Електронна трудова книжка є цифровим аналогом паперової трудової книжки. Відповідно до Закону «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», оцифрувати документи можна до 10 червня 2026 року (впродовж п'яти років з моменту набуття чинності законом).
Скануйте не лише трудову! Які ще документи передавати на вебпортал ПФУ
Паперова версія потрібна, поки не відбудеться таке оцифрування та поки Пенсійний фонд не перевірить дані і не внесе їх до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Після цього формується кінцевий варіант електронної трудової книжки, а паперову можна вести лише за бажанням самого працівника (важливо, що саме працівник і зберігає документ).
Перевірити та актуалізувати інформацію, внісши уточнені або виправлені дані, можуть і працівники, і роботодавці, увійшовши до особистого кабінету на порталі ПФУ. Працівники можуть зробити це у розділі «Комунікації з ПФУ», а роботодавці — у розділі «Відомості про трудові відносини робітника».
До сканкопій Пенсійний фонд висуває такі вимоги:
- кольоровість;
- чіткість;
- наявність всіх реквізитів (назва, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та самих записів (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
- формат зображення .jpg або .pdf;
- розмір кожного файлу не більш як 1 Мб.
Важливо, що завантажити можна не лише інформацію з трудової книжки — також можна використовувати інші документи, які впливають на розрахунок стажу (на порталі є дані лише з 2004 року, коли з'явилося поняття страхового стажу). Наприклад, це можуть бути:
- документи про набуття освіти;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий квиток тощо.
Окремо у ПФУ дали пораду фізособам-підприємцям стосовно даних про свою власну підприємницьку діяльність.
Їм радять через персональний кабінет подати скан-копії витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП або довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.
За інформацією Головного управління Пенсійного фонду України в Закарпатській області
