Погодження заяви на відпустку при електронному документуванні

5706

Запитання

На підприємстві ведеться електронний документообіг. У якому вигляді має бути погоджена керівником заява на відпустку?

Відповідь

Як впровадити електронний документообіг із застосуванням електронного цифрового підпису (ЕЦП), як організувати роботу з електронними документами на підприємстві, — визначає Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5).

Порядок № 1886/5 передбачає: якщо підприємство впровадило електронний документообіг, всі документи, у т. ч. заяви, працівники створюють у формі електронних документів.

Отже, якщо використовуємо систему електронного документування, заяви про надання відпустки створюємо у формі електронних документів і засвідчуємо ЕЦП.

Погодження заяви на відпустку при електронному документуванні Читайте також: Реєстрація наказів в електронній формі: як оформити журнали

Реквізит «Гриф погодження документа» є невід’ємною складовою електронного документа, що оформлюють аналогічно реквізиту документа з паперовим носієм інформації. Електронний цифровий підпис під час складання цього реквізиту накладають на всі дані, що містяться в електронному документі (зокрема, заяві на відпустку), які засвідчувалися раніше накладанням електронного цифрового підпису його автора під час створення електронного документа (п. 9 розд. 2 Порядку № 1886/5).

Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання законодавство зобов’язує створювати у двох формах — електронній та паперовій (п. 4 розд. І Порядку № 1886/5).

Заяви про відпустки мають тимчасовий строк зберігання — до 10 років, тому дублювати їх на папері не потрібно (ст. 491, 515, 516 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік № 578/5).

Отже, для погодження документів в електронному вигляді на підприємстві необхідно запровадити електронний документообіг. Окрім того, працівники мають отримати ЕЦП, якими засвідчуватимуть (погоджуватимуть, візуватимуть) електронні документи.

додаток
Теми:
Електронні документи та електронний документообіг ... всі

Працівники та гіг-спеціалісти резидента Дія Сіті: можливості для роботодавців

Останні новини

Усі новини

Статті за темою

Усі статті за темою

Електронні документи та електронний підпис

Електронні документи дедалі частіше замінюють паперові носії, забезпечуючи оперативність обміну інформацією, зручність зберігання та економію ресурсів. Водночас їх широке використання потребує надійних механізмів ідентифікації автора та підтвердження автентичності й цілісності інформації, що зумовлює ключову роль електронного підпису. У статті Ви знайдете відповіді на питання: як зробити електронний підпис, як накласти електронний підпис на документ, які особливості зберігання електронних документів
9493

Електронний документообіг: від створення до зберігання документів підприємства

Цифровізація бізнес-процесів є невід’ємною частиною розвитку сучасних підприємств. Одним із ключових елементів цього процесу є електронний документообіг, який охоплює всі етапи роботи з документами — від їх створення до архівного зберігання. Тож у цій статті ви знайдете відповіді на всі актуальні питання про електронні документи та електронний документообіг, закон України, що регулює це питання та особливості формування і зберігання електронних документів.
40808

Оформлення заяви в електронній формі

Для підвищення ефективності та оперативності роботи, зокрема використовують трафаретні форми документів. Як оформлювати заяви в електронній формі? Розказуємо порядок та показуємо зразок.
35200

Як технічно організувати дистанційну роботу

Більшість підприємств працюють в особливому режимі. Щоб запобігти поширенню інфекційного захворювання, багатьох працівників перевели на віддалену роботу. Які сервіси допоможуть налагодити роботу з дому, — з’ясуєте у статті.
5116