Серед реєстраційних форм відділу кадрів є обов’язкові, вести які вимагає законодавство. Наприклад, реєструвати накази з кадрових питань тривалого і тимчасового строків зберігання зобов’язує глава 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). Обліковувати неповнолітніх працівників — стаття 189 КЗпП:
На кожному підприємстві, в установі, організації має вестися спеціальний облік працівників, які не досягли 18 років, із зазначенням дати їх народження.
Про деякі реєстраційні форми немає згадки в нормативних актах, проте ці форми дають змогу оцінювати обсяг документообігу, швидко знаходити документи, додержувати визначених законом строків.
Онлайн-сервіс ➦ «Строки зберігання документів»
Обов’язкові реєстраційні форми відділу кадрів
Відділ кадрів має вести:
- Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання
- Журнал реєстрації трудових договорів у письмовій формі
- Журнал обліку особових справ
- Журнал обліку прийняття працівників
- Журнал обліку неповнолітніх працівників
Облік справ відділу кадрів ведуть за номенклатурою справ. Виняток — трудові книжки, особові справи й особові картки. Кожен вид вносять до номенклатури під одним індексом, а обліковують за окремими формами.
Особові картки обліковуємо за Журналом обліку прийняття працівників. Цю реєстраційну форму передбачає стаття 529 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Строк зберігання — 75 років. Оскільки особові картки ведуть на всіх осіб, яких приймають на роботу, особовій картці можна присвоїти номер, що відповідатиме порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття працівників.
Унормована форма є лише для Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277).
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання
Журнал реєстрації трудових договорів у письмовій формі
Журнал обліку особових справ
Журнал обліку прийняття працівників
Журнал обліку неповнолітніх працівників
Рекомендовані реєстраційні форми відділу кадрів
Реєстрація документа — це внесення до облікової форми стислих відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати зареєстрування (Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» ДСТУ 2732:2004).
Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.
Реєстраційний індекс — обов’язковий реквізит будь-якого документа (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 № 55).
Реєстрації підлягають і договори про повну матеріальну відповідальність, і направлення на медичні огляди, і посадові (робочі) інструкції. Реєструвати ці документи можна в Журналі реєстрації внутрішніх (створюваних) документів, який веде канцелярія. Для поліпшення пошуково-інформаційної роботи можна оформити й окремі журнали реєстрації.
Журнал реєстрації договорів про повну матеріальну відповідальність
Журнал реєстрації направлень на медичні огляди
Журнал реєстрації посадових (робочих) інструкцій працівників
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів, реєструють ці підрозділи (п. 3 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).
Реєстрація заяв працівників убезпечить у разі судових спорів. Наприклад, у справах про звільнення.
Журнал реєстрації заяв з кадрових питань
Будь-яке підприємство має виконувати квоту для працевлаштування осіб, яким складно на рівних конкурувати на ринку праці (ст. 14 Закону України «Про зайнятість населення»). Однак виконання квоти — динамічний процес, будь-який квотник ураховується протягом певного часу, у будь-який день звітного року може «вийти» або «увійти» до квоти.
Спростить обчислення показників виконання квоти облік квотників у спеціальному Журналі. Вести його можна в електронному вигляді.
Журнал обліку працівників, які ураховуються до квоти для працевлаштування
Законодавство не зобов’язує обліковувати листки непрацездатності, хоча стаття 739 Переліку № 578/5 передбачає журнали реєстрації листків непрацездатності. Їх зберігають упродовж трьох років після закінчення.
Переваги такого журналу беззаперечні. Фіксація дати подання листка непрацездатності у журналі мінімізує ризик конфлікту щодо строків оплати лікарняного; підтвердить, що лікарняний був, якщо той «загубиться» після передання до комісії із соцстраху чи бухгалтерії.
Журнал обліку листків непрацездатності
Олександр Денисенко,
заступник начальника взаємодії з державними органами,
інформаційно-аналітичного забезпечення Державної архівної служби України
Ірина Іванченко,
шеф-редактор журналу «Кадровик-01» та системи «Експертус Кадри»
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
