Документы, срок хранения которых закончился, уничтожают централизованно в организации, а не в отдельном подразделении. Это общая работа представителей разных подразделений — службы делопроизводства, отдела кадров, бухгалтерии, других подразделений.
Отдельный раздел Перечня № 578 (раздел 6 «Работа с кадрами») посвящен документам, касающимся деятельности кадровой службы. Некоторые виды документов, которые создаются кадровой службой, но являются характерными и для других подразделений, отображены в других разделах Перечня № 578: приказы, отдельные виды протоколов и др.
Внимание!
В Перечне № 578 сроки хранения документов дифференцированы для двух групп организаций:
для организаций, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (НАФ);
для организаций, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ.
Сроки хранения документов, специфических для некоторых подразделений народного хозяйства, определяют по ведомственным перечням, утвержденным соответствующими министерствами, другими центральными органами исполнительной власти.
Ірина Матійко експерт із трудового законодавства Експертус Кадри
У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу
Согласно Перечню № 578 и Правилам № 1000/5 документы, в частности и те, которые создаются в ходе деятельности кадровых служб, могут иметь такой срок хранения:
постоянный;
длительный (свыше 10 лет);
временный (до 10 лет включительно).
Создаем экспертную комиссию, проведим экспертизу ценности документов
Обращаемся в государственное архивное учреждение для определения того, относится ли организация к источникам комплектования НАФ
Экспертиза ценности документов — это всестороннее изучение документов с целью внесения их в Национальный архивный фонд или с целью извлечения из него, проведение денежной оценки документов Национального архивного фонда, отнесение их к уникальным и установление сроков хранения документов, которые не подлежат внесению в Национальный архивный фонд (ч. 1 ст. 1 Закона о НАФ).
Порядок проведения экспертизы ценности документов регламентирует раздел 5 Правил № 1000/5. Экспертизу ценности документов в архиве организации осуществляют под методическим управлением соответствующих государственных архивных учреждений, архивных отделов городских советов, в зоне комплектования которых находится организация.
Зона комплектования — это административно-территориальная единица, в пределах которой находятся юридические и физические лица, и (или) сфера общественных отношений, на которые распространяются полномочия государственного архива (архивного отдела районной, районной в гг. Киеве и Севастополе госадминистрации городского совета) (п. 2 Порядка образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины «О проведении экспертизы ценности документов» от 08.08.2007 № 1004; далее – Порядок № 1004).
На основании экспертизы, согласно Методическим рекомендациям о порядке отнесения юридических лиц к источникам формирования НАФ и составления списков, одобренных протоколом заседания Методической комиссии Государственного комитета архивов Украины от 14.07.2005 № 2, государственное архивное учреждение принимает решение о включении организации в один из списков источников комплектования НАФ:
списка юридических лиц, которые передают документы в государственную и коммунальную архивные группы;
списка юридических лиц, которые не передают документы в государственную и коммунальную архивные учреждения.
Разрабатываем положение об экспертной комиссии организации и готовим проект приказа по основной деятельности о создании экспертной комиссии организации
В дальнейшем экспертизу ценности документов в организации, их отбор для дальнейшего хранения или уничтожения будет осуществлять экспертная комиссия организация (ЭК). ЭК должна действовать согласно Положению о ней.
Совет!
Если ваша организация основана на частной форме собственности, то как основу при разработке Положения об экспертной комиссии вы должны взять Положение об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, предприятия, учреждения и организации, основанных на частной форме собственности, рекомендованное Государственной архивной службой Украины (рекомендации одобрены Протоколом заседания нормативно-методичной комиссии Укргосархива от 26.06.2013 № 2).
Порядок образования и работы ЭК определяется согласно Порядку № 1004.
Так, в состав ЭК государственного органа, органа местного самоуправления, организации независимо от формы собственности, объединения граждан, религиозной организации входят руководители службы делопроизводства и архивного подразделения, сотрудники структурных подразделений, а также представители экспертно-проверочных комиссий государственных архивов (экспертных комиссий архивных отделов районных, районных в гг. Киеве и Севастополе госадминистраций, городских советов), в зоне комплектования которых находятся соответствующие юридические лица (по согласию).
