Для того щоб установити розмір надбавки за вислугу років новоприйнятому державному службовцю, необхідно порахувати його стаж держслужбовця. Для цього варто правильно визначити приведену дату…
Обчислення стажу державної служби є одним із найвідповідальніших завдань служб управління персоналом (кадрових служб) державних органів та органів місцевого самоврядування, адже потім обчислений стаж використовують для:
- встановлення надбавки за вислугу років;
- надання додаткової оплачуваної відпустки.
Порядок обчислення стажу державної служби
Стаж державної служби наразі обчислюють відповідно до Порядку обчислення стажу державної служби, затвердженого постановою КМУ від 03.05.1994 № 283 (далі — Порядок № 283), та Порядку обчислення стажу державної служби, затвердженого постановою КМУ від 25.03.2016 № 229 (далі — Порядок № 229), який застосовують із 01.05.2016 — дня набрання чинності Законом України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII (далі — Закон № 889).
Варто згадати й про пункт 8 розділу XI «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 889, який встановлює: «стаж державної служби за періоди роботи (служби) до набрання чинності цим Законом обчислюють у порядку та на умовах, установлених на той час законодавством».
Обидва порядки дають відповідь на запитання, які періоди зараховують до стажу державної служби, однак не пропонують алгоритму його обчислення. За таких обставин практика виробила декілька способів обчислення.
Поняття «приведена дата»
Для обчислення стажу державної служби використовують так звану приведену дату. Потребу її обчислювати раніше передбачали затверджені наказом Мінстату від 26.12.1995 № 343:
- Особова картка за формою первинного обліку П-2 ДС (далі — форма П-2 ДС), що містила пункт 16 «Стаж державної служби»;
- Інструкція по заповненню Особової картки (форма П-2 ДС; далі — Інструкція № 343), у якій визначався порядок заповнення, зокрема, пункту 16 форми П-2 ДС.
Нині маємо нову форму картки держслужбовця, яка не передбачає визначення приведеної дати.
Утмі, визначати її доцільно, це полегшує подальше обчислення стажу держслужби.
Для розрахунку приведеної дати обчислюють стаж роботи відповідно до законодавства та записів у трудовій книжці на певну дату і відраховують від неї (стаж роботи відраховують від певної дати). Якщо, наприклад, на 10.12.1995 стаж роботи становить 20 років 3 місяці 9 днів, то приведена дата буде 01.09.1975. Потрібно розуміти, що приведена дата — це умовна дата. Якщо державний службовець працює безперервно на державній службі, вона збігатиметься з датою призначення на посаду (і це тільки тоді, коли немає інших періодів, що їх потрібно зарахувати/включити до стажу державної служби, як-то стажу наукової роботи до прийняття на державну службу). Однак, якщо в його трудовій біографії були перерви, коли він не працював на державній службі, приведена дата практично ніколи не збігатиметься ані з датою призначення, ані з будь-якою іншою датою у трудовій книжці.
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
«Класичний» спосіб обчислення стажу державної служби
Найпоширеніший алгоритм обчислення стажу державної служби передбачає, що кожен місяць має 30 календарних днів.
Різницю між датами прийняття і звільнення при цьому, як правило, обчислюють вручну для кожного періоду роботи, який слід зарахувати до стажу державної служби. Отримані результати додають і переводять у формат «рр» «мм» «дд» (роки, місяці, дні). Далі від дати останнього прийняття на державну службу віднімають отриманий результат сумарного стажу. Ця різниця і є приведеною датою стажу державної служби.
Ми не розглядаємо цей спосіб детальніше, оскільки не вважаємо його оптимальним. Проблема навіть не в тому, що він не враховує різну кількість днів у різних місяцях (на практиці це дає похибку не більше 4 днів, а переважно — 1–2 дні, або ж похибки взагалі немає). Такі розрахунки нерідко супроводжуються арифметичними помилками, як наслідок — неправильно обчислений стаж державної служби.
Автоматизація обчислення
В інтернеті можна знайти програмні засоби обчислення стажу роботи, зокрема і державної служби. Їх можна поділити на два види: масштабні системи управління персоналом та утиліти, створені ентузіастами.
