Відповідь
Для того щоб вирішити, до якої справи долучити документ і як довго зберігати його, керуйтеся Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік).
Строки зберігання документів
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, не передбачають включати заяви працівників про надання відпусток до особових справ (п. 12 гл. 2 розд. IV).
Унесіть відповідні записи до внутрішніх описів особових справ, якщо у них зазначали заяви про відпустки.
Номенклатура справ: заяви про відпустки
Формувати заяви про надання відпусток разом із наказами про надання відпусток — ПОМИЛКА.
Заяви про надання усіх видів відпусток реєструють у журналі внутрішніх документів або у спеціально заведеному журналі.
Більше про строк зберігання таких журналів
Після завершення визначених Переліком типових документів строків зберігання заяв та журналів/картотек реєстрації їх обов’язково включають до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Акт погоджує відповідний державний архів чи архівний відділ районної державної адміністрації або міської ради, залежно від того, до чиєї зони комплектування належить підприємство. Директор затверджує акт лише після того, як погодите цей акт з відповідною архівною установою.
Завершення календарного року — це час не лише підбиття підсумків, а й упорядкування ведення діловодства на підприємстві. Завершення діловодного року потребує системного підходу, адже від того, наскільки правильно організовано ведення кадрового діловодства, залежить збереження інформації. Які правила організації діловодства та архівного зберігання діють сьогодні? Як має бути здійснена організація кадрового діловодства у 2026 році? Де знайти реєстраційні форми діловода? Відповіді на ці та інші питання про правила ведення діловодства — у статті
Організація зберігання документів на підприємстві завжди викликає питання. Який перелік строків зберігання документів? Чи існує єдиний термін зберігання кадрових документів? Усе про строк зберігання документів на підприємстві, чіткий перелік типових документів та строки їх зберігання шукайте у статті.
Реєструйте вихідні листи в журналі. Листи і будь-які інші документи реєструйте, лише коли їх підписали. На допомогу вам шаблон такого журналу
Складання описів справ — завершальний етап роботи з документами у поточному діловодстві. Кожен опис справ є одночасно і обліковим документом, і довідником щодо змісту документів, долучених до справ. Саме за описами справ документи кадрової служби передаються до архіву підприємства.
Журнал реєстрації трудових договорів належить до реєстраційно-облікових форм тривалого строку зберігання — 75 років. Бланк журналу реєстрації трудових договорів на підприємстві та для ФОПа знайдете у статті. Залишається лише скачати.
Більше про 