Общие требования к оформлению документов по ДСТУ 4163:2020
Предлагаем общие правила или требования к оформлению документов ДСТУ 4163:2020, обычно готовящих предприятия, учреждения и организации всех форм собственности – юридические лица, а именно:
1. Документы, создаваемые юридическими лицами, обязательно должны иметь следующие реквизиты:
наименование юридического лица;
название вида документа (не указывают на письмах);
дата документа;
регистрационный индекс документа;
заглавие в текст документа;
текст документа;
подпись (для электронных документов - электронная подпись или электронная печать при отсутствии электронной подписи).
2. Для печати текстов документов необходимо использовать гарнитуру Times New Roman и шрифт размером 12—14 печатных пунктов. Допустим использовать шрифт размером 8—12 печатных пунктов для печати реквизитов «Справочные данные о юридическом лице», «Код юридического лица», «Сведения об исполнителе документа», сносок, пояснительных надписей к отдельным элементам текста документа и т. п.
Ірина Матійко експерт із трудового законодавства Експертус Кадри
У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу
полужирный шрифт заглавными буквами — «Наименование юридического лица высшего уровня», «Наименование юридического лица», «Наименование вида документа»;
полужирный (прямой или курсив) — для заголовков к тексту документа и краткого содержания документа.
4. Межстрочный интервал при оформлении текстов документов должен составлять:
1 — для составляющих текста документа, реквизита «Приложение» и ссылки на документ, послуживший основанием для подготовки (издания) текущего документа;
1,5 — для составных частей реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования (одобрения) документа»;
1,5—3 — для отделения реквизитов документа друг от друга.
5. Имя и фамилия в реквизите «Подпись» размещается на уровне последней строки названия должности.
6. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита текста) — 73 миллиметра (28 печатных знаков).
7. Если краткое содержание текста превышает 150 знаков (пять строк), его разрешается продолжать до предела правого поля. Точка в конце заглавия не ставится.
8. При оформлении документов отступление от границы левого поля документа составляет:
125 миллиметров — для имени и фамилии реквизита «Подпись»;
100 миллиметров — для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу»;
90 миллиметров — для реквизита «Адресат»;
10 миллиметров для абзацев в тексте;
не производят отступление от границы левого поля для реквизитов «Дата документа», «Заголовок к тексту документа», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Виза документа», «Гриф согласования (одобрения) документа», «Отметка об удостоверении копии документа», «Сведения об исполнителе документа», «Отметка об ознакомлении с документом», «Отметка об исполнении документа», наименование должности в реквизите «Подпись», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Приказываю», «ОБЯЗЫВАЮ».
9. При оформлении документов (приложений к ним) на двух и более страницах друга и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц ставят посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без указания слова «страница» и знаков препинания. Первую страницу не нумеруют. Страницы документа и каждого приложения имеют отдельную нумерацию.
10. Тексты документов печатаются на одной стороне листа. Документы не постоянного срока хранения объемом более 20 страниц допускается печатать на лицевой и оборотной стороне листа, при этом реквизит «Подпись» должен быть размещен на лицевой, а не на оборотной стороне последнего листа документа.
Далее в статье читайте требования к размещению реквизитов на бланках документов.
Вариантов размещения реквизитов на бланках документов ДСТУ 4163: 2020 два:
угловой — когда постоянные реквизиты размещают в левом верхнем углу листа — угловой бланк;
продольный — когда постоянные реквизиты размещают вдоль верхней части листа — продольный бланк.
Бланки каждого вида документа юридического лица (по его выбору) могут быть как угловыми, так и продольными.
В приложении А (обязательный) ДСТУ 4163:2020 размещены схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка и продольного бланка, а в приложении Б (справочный) представлены образцы бланков документов.
Угловое расположение реквизитов
Используйте угловой вариант размещения реквизитов для бланков писем, внутренних документов — актов, протоколов, докладных и объяснительных записок, которые имеют переменные реквизиты — адресат, гриф утверждения.
Изображение Государственного герба Украины на угловых бланках размещайте на верхнем поле над серединой строк с наименованием юридического лица, а на продольных — в центре верхнего поля. Размер изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.
Максимальная длина строки заголовка — 73 мм (28 печатных знаков). Если заголовок длиннее, размещайте в нескольких строках через один межстрочный интервал. Точку в конце заголовка не ставьте.
Используйте гарнитуру Times New Roman в документах (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020).
На угловых бланках название документа печатайте заглавными буквами полужирным шрифтом и размещайте в левом верхнем углу под реквизитом «Наименование юридического лица» или «Наименование структурного подразделения юридического лица».
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Дату документа на продольном бланке проставляйте в специально отведенном месте: без отступа от границы левого поля после названия вида документа, в одной строке с местом сборки и регистрационным индексом.
Реквизит «Наименование юридического лица высшего уровня»:
печатайте ПРОПИСНЫМИ буквами полужирным шрифтом;
указывайте сокращенно, если есть официальное сокращение, а если нет — указывайте полностью.
Ниже полного наименования своего предприятия отдельной строкой укажите сокращенное наименование, если оно зафиксировано в уставе/положении.
Соблюдайте требования к написанию наименования предприятия и особенностей наименования отдельных юридических лиц, установленных Минюстом.
Размещайте название вида документа на продольных бланках посередине. Для печати этого реквизита можно использовать разреженный шрифт размером 14—16 печатных пунктов.
Образец продольного общего бланка юридического лица
