліку № 578/5 передбачає журнали реєстрації листків непрацездатності. Їх зберігають упродовж трьох років після закінчення.
Переваги такого журналу беззаперечні. Фіксація дати подання листка непрацездатності у журналі мінімізує ризик конфлікту щодо строків оплати лікарняного; підтвердить, що лікарняний був, якщо той «загубиться» після передання до комісії із соцстраху чи бухгалтерії.
Журнал обліку листків непрацездатності
СКАЧАТИ
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
