Планування чисельності персоналу

Щоб інспектору з кадрів не потрапити в халепу і успішно впоратися із завданнями, ми вирішили написати цикл статей, в яких розповімо про ті завдання, які виконує менеджер з персоналу. І почнемо ми з планування чисельності персоналу.

Завдання від лінійного керівника «Підберіть мені працівника, кваліфікованого та мотивованого, терміново» приходить просто так, без форми замовлення, без опису функцій. А як зрозуміти, наскільки потрібен цей новий працівник підприємству? На ці питання можна відповісти тільки через системний підхід і чіткий розрахунок. Якраз цим навичкам в управлінні персоналом навчаємо в школі HRM-BA, де на практичних кейсах їх опановують як новачки у професії, так і ті, хто підвищує свою кваліфікацію.

Розробка стратегії управління людськими ресурсами та створення планів організаційно-технічних заходів щодо її реалізації є, по суті, процесом планування людських ресурсів. Однак цей термін широко використовується в традиційному сенсі для позначення процесу визначення: КОЛИ, ДЕ, СКІЛЬКИ, ЯКОЇ ЯКОСТІ (кваліфікації) та ЗА ЯКОЮ ЦІНОЮ потрібно організації працівників для реалізації її завдань. Основна мета планування людських ресурсів (у вузькому сенсі) полягає в забезпеченні реалізації планів організації з точки зору людського фактора — працівників, їх чисельності, кваліфікації, продуктивності, витрат на їх оренду. Несвоєчасне, помилкове планування людських ресурсів дорого обходиться організаціям і може привести до втрати цінних ресурсів.

 Дізнайтеся, як назвати посаду з функціями кадровика та менеджера з персоналу

Нездатність більшості банків передбачити кризу 2008 року і відповідним чином спланувати чисельність свого персоналу змусила їх керівників робити воістину драконівські заходи зі скорочення робочої сили і витрат на неї. Ті, хто цих заходів не вжив, — розорилися. Але найцікавіше, що значна частина банків перестаралися: скоротили занадто багато персоналу або занадто сильно знизили заробітну плату, що призвело до браку кваліфікованого персоналу.

У той же час ефективне планування людських ресурсів позитивно впливає на результати організації завдяки:

• оптимізації використання персоналу. Детальне планування дозволяє виявити і продуктивно застосувати незатребуваний потенціал працівників шляхом розширення посадових обов’язків, переведення працівників на інші робочі місця, реорганізації виробничих процесів;
• удосконалення процесу прийняття на роботу. Планування є джерелом інформації про потреби організації в персоналі, що дає можливість забезпечити пошук і відбір кандидатів на регулярній основі, знизити витрати і уникнути кризових ситуацій, пов’язаних з нестачею робочої сили;
• організації професійного навчання. План із забезпечення людськими ресурсами є основою для планування і проведення професійного навчання в компанії. Ретельна розробка цього плану дає змогу забезпечити потрібну кваліфікацію працівників і домогтися реалізації бізнес-планів з найменшими витратами;
• створення основи для розвитку інших програм управління персоналом. Знання тенденцій в динаміці чисельності, зміні кваліфікаційної структури персоналу дає змогу кадровій службі розробляти довгострокові програми в області компенсації, професійного розвитку і т. д.;
• скорочення загальних витрат на робочу силу за рахунок продуманої, послідовної та активної політики на ринку праці. Знання власних потреб на тривалу перспективу дає можливість компанії ефективно протистояти своїм конкурентам і взаємодіяти з контрагентами на ринку праці, і отримувати вигоду з мінливої ситуації.

Фактори, що визначають потреби в персоналі

Аби визначити потреби організації персоналу, необхідно розуміти під впливом яких чинників вони формуються. Оскільки організації є відкритими соціальними системами, їхні потреби в робочій силі виникають під впливом як внутрішніх (внутрішньо-організаційні), так і зовнішніх чинників. Більш важливими з них є, як правило, внутрішньо-організаційні.

