Національне агентство України з питань державної служби наголосило на проблемі відновлення втрачених документів.
Втрачено чи пошкоджено кадрові документи: дії кадровика
Так, втрата кадрових документів є актуальною проблемою для тих державні органи, адміністративні приміщення яких частково або повністю зруйнували внаслідок бойових дій (або розташовані на окупованій території). Крім того, іноді працівники державних органів змушені знищувати документи, щоб росіяни не отримали доступ до персональних даних українців.
Електронний документообіг: від створення до зберігання документів підприємства
У НАДС закликали визначити шляхи відновлення втрачених документів та пошуку інформації, необхідної для відновлення та напрацювати відповідні алгоритми. У відомстві заявили, що відновлення значно простіше, якщо інформацію зберігали на електронних носіях, проте наразі потрібні шляхи виходу і з більш складних ситуацій.
Вас також може зацікавити:
Окремо слід підготуватися до вирішення проблем тих державних органів, архіви яких і досі знаходяться на окупованих територіях.
За матеріалами Національного агентства України з питань державної служби
Документи, строк зберігання яких закінчився, знищують централізовано в організації, а не в окремому підрозділі. Це спільна робота представників різних підрозділів — служби діловодства, відділу кадрів, бухгалтерії, інших відділів.
Причинами передчасного знищення документів можуть бути або неправильне зазначення строків зберігання документів у номенклатурі справ, або помилкове включення справ до акта про вилучення та знищення документів. Будьте уважні, адже за це загрожує штраф.
Ситуація з практики: 5-річний строк зберігання справи з наказами про надання відпусток у 2011 році закінчився. Справа містить накази про надання як щорічних оплачуваних відпусток, так і відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати. Для наказів останніх двох категорій з 2013 року збільшено строк зберігання. Чи можна знищити такі накази за 2011 рік, адже на той час строк їх зберігання був іншим?
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік).
Експертна комісія організації здійснює експертизу цінності документів в організації, їх відбір для наступного зберігання або знищення. Діє така комісія на підставі Положення про неї.
Національне агентство України з питань державної служби наголосило на проблемі відновлення втрачених документів. 
