Заяви належать до організаційних документів.
Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003» (далі — ДСТУ 4163-2003), затвердженому наказом Держспоживполітики від 07.04.2003 № 55 (п. 11. гл. 1 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Три обов’язкові кроки, щоб побудувати кар’єру у своїй компанії
Відповідно до пункту 7.1 ДСТУ 4163–2003 документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки. При цьому, окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.
Увага: оформлення заяв власноруч є лише дозволеним винятком із загального правила, за яким документи оформлюють з використанням комп’ютерних технологій.
Загалом, реквізитами заяви є 10 елементів:- найменування юридичної особи,
- код документа за Державним класифікатором управлінської документації,
- адресат,
- відомості про автора заяви,
- дата,
- реєстраційний індекс,
- текст,
- відмітка про наявність додатків,
- підпис,
- візи.
Скачайте шпаргалку, щоб не згубити жодного реквізиту при написанні заяви.
В залежності від виду заяви кількість елементів може варіюватися.
Зокрема, обов’язкових реквізитів заяви про прийняття на роботу — шість:- адресат;
- відомості про заявника;
- назва виду документа;
- текст документа;
- дата документа;
- підпис.
З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи (п. 13. гл. 1 розд. II Правил № 1000/5 ).
Отже, з метою уніфікації та стандартизації діловодних процесів можна вводити в організації трафаретні форми для заяв найпоширеніших видів, що міститимуть надруковану постійну інформацію та визначене місце для фіксування змінної інформації. При цьому, незалежно від способу оформлення, юридичної сили та доказовості заяві придаватимуть підпис заявника та дата написання заяви. На документі заявник має проставити власноруч не лише особистий підпис, а й дату написання заяви.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