Внутрішньо-організаційні чинники, що визначають потреби в персоналі:

1. Стратегічні цілі і завдання організації.

2. Динаміка руху персоналу всередині організації.

Перший з цих факторів діє на рівні організації. Потреби організації в робочій силі залежать, насамперед, від поставлених перед нею цілей, для реалізації яких необхідні людські ресурси. Якщо організація розвивається, вона змушена безперервно поповнювати персонал. Але окрім цього, нерідко доводиться не просто набирати новий персонал, а набирати персонал нових професій. При цьому може виявитися, що чисельність персоналу раніше набраних професій надлишкова. Цілі організації можуть бути представлені у вигляді довгострокової стратегічної задачі або у вигляді бізнес-плану. Чим конкретніше організаційна мета, тим легше визначити потреби в робочій силі, необхідної для її реалізації.

У компанії зі стабільною довгостроковою стратегією потреби в робочій силі не зазнають серйозних змін з року в рік, і планування людських ресурсів — не складне. І навпаки, якщо організація змінює стратегію — переходить до випуску нової продукції, освоєння нових ринків, ліквідації окремих сегментів бізнесу, потреби, як в чисельності, так і в кваліфікації робочої сили можуть істотно змінитися.

Ще одне джерело змін потреб організації в робочій силі — внутрішньо-організаційна динаміка робочої сили — звільнення за власним бажанням, вихід на пенсію, «декретні» відпустки, переміщення між підрозділами і т. д. Служба персоналу повинна відслідковувати цю динаміку і по можливості завчасно передбачати зміни. Детальніше про аналіз руху персоналу йдеться нижче.

Зовнішні фактори, що визначають потреби в персоналі:

Серед безлічі зовнішніх факторів існує кілька найбільш важливих, які безпосередньо впливають на стан ринку праці — джерела робочої сили для більшості сучасних організацій.

• макроекономічні параметри;
• розвиток техніки і технології;
• політичні зміни;
• конкуренція і стан ринку збуту.

Макроекономічні параметри — темпи економічного зростання в країні, рівень інфляції та безробіття, структурні зміни (розвиток одних секторів економіки за рахунок скорочення інших) — мають сильний вплив як на стратегію компанії (потреби в людських ресурсах), так і на ситуацію на ринку праці (пропозиція людських ресурсів). Наприклад, стале економічне зростання, як правило, призводить до збільшення платоспроможного попиту в економіці і, отже, надає компанії можливість для збільшення обсягів реалізації.

Одночасно з цим спостерігається зростання попиту на працю і, відповідно, заробітної плати. В економічно розвинених країнах існують детальні прогнози еволюції різноманітних макроекономічних параметрів, тому завдання служби персоналу полягає, насамперед, у визначенні впливу передбачуваної динаміки макроекономічних показників на потреби в людських ресурсах цієї організації.

У нашій країні, де економічні прогнози розвинені недостатньо, завдання ускладнюється — часто необхідно визначити не тільки вплив відомої макроекономічної динаміки на потреби організації в робочій силі, але і передбачити, якою буде ця динаміка.

Розвиток техніки і технології може найкардинальнішим чином змінити потреби організації в робочій силі. Досить згадати приклад персональних комп’ютерів, які замінили мільйони рахівників і ліквідували професію друкарок у всьому світі. Фахівці служби персоналу повинні працювати в тісному контакті з фахівцями технічних служб компанії, щоб завчасно оцінити вплив можливого впровадження нової техніки або технології на потреби організації в персоналі.

Політичні зміни можуть впливати на потреби в людських ресурсах і становище на ринку праці через зміну законодавства (податкового режиму, системи соціального страхування, трудового законодавства), регулювання макроекономічних параметрів, створення певного політичного клімату в країні. Зниження обов’язкових виплат до фондів соціального страхування автоматично скорочує витрати на робочу силу і може зробити прибутковим для компанії залучення додаткових робітників, які раніше не могли бути найняті через високі витрати. Що стосується цього фактора, — складність для