Організацією діловодства, зазвичай, займається самостійний структурний підрозділ — служба діловодства.
Керівник цієї служби безпосередньо підпорядковується директору підприємства. Служба діловодства може називатися по-різному:
- служба управління справами;
- канцелярія;
- відділ організації діловодства;
- відділ документаційного забезпечення;
- загальний відділ.
Об’єднання служби діловодства з іншими підрозділами, зокрема з адміністративно-господарським відділом, є грубою помилкою, оскільки суперечить та принижує роль цієї важливої служби в діяльності підприємства.
У невеликих структурах функції організатора роботи з документами виконує, зазвичай, секретар або діловод.
Завдання служби діловодства
Основним завданням служби діловодства є організація комплексної системи діловодства, яка охоплює організаційні, інформаційні, технічні, технологічні процедури, що забезпечують отримання, опрацювання, використання, зберігання, відправлення та знищення документів.
Діловодство — складна, багаторівнева система. Недостатньо лише складати документи в теки і зберігати їх у шафах. Необхідно систематизувати й реєструвати документи, контролювати їх виконання, визначати строки зберігання, формувати у справи, передавати в архів. При цьому слід знати, коли та які документи можна знищувати, а які необхідно зберегти, створивши для них пошуковий апарат та забезпечивши належні умови зберігання.
Робота здійснюється за правилами, встановленими нормативними актами з діловодства та архівної справи, а також відповідно до створених на їх підставі локальних організаційних, нормативних і методичних документів.
У локальних документах підприємства закріплюють: обрану на підприємстві організаційну форму діловодства, структуру діловодної служби, її посадовий склад, технології роботи з документами.
Структура служби діловодства
Структура служби діловодства — склад її підрозділів, їх співвідношення та форми взаємодії, які можуть мати характер підпорядкування та супідрядності. При визначенні структури служби діловодства враховують вид органів управління та обсяг обов’язків.
Для виконання кожної функції у складі служби діловодства передбачають відповідний підрозділ. Залежно від обсягів робіт (насамперед обсягу документообігу) служба діловодства може містити такі структурні підрозділи:
- секретаріат — секретарі керівника та його заступники;
- експедиція — групи з опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції, конфіденційних документів, кур’єрська група тощо;
- сектор (бюро) обліково-довідкової роботи — групи реєстрації та інформаційно-довідкового обслуговування;
- відділ (сектор) контролю;
- відділ (сектор) обліку та реєстрації звернень громадян;
- комп’ютерний центр опрацювання та друкування текстів документів;
- копіювально-розмножувальне бюро (сектор);
- відділ (сектор) удосконалювання роботи з документами (організаційно-методичного забезпечення);
- відділ (сектор) впровадження технічних засобів (автоматизації діловодства);
- архівний підрозділ (архів) тощо.
На великих підприємствах до складу служби діловодства вводять й інші підрозділи: секретаріат колегії, групу наказів, протокольний відділ, відділ захисту інформації тощо.
На підприємствах меншого масштабу можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі або покладання певних видів робіт на окремих працівників служби.
Роботу служби діловодства організовують так, щоб позбавити керівників і спеціалістів підприємства необхідності виконувати технічні операції з діловодного обслуговування.
Форми організації діловодства
Залежно від масштабів підприємства, територіального розподілу його структурних підрозділів обирають й організаційну форму діловодства — централізовану, децентралізовану або змішану.
Централізована
Централізована форма діловодства передбачає, що на підприємстві функціонує спеціалізована служба діловодства, яка реалізує всі операції з опрацювання, пошуку та зберігання документів. Структурні підрозділи позбавлені обов’язку виконувати технічні операції з документами й у царині діловодства здійснюють винятково творчу й аналітичну роботу: розглядають, вивчають, аналізують, складають документи.
Оригінали документів зберігаються централізовано в службі діловодства. Робочі примірники, у т. ч. копії завершених у діловодстві, але необхідних у роботі документів, — у структурних підрозділах (будь-яким зручним для працівників способом).
З погляду організації діловодства централізована форма є найефективнішою та має незаперечні переваги:
- повний цикл опрацювання документів здійснюється в одному підрозділі — службі діловодства;
- офісна техніка використовується гранично раціонально;
- структурні підрозділи позбавлені обов’язку формувати та зберігати справи;
- документи зберігаються надійніше;
- експертиза цінності документів проводиться більш кваліфіковано;
- значно спрощується процес передавання документів в архів;
- у підрозділах не потрібно вводити посади секретарів.
Централізована форма діловодства ефективна на підприємствах із незначним і середнім обсягом документообігу — до 40-60 тис. документів на рік. На підприємствах із великим обсягом документообігу, що мають складну структуру або територіально відокремлені структурні підрозділи, ця форма недоцільна, оскільки потребуватиме значних витрат.
Запорука успішного впровадження централізованої форми діловодства — достатня чисельність кваліфікованого персоналу та сучасне технічне обладнання в службі діловодства.
Децентралізована
Децентралізована форма діловодства, як випливає з назви, протилежна централізованій формі. Кожен структурний підрозділ самостійно веде діловодство та виконує весь комплекс технічних операцій з опрацювання документів: приймання, реєстрацію, відправлення, формування, зберігання тощо. У складі підрозділів створюють служби діловодства або вводять посади секретарів.
Покладення діловодних функцій на спеціалістів структурних підрозділів спричиняє необгрунтовані витрати часу на виконання невластивих їм операцій.
При децентралізованій формі ускладнюються пошук документів, контроль за виконанням документів і довідкова робота, ненадійно зберігаються документи. Документація підприємства не становить єдину систему.
Децентралізована форма діловодства доцільна, якщо підприємство має територіально відокремлені структурні підрозділи або його діяльність вирізняє специфіка (наприклад, провадиться робота з документацією обмеженого доступу).
Змішана
Змішана форма діловодства передбачає часткову централізацію. Служба діловодства (секретар) опрацьовує документи, що надходять на адресу керівництва підприємства або безпосередньо розглядаються керівництвом. Структурні підрозділи — документи, що надходять на їх адресу. Так само відбувається формування та зберігання справ, передбачених зведеною номенклатурою.
У разі впровадження змішаної форми в кожному структурному підрозділі має бути секретар, який виконує діловодні функції, або працівник, на якого поряд з основними обов’язками покладається виконання діловодних функцій. Тільки так можна гарантувати порядок у роботі з документами.
Важливою умовою ефективності змішаної форми діловодства є організаційно-методичне керівництво з боку служби діловодства та постійний контроль за станом документації в підрозділах.
Якщо вибір зроблено на користь змішаної форми, необхідно визначитись, який варіант є доцільним: з більшим чи меншим ступенем централізації. Оскільки централізована форма діловодства має вагомі переваги, бажаним є якомога більший ступінь централізації роботи з документами. За структурними підрозділами слід залишати винятково ті операції, які неможливо чи недоцільно централізувати з технічних або інших причин.
Отже, форму організації діловодства обираємо з огляду на специфіку діяльності підприємства, його структуру, обсяги документообігу, кваліфікацію діловодного персоналу.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