Перші застосовують лише в організаціях, для яких вони були спеціально розроблені. Тобто ці програмні засоби не доступні широкому загалу.
Другі ж не завжди враховують специфіку державної служби. Так, одна з таких утиліт обчислює стаж, але не обчислює приведеної дати. Крім того, ніхто не може дати гарантію точності обчислень таких саморобних програм.
Натомість приведену дату обчислює система «Картка» ЄДКС «Кадри», створена для потреб державної служби. Та й тут є одне «але». Її ведуть лише державні органи. В органах місцевого самоврядування з нею, зазвичай, не працюють.
Тож, пропонуємо у цій ситуації автоматизувати та зробити швидшим і надійнішим процес обчислення стажу державної служби, спираючись на власні сили та скориставшись загальнодоступними інструментами.
Обчислення стажу учасників АТО
Постанова КМУ «Про внесення зміни до пункту 3 Порядку обчислення стажу державної служби» від 22.10.2014 № 562 доповнила новим абзацом пункт 3 Порядку № 283. Згідно з ним до стажу державної служби включають у трикратному розмірі час проходження військовослужбовцями військової служби, протягом якого особа брала участь в антитерористичній операції в особливий період.
Нацдержслужба у листі від 09.02.2015 № 596/10–15 роз’яснила, що дія цієї норми поширюється і на періоди служби до внесення до пункту 3 цієї зміни.
Зауважимо: Порядок № 229 не містить норми про зарахування періодів військової служби у трикратному розмірі.
Тож перед службами управління персоналом (кадровими службами) державних органів та органів місцевого самоврядування постає завдання перерахувати стаж державної служби демобілізованих державних службовців з урахуванням у ньому періоду їх участі в антитерористичній операції у трикратному розмірі.
Спосіб обчислення стажу державної служби, наведений вище, працює, якщо йдеться про державного службовця, який після демобілізації повертається на свою посаду.
Однак його не можна застосовувати у випадках, коли державний службовець, пропрацювавши якийсь час після демобілізації, звільняється за переведенням до іншого державного органу або залишає державну службу і потім знову повертається на неї. Адже служба управління персоналом нового державного органу не знає приведеної дати стажу державної служби цього державного службовця, обчисленої за попереднім місцем роботи, а в разі перерви в роботі на посадах державної служби цю приведену дату взагалі не можна застосовувати.
Тож, потрібен універсальніший спосіб, який працював би для всіх випадків обчислення стажу державної служби у кратному розмірі.
Обчислення стажу державної служби держслужбовців, які брали участь в АТО
За цим способом нову приведену дату обчислюють на дату, коли демобілізований державний службовець приступив до роботи. Скажімо, за умовами Прикладу перерахунку стажу державної служби демобілізованих держслужбовців, які брали участь в АТО, — на 15.04.2016 (комірка B1). Це надасть змогу проігнорувати обчислену раніше приведену дату і робить означений спосіб придатним для застосування іншими державними органами, де працюватиме державний службовець (у такому разі приведену дату обчислюватимуть на дату призначення на посаду).
Для врахування кратності у стовпчик D унесено значення коефіцієнта стажу. Для всіх періодів цей коефіцієнт — 1, а для періоду служби в зоні проведення АТО — 3.
Відповідно, зазнала змін формула, за якою рахують різницю між датою прийняття і звільнення державного службовця: отриманий результат множать на коефіцієнт стажу*. Від дати, коли державний службовець приступив до роботи (комірка B1 рис.) віднімають загальну кількість календарних днів стажу державної служби (комірка B2 рис.). У цій кількості вже врахований трикратний розмір, за яким слід зараховувати період проходження служби в зоні проведення АТО до стажу державної служби.
* Звертаємо увагу на послідовність дій у наведеній формулі: спочатку виконано дії в дужках, а потім отриманий результат помножено на коефіцієнт стажу.
Отриманий результат (комірка B3 рис.) є новою приведеною датою.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
