Увольнение директора: передача документов и уведомления госорганов

Поскольку директор общества является наемным работником, его увольнение происходит на общих основаниях, предусмотренных Кодексом законов о труде Украины (КЗоТ), хотя кадровая процедура будет сложнее, чем для остальных работников.

Вопросы назначения и увольнения директора относятся к компетенции общего собрания общества (ст. 99 Гражданского кодекса Украины).

Приказ об увольнении директора и запись в трудовой книжки

Как правило, на основании протокола общего собрания директор издает приказ о своем увольнении.

Приказ об увольнении может быть оформлен по типовой форме № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)», утвержденной приказом Госстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 № 489, либо по форме, отличной от типовой, которая будет содержать все показатели, предусмотренные формой № П-4.

Записи в трудовые книжки работников вносят согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58 (далее — Инструкция № 58). Запись в трудовой книжке об увольнении директора не будет содержать никаких особенностей по сравнению с другими работниками.

Передача документов и основной печати при увольнении директора

Обычно, у директора хранятся оригиналы учредительных документов, лицензий, патентов, свидетельств и других разрешительных документов.

При смене руководителя организации наличие и состояние документов (дел), находящихся в делопроизводстве структурных подразделений и архиве, а также учетных документов и справочного аппарата к ним, отражаются отдельным разделом в акте приема-передачи организации. Согласно учетных данных службы делопроизводства и архива в акте приводят отдельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в архиве, в т. ч. количество дел, внесенных в Национальный архивный фонд.

Ни Правила № 1000/5, ни другие нормативно-правовые документы в сфере делопроизводства не содержат типовой или примерной формы Акта приема-передачи организации.

Акт приема-передачи организации составляют с целью:

• зафиксировать перечень уставных и других важных документов, которые передаются новому руководителю (если впоследствии будут случаться спорные ситуации, связанные с нехваткой документов, акт даст возможность разграничить ответственность прежнего и нового руководителей организации);

• констатировать наличие или отсутствие документов, которые передаются, и состояние дел в организации.

Порядок передачи документов и дел при смене руководителя организации может быть определен учредительными документами и подробно регламентирована локальными актами организации (например, инструкции по делопроизводству).

О передаче основной печати организации также указывается в Акте.

Внесение изменений о руководителе общества в Единый государственный реестр юридических лиц и физических лиц — предпринимателей

В Едином государственном реестре юридических лиц и физических лиц — предпринимателей (дальше — Единственный государственный реестр) содержатся сведения относительно юридического лица, в т. ч. данные лица: фамилия, имя, отчество, дата избрания (назначения) и регистрационные номера учетных карточек налогоплательщиков, которые избираются (назначаются) в орган управления юридического лица, уполномоченных представлять юридическое лицо в правоотношениях с третьими лицами, или лиц, которые имеют право совершать действия от имени юридического лица без доверенности, в том числе подписывать договоры (ст. 17 Закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.2003 № 755-IV; далее — Закон № 755).

Если изменение сведений о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре, не связано с изменениями, которые вносятся в учредительные документы юридического лица, или не подлежит государственной регистрации, лицо, уполномоченное действовать от имени юридического лица (исполнительного органа), подает (направляет почтовым отправлением с описанием вложения) государственному регистратору по местонахождению регистрационного дела юридического лица заполненную регистрационную карточку о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре (ч. 1 ст. 19 Закона № 755).

Приказом Минюста от 10.04.2015 № 529/5 Форму 4 изложено в новой редакции.

Также подаются экземпляр оригинала (ксерокопия, нотариально заверенная копия) решения уполномоченного органа управления юридического лица о смене лиц, уполномоченных действовать от имени юридического лица (исполнительного органа), и/или распорядительного документа об их назначении.

Законом № 755 не определен срок, в который нужно сообщить государственному регистратору о смене руководителя юридического лица. Однако пока не внесены изменения в Единый государственный реестр, лицо и в дальнейшем будет фигурировать в нем как руководитель юридического лица, даже после увольнения.

При отсутствии оснований для оставления без рассмотрения документов о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре государственный регистратор обязан сделать запись о внесении изменений не позднее следующего рабочего дня с даты поступления документов.