Исходя из сложившейся практики и рекомендаций государственных архивных учреждений, в состав ЭК организации следует включить сотрудников структурных подразделений, в ходе деятельности которых создается самая важная по своему содержанию документация. К таким подразделениям, в частности, кроме службы делопроизводства, принадлежит кадровая служба и бухгалтерия (подразделение, отвечающее за бухгалтерский учет).
Главой ЭК назначается обычно заместитель руководителя юридического лица, а секретарем — руководитель его архивного подразделения, ответственный за архив (ч. 2 п. 4 Положения № 1227).
Состав ЭК организации (не менее трех лиц) и положение о ней утверждают согласно полномочиям руководителей и руководителей органов организации: приказом руководителя организации или постановлением (решением) руководящего органа организации.
ЭК работает согласно годовому плану, утвержденному руководителем организации, и подает отчет перед ним о проведенной работе. Заседания ЭК проводят не реже одного раза в год и считают правомочными, если на них присутствуют не менее чем две третьих состава членов комиссии (п. 6, 10 Положения № 1227). То есть, согласно Положению об ЭК, в котором определяют, в частности, порядок работы комиссии, должен быть разработан и План работы экспертной комиссии на текущий год.
Анализируем описания дел из личного состава и номенклатуру дел, чтобы выявить документы, срок хранения которых истек
При уничтожении документов, срок хранения которых закончился, необходимо соблюдать определенные правила уничтожения документов, а точнее требования, предусмотренные законодательством.
Прежде всего экспертной комиссии необходимо проанализировать утвержденные описания дел из личного состава, а также номенклатуры дел, чтобы выявить документы, срок хранения которых истек. Для этого следует внимательно просмотреть графу 5 описаний дел и графу 4 номенклатуры дел, где указывают срок хранения дел — количество лет хранения, а не конечный срок хранения.
Обратите внимание, что отсчет времени конкретного дела начинают с 1 января, который следует за годом, в котором это дело было завершено.
Пример
В описании дел из личного состава за 1941 год для дела «Приказы № 1-97 директора завода» установлен срок хранения 75 лет. Отсчет срока хранения для этого дела начинаем с 1 января 1942 года. Дело должно было храниться до 2016 года включительно и изъято для уничтожения после 1 января 2017 года.
Пример
Номенклатурой дел на 2021 год было предусмотрено дело «Документы (программы, обучающие планы, справки) о профессиональном обучении» со сроком хранения 5 лет. Отсчет времени хранения для этого дела начинаем с 1 января 2022 года. Дело должно храниться до 2026 года включительно и изъято для уничтожения после 1 января 2027 года.
Оформление Акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в состав Национального архивного фонда
Документы, срок хранения которых истек, включают в Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (далее — Акт). Форма Акта и порядок его составления, согласования и утверждения установлена Правилами № 1000.
Акт составляют на все документы организации (а не отдельного структурного подразделения), срок хранения которых истек на день подготовки Акта.
Каждому Акту присваивают уникальный номер. Нумерация Актов за все время деятельности организации — валовая, начиная с № 1.
Совет
Во время составления Акта обязательно обращайте внимание на примечания, приведенные в соответствующих графах Перечня № 578 и отраслевых перечнях для разных видов документов. В примечаниях может быть указано, что документы могут быть уничтожены, например:
при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства;
после завершения срока договора.
Если согласно номенклатуре дел договоры о предоставлении услуг по повышению квалификации сотрудников, проведении тренингов и т. д. формируют в кадровой службе, то при изъятии таких документов для уничтожения необходимо учитывать даты, когда срок действия каждого из договоров истек.
Пример
Дело содержит договоры, срок действия которых истек в январе, июне и сентябре 2013 года. Это дело должно было храниться три года, на протяжении 2014-2016 годов, и включаться в Акт об изъятии документов для уничтожения не ранее 1 января 2017 года.
Для некоторых документов срок хранения может определяться как «Пока не закончится необходимость». Нужны ли еще такие документы, установит сама экспертная комиссия во время проведения экспертизы ценности.
Некоторые документы хранятся «До замены новыми». Если документ утвержден в новой редакции, экспертная комиссия рассматривает изъятие документа с предыдущей редакцией для уничтожения.
Акт оформляют в двух экземплярах. Записи об однородных делах за несколько лет вносят в Акт под общим заглавием с указанием количества дел у групп.
Рассмотрение экспертной комиссией организации Акта об изъятии документов, не внесенных в состав Национального архивного фонда
Акт подают на рассмотрение ЭК вместе с описаниями дел (их годовыми разделами).
На заседании ЭК организации, в ходе деятельности которой создаются документы НАФ, Акт рассматривают одновременно с тремя видами описаний:
дел постоянного хранения;
дел длительного хранения (если такое описание составлялось);
дел из кадров (личного состава).
Акт, составленный в организации, в ходе деятельности которой не создаются документы НАФ, рассматривается на заседании вместе с двумя видами описаний:
дел длительного (более 10 лет) хранения;
дел из личного состава.
Акты и описания дел рассматривают на заседании ЭК, которое созывают согласно Плану работы ЭК.
При отсутствии замечаний ЭК одобряет поданные документы.
Если есть замечания к Акту или описанию дел, эти документы возвращают на доработку, а потом повторно подают на рассмотрение ЭК. Для этого может быть созвано внеплановое заседание ЭК организации в сроки, установленные главой ЭК с учетом сроков подачи Акта и описаний дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) государственного архива или ЭК архивного отдела райгосадминистрации или городского совета.
Внимание!
Уничтожение документов без предварительного одобрения Акта и описания дел, а также с нарушением сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем № 578, является незаконным и влечет за собой ответственность согласно законодательству.
Решение ЭК об одобрении или неодобрении и доработке Акта и описаний дел оформляют протоколом, который подписывают глава (или другое уполномоченное лицо, проводившее заседание) и секретарь комиссии. Решение ЭК становится законным после утверждения протокола заседания руководителем (руководящим органом), по решению которого создана ЭК.
Согласование Акта об исключении для уничтожения документов, не внесенных в состав Национального архивного фонда, и описаний дел, с Экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения или Экспертной комиссией отдела райгосадминистрации (городского совета)
Правила уничтожения документов предусматривают, что в зависимости от того, в зоне комплектования какого архивного учреждения находится организация, одобренный ЭК Акт и описания дел постоянного хранения и из личного состава следует подать на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) государственного архива (Автономной Республики Крым, области, городов Киева и Севастополя) или ЭК архивного отдела райгосадминистрации, архивного отдела городского совета.
Согласование Акта оформляют соответствующим грифом согласования, где указывают дату и номер протокола заседания ЭПК государственного архива или ЭК архивного отдела.
После согласования в государственном архиве или в архивном отделе Акт, а также описания дел постоянного хранения, и из личного состава должны быть утверждены руководителем организации. Подпись руководителя обязательно удостоверяют гербовой (основной) печатью организации.
Описание дел длительного хранения утверждается руководителем организации после одобрения ЭК организации, а при наличии органа высшего уровня — также и после согласования с ЭК этого органа.
Описание дел длительного хранения не подается для согласования в ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения.
Передача отобранных для уничтожения документов организациям, которые занимаются сбором и заготовкой вторичного сырья, или при небольшом количестве отобранных документов уничтожение их путем шредирования
Только тогда, когда пройдены все предыдущие этапы, можно уничтожать документы, срок хранения которых закончился.
Дальнейший порядок уничтожения служебных документов предусматривает, что отобранные для уничтожения документы передают организациям, которые занимаются сбором и заготовкой вторичного сырья, по накладным, где указан вес макулатуры. В акте оформляют отметку, в которой указаны такие ведомости:
дата передачи документов для уничтожения;
вес документов;
номер накладной.
Отметку удостоверяют подписью должностного лица, сдававшего документы для уничтожения. Рядом проставляют дату оформления отметки. Акт вмещают в дело архивного фонда организации, которое ведут согласно требованиям Правил № 1000 и сохраняют в архиве организации.
Если количество документов незначительное, их можно уничтожить с помощью специальных аппаратов — шредеров.
Внимание!
Правила уничтожения документов также предусматривают внесение отметки в акт о способе уничтожения документов. Если документы уничтожены путем шредирования, об этом делают соответствующую отметку в акте, которую удостоверяют подписью должностного лица, уничтожившего документы, с указанием его должности и даты уничтожения. Если уничтожение выполняли несколько сотрудников, отметку удостоверяет каждый из них (с указанием должности и даты уничтожения).
После окончательного оформления Акт включают в специальное дело под названием «Дело архивного фонда организации». Это дело должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Его ведут согласно требованиям Правил № 1000 и хранят в архиве организации на протяжении всего срока ее деятельности.
