Відповідь
Як впровадити електронний документообіг із застосуванням електронного цифрового підпису (ЕЦП), як організувати роботу з електронними документами на підприємстві, — визначає Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5).
Порядок № 1886/5 передбачає: якщо підприємство впровадило електронний документообіг, всі документи, у т. ч. заяви, працівники створюють у формі електронних документів.
Отже, якщо використовуємо систему електронного документування, заяви про надання відпустки створюємо у формі електронних документів і засвідчуємо ЕЦП.
Читайте також: Реєстрація наказів в електронній формі: як оформити журнали
Реквізит «Гриф погодження документа» є невід’ємною складовою електронного документа, що оформлюють аналогічно реквізиту документа з паперовим носієм інформації. Електронний цифровий підпис під час складання цього реквізиту накладають на всі дані, що містяться в електронному документі (зокрема, заяві на відпустку), які засвідчувалися раніше накладанням електронного цифрового підпису його автора під час створення електронного документа (п. 9 розд. 2 Порядку № 1886/5).
Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання законодавство зобов’язує створювати у двох формах — електронній та паперовій (п. 4 розд. І Порядку № 1886/5).
Заяви про відпустки мають тимчасовий строк зберігання — до 10 років, тому дублювати їх на папері не потрібно (ст. 491, 515, 516 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік № 578/5).
Отже, для погодження документів в електронному вигляді на підприємстві необхідно запровадити електронний документообіг. Окрім того, працівники мають отримати ЕЦП, якими засвідчуватимуть (погоджуватимуть, візуватимуть) електронні документи.
Війна «розпорошила» працівників по різних куточках Батьківщини та світу. Як за таких умов дотримати вимог законодавства та ознайомлювати працівників з документами під підпис?
Електронні документи поступово витісняють паперові та все частіше використовуються у діяльності працівників кадрової служби. Однак, на сьогодні виникає низка питань щодо їх оформлення: як зробити електронний підпис, як накласти електронний підпис на документ, яку юридичну силу має документ, підписаний електронним цифровим підписом. Ця стаття допоможе не припуститися помилок і запровадити електронний документообіг за вимогами чинного законодавства.
Електронний документообіг в Україні вже довів свої переваги. Наразі все більше підприємств переходять на цю форму документування. Тож розглядаємо особливості формування та зберігання електронних документів з урахуванням змін у законодавстві.
Більшість підприємств працюють в особливому режимі. Щоб запобігти поширенню інфекційного захворювання, багатьох працівників перевели на віддалену роботу. Які сервіси допоможуть налагодити роботу з дому, — з’ясуєте у статті.
Колеги, які ігнорують різноманітність носіїв листів і не враховують їх особливостей, мають проблеми з формуванням справ. Дізнайтеся 5 типових помилок, які допускають секретарі, та їх наслідки. А головне — довідайтесь, як їх виправити.
