Чтобы не отвечать за чужие ошибки, оформившийся на новую работу кадровик обязательно должен провести аудит кадровых документов. Из первых задач, что нужно сделать, это проверить, есть ли трудовые книжки всех работников, место хранения трудовых книжек для которых у работодателя.
Пока работы по подаче сканов трудовых книжек в ПФУ не завершены, трудовые книжки работников, которые были принять на работу до 10.06.2021, хранятся у работодателя, а после этой даты — у работника.
Перед сканированием трудовых книжек и передачей сканированных копий в ПФУ производите аудит трудовых книжек.
Що саме та за яких умов перевірятиме інспектор праці під час позапланової перевірки в період воєнного стану?
При проведении аудита сопоставьте количество основных работников и количество трудовых книжек в сейфе или огнеупорном шкафу. Кроме того, советуем сверить данные с Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № П-10, утвержденная
приказом Минстата Украины от 27.10.1995 № 277). Вдруг увидели техническую ошибку, на которую не обращали внимание раньше — сделайте исправление в Книге учета трудовых книжек, например: неправильную запись аккуратно зачеркните тонкой линией, а правильную напишите рядом.
Нелишне будет, если лицо, ответственное за ведение и учет трудовых книжек, поставит свою подпись наряду с исправлением.
Для проведения проверки наличия трудовых книг уместно созвать соответствующую комиссию. Когда инвентаризация трудовых книжек проводилась комиссией или просто при свидетелях и было обнаружено, что отсутствует трудовая книжка работника, составьте акт о нехватке трудовых книжек, образец которого приводим ниже.
Акт о нехватке трудовых книжек в отделе кадров
СКАЧАТЬ
Если комиссию не созвали и свидетелей не было, напишите директору докладную записку о том, что отсутствует трудовая книжка такого работника. И в акте, и в докладной записке указывается серия и номер трудовой книги.
Докладная записка об отсутствии трудовых книг в отделе кадров
СКАЧАТЬ
При аудите трудовых книжек следует обратить внимание на наличие вкладышей в трудовые книжки. В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем (абз. 1 п. 3.1
Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минсоцполитики, Минюста от 29.07.1993 № 58, далее — Инструкция № 58). Наличие вкладыша свидетельствует о штампе «Выданный вкладыш» на первой странице (титульный лист) трудовой книжки. Вкладыш без трудовой книжки недействителен, он вшивается в трудовую книжку. Как подшить вкладыш к трудовой книжке — вложите его между обложкой и последней страницей и подшейте с помощью шила, цыганской иглы и нитей к третьей странице обложки трудовой книжки в месте сгиба.
Аудит трудовых книжек перед сканированием подразумевает не только сверку их наличия, но и проверку правильности заполнения трудовой книжки. В частности, правильное написание фамилии, имени и отчества работника, даты рождения, наличие необходимых подписей и печатей на титульном листе трудовой книжки, правильность записей в разделе «Сведения о работе». Ведь трудовая книжка с ошибками — это недействительная трудовая книжка.
Хотя введение в Украине режима военного положения не повлияло на особенности хранения и ведения трудовых книжек работников, советуем проводить аудит трудовых книжек, например после перемещения предприятия или учреждения в более безопасное место, после выхода работников из простоя и т. д.
Трудовая книга потеряна на предприятии: какие действия кадровика
Если работодатель потерял трудовую книжку работника, кадровик представляет руководителю предприятия акт о нехватке трудовых книжек и докладную записку об отсутствии трудовых книжек в отделе кадров.
О своем решении по факту утраты трудовой книжки руководитель предприятия должен указать в резолюции на докладной записке. В частности может быть создана комиссия и проведено служебное расследование. И виновное лицо могут привлечь к дисциплинарной ответственности.
Нарушение порядка учета, хранения и издания трудовых книжек — это нарушение законодательства о труде. За это должностных лиц могут привлечь к административной (по ст. 41 КоАП) и дисциплинарной
ответственности.
За утрату трудовой книжки работодателя ответственность наступает в виде денежных санкций в однократном размере малой заработной платы за несоблюдение правил хранения трудовых книжек (абз. 10 ч. 2 Ст. 265
КЗоТ).
Если владелец потерянной трудовой книжки работает на предприятии, сообщите сообщение работнику о потере трудовой книжки. Объясните, что ему будет оформлен дубликат трудовой книжки, но для этого он должен собрать из предыдущих мест работы отдельные документы. Речь идет о справках о работе или заверенных копиях
приказов о принятии на работу,
переводе,
увольнении. Дубликат трудовой книжки в таком случае выдается работнику без взимания ее стоимости (абз. 3 п. 6.1 Инструкции № 58).
Работник потерял трудовую книжку: как восстановить
Другим случаем, когда делать дубликат трудовой книжки необходимо обязательно, потеря трудовой книжки работником лично.
Лицом, потерявшим трудовую книжку (вкладышь к ней), немедленно подается собственнику или уполномоченному им органу по месту последней работы
заявление о потере трудовой книжки, образец которого должен быть в кадровой службе предприятия.
Не позднее 15 дней после заявления, а в случае усложнения в другие сроки собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки в таком случае выдается работнику с взысканием ее стоимости. Довольно часто возникает ситуация, когда лицо, которое устраивается на работу, сообщает о том, что трудовая книжка потеряна, а кадровик оформляет дубликат на новом месте работы. Впрочем, пункт 5.1 Инструкции № 58 определяет, в случае потери трудовой книжки лицо должно обратиться с
заявлением об оформлении и выдаче дубликата к работодателю по последнему месту работы.
Дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрении» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждении и поощрении по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Образец заполнения дубликата трудовой книжки содержится в пунктах 5.3 -5.4 Инструкции № 58. Советуем также в дубликате восстановить лист, в котором работник с записями в трудовой книжке ознакомлен образец которого должен быть в кадровой службе предприятия.
Отдельный случай, когда необходима замена трудовой книжки ее дубликатом, является отсутствие доступа к трудовой книжке в результате чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведение антитеррористической операции на территории, где работал работник. В случае восстановления доступа к трудовой книжке записи из дубликата о периодах работы переносятся в трудовую книжку, а на первой странице дубликата ставится отметка «Дубликат аннулировано». Это подтверждается печатью работодателя по последнему месту работы, после чего дубликат возвращается владельцу.
