Де зберігати заяви про надання відпустки

Відповідь

Для того щоб вирішити, до якої справи долучити документ і як довго зберігати його, керуйтеся Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік). 

Строки зберігання документів

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, не передбачають включати заяви працівників про надання відпусток до особових справ (п. 12 гл. 2 розд. IV). 

Унесіть відповідні записи до внутрішніх описів особових справ, якщо у них зазначали заяви про відпустки. 

Номенклатура справ: заяви про відпустки

Формувати заяви про надання відпусток разом із наказами про надання відпусток — ПОМИЛКА. 

Заяви про надання усіх видів відпусток реєструють у журналі внут­рішніх документів або у спеціально заведеному журналі. 

Більше про строк зберігання таких журналів 

Після завершення визначених Переліком типових документів строків зберігання заяв та журналів/картотек реєстрації їх обов’язково включають до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Акт погоджує відповідний державний архів чи архівний відділ районної державної адміністрації або міської ради, залежно від того, до чиєї зони комплектування належить підприємство. Директор затверджує акт лише після того, як погодите цей акт з відповідною архівною установою.