Електронна трудова книжка формується Пенсійним фондом на основі відомостей про трудову діяльність особи — після того, як ПФУ перевіряє дані, внесені до Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
Як перейти на електронні трудові книжки
Надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників мають роботодавці. Це потрібно робити в електронній формі. Зокрема, йдеться про дані щодо:
Перехідний період, під час якого можна оцифрувати трудові книжки, триватиме до 9 червня 2026 року.
Після передачі даних та формування електронної трудової книжки паперова версія зберігатиметься у працівника (її можна вести паралельно з електронною, якщо працівник виявив таке бажання).
Важливо, що внести дані про свою трудову діяльність може і сам працівник. Для цього потрібно надати кольорові скан-копії усіх сторінок паперової трудової книжки (у хронологічному порядку). Також можуть знадобитися інші документи, що містять записи з оригіналів трудової або документи, що підтверджують стаж.
Зауважте: до електронної трудової книжки включають дані за основним місцем роботи з 2004 року (до цього використовували поняття не страхового стажу, а трудового). Щоб включити інформацію про період роботи до 2004 р., слід самостійно додати дані, надавши відповідні скан-копії.
За матеріалами Східного міжрегіонального управління Держпраці
За загальним правилом, зміна назви посади, зокрема і з метою приведення у відповідність до КП, кваліфікується як зміна істотних умов праці, про яку працівника в мирний час попереджають не пізніше ніж за два місяці, а в період дії воєнного стану хоча б за день. Виняток — уточнення назви посади.
Під час оформлення на роботу всі працівники зобов’язані подавати на підприємство трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (витяг з електронної трудової книжки).
Працівник, влаштовуючись на нове місце роботи, зобов’язаний надавати трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ч. 2 ст. 24 КЗпП)
Надзвичайно важливим як для працівника, так і для роботодавця є правильне оформлення запису до трудової книжки про звільнення. Відтак, чіткий, коректно сформульований запис до трудової книжки про звільнення за власним бажанням з поважної причини дозволяє уникнути непорозумінь у подальшому працевлаштуванні та підтверджує законність припинення трудових відносин
Видача трудової книжки в день звільнення передбачена чинним законодавством. Бувають випадки, коли працівник відсутній на роботі в день звільнення або втратив свою трудову книжку, чи бажає отримати її на руки, щоб подати відомості до Пенсійного фонду, які дії працівника та роботодавця? Відповіді на ці та інші запитання отримаєте в статті
Підпишіться на 
Електронна трудова книжка формується Пенсійним фондом на основі відомостей про трудову діяльність особи — після того, як ПФУ перевіряє дані, внесені до Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
