КМУ постановою від 17.01.2018 № 55 (далі — Постанова № 55) затвердив:
- Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;
- Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади;
- Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.
Електронну форму визначено основною формою провадження діловодства в установах. Документування управлінської інформації в установах здійснюють в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису, електронної печатки та електронної позначки часу, крім випадків наявності обгрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнають:
- документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
- електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
- документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами КМУ.
В діловодстві установи не може один документ проходити в електронній та паперовій формі.
Читайте також: Кадрове діловодство на підприємстві з філіями
Унормовано міжвідомчий обмін електронними документами, а саме порядок:
- приймання вхідних електронних документів;
- надсилання вихідних електронних документів.
Також визначено порядок документування управлінської інформації в електронній формі, складання номенклатури справ, порядок підготовки електронних справ до передавання для архівного зберігання.
Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі — Інструкція) не скасовує використання печаток в управлінській діяльності. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюють гербовою печаткою установи. Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначає установа на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою.
За потреби на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів ставлять відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба).
Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створені в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, а також у разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників, коли установа може виготовити копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Інструкція встановлює вимоги до оформлення наказів (розпоряджень). Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності установи та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини. Натомість, у тексті наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуючу частину (преамбулу) не зазначають, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа — автор, дата, номер, повна назва.
Втратила чинність Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242.
Ольга Догадіна,
провідний експерт Експертус Кадри