В случае внесения в Единый государственный реестр записи об изменении сведений о юридическом лице, которые согласно Закону № 755 указываются в выписке из Единого государственного реестра, государственный регистратор должен выдать (послать почтовым отправлением с описанием вложения) заявителю выписку из Единого государственного реестра в день получения от органов статистики, доходов и сборов, ПФУ сведений о внесении соответствующих сведений в ведомственных реестров (ч. 10 ст. 19 Закона № 755 в редакции Закона Украины от 12.02.2015 № 191-VIII).

На практике получение сведений от других государственных органов и выдача выписки с указанием нового руководителя общества занимает около 5 рабочих дней с даты подачи необходимых документов государственному регистратору.

Уведомлять ли налоговые органы о смене руководителя общества?

Поскольку сведения о обществе с ограниченной ответственностью, в том числе о его руководителе, содержащиеся в Едином государственном реестре, то согласно требованиям пункта 9.1 Порядка учета налогоплательщиков и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 № 1588 (в редакции приказа Минфина от 22.04.2014 № 462; далее — Порядок № 462), налоговые органы вносят изменения и дополнения в Единый банк данных юридических лиц на основании информации об изменении руководителя общества, полученной от органов государственной регистрации.

Подача документов в налоговые органы самим обществом для уведомления о смене руководителя уже не требуется.

После обновления сведений Единого банка данных юридических лиц контролирующий орган передает в Единый государственный реестр сведения о внесении соответствующих сведений в реестр Центрального контролирующего органа (п. 9.6 Порядка № 462). После этого государственный регистратор выдает ООО обновленную выписку из Единого государственного реестра.

Предусмотрена ли ответственность за несообщение о смене директора?

Нарушение установленного порядка взятия на учет (регистрации) в контролирующих органах влечет за собой ответственность в соответствии со статьей 117 Налогового кодекса Украины (НК).

Так, неподача в сроки и в случаях, предусмотренных НК, заявлений или документов для взятия на учет в соответствующем контролирующем органе, регистрации изменений местонахождения или внесения других изменений в свои учетные данные, неподача исправленных документов для взятия на учет или внесения изменений, представление с ошибками или в неполном объеме, неподача сведений относительно лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета и/или составление налоговой отчетности, согласно требованиям установленных НК, — тянут за собой наложение штрафа на юридических лиц, обособленные подразделения юридического лица или юридическое лицо, ответственное за начисление и уплату налогов в бюджет во время выполнения договора о совместной деятельности, — 510 грн.

В случае неустранения таких нарушений или за те же действия, совершенные в течение года лицом, к которому были применены штрафы за такое нарушение, — влекут за собой наложение штрафа на юридических лиц, обособленные подразделения юридического лица или юридическое лицо, ответственное за начисление и уплату налогов в бюджет во время выполнения договора о совместной деятельности, — 1020 грн.

Как сообщать об увольнении директора ООО и принятие нового руководителя общества Пенсионный фонд Украины, фонды социального страхования, орган статистики?

Поскольку на сегодня согласно статье 5 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI учет общества, как плательщика единого социально взноса осуществляется органами доходов и сборов, то отдельно сообщать о смене директора Пенсионный фонд Украины (ПФУ) и фонды социального страхования не нужно.

Согласно пункта 12 Положения о Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины, утвержденного постановлением КМУ от 22.01.1996 № 118, основанием для внесения в ЕГРПОУ или исключения из него данных относительно субъектов, а также внесение изменений в ЕГРПОУ является поступление от государственного регистратора в орган государственной статистики информации о совершении регистрационных действий, предусмотренных Законом № 755, в частности внесение изменений о руководителе общества. Поэтому сейчас общество не обязано самостоятельно подавать документы о смене руководителя в органы статистики.

При необходимости, после внесения изменений в Единый государственный реестр общество по желанию может получить сведения из ЕГРПОУ с указанием нового руководителя в порядке, предусмотренном законодательством (Положение о порядке и условиях пользования данными Единого государственного реестра предприятий и организаций Украины, утвержденное приказом Госстата от 28.11.2005 № 386).

Напоследок заметим, что о смене директора целесообразно сообщить хотя бы основных контрагентов ООО.