Як скласти звіт про закордонне відрядження

Як направити працівника у відрядження

Підприємство, яке відряджає працівника, забезпечує його коштами для поточних витрат під час службового відрядження / авансом (п. 4 розд. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59; далі — Інструкція № 59). 

Аванс можуть перерахувати:

• на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися через платіжні картки; 
• на рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися через корпоративні платіжні картки.

Працівнику відшкодовують понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки, якщо він документально підтвердить оплату. При цьому ураховують особливості системи фінансових розрахунків у державі відрядження.

Підприємство, що відряджає працівника за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджають, або у доларах США / євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день, коли подають розрахунок витрат на відрядження уповноваженому банку (п. 5 розд. IІІ Інструкції № 59).

Звіт про використані кошти / електронні гроші, видані на відрядження або під звіт складають та подають платники податку у паперовій або електронній формі у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170 ст. 170 ПК за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що формує та реалізує державну фінансову політику (п.п.170.9.4 п.170.9 ст.170 ПК). Форму Звіту та Порядок, як його складати, затвердив наказ Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Суму надміру витрачених коштів працівник повертає у грошових одиницях, у яких надали аванс на відповідний рахунок підприємства. Якщо аванс видали готівкою, суму надміру витрачених коштів працівник повертає до каси відповідного держоргану, військового формування, відповідної установи чи організації (п. 17 розд. III Інструкції № 59).

Відповідаємо на запитання:

• Чи можна добові на відрядження за кордон встановити не в валюті, а в гривнях

Разом із Звітом подають підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, а також зазначають форму їх оплати. Це, зокрема, готівка, чек, платіжна картка, безготівковий перерахунок тощо.

Якщо відсутні первинні або інші документи, що підтверджують перебування працівника у відрядженні, до Звіту додають завірені відділом кадрів або головним бухгалтером: 

• ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону; 
• довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України.

Коли складають Звіт, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтвердили документально, здійснюють за фактичним обмінним курсом, застосованим банком. Якщо підтвердні документи про обмін валюти відсутні, зважають на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день, коли затверджують Звіт (п. 19 розд. III Інструкції № 59).

На заувагу кадровику

• Хто може виїхати у відрядження чи відпустку за кордон під час воєнного стану

Тетяна Фіало

За інформацією ДПС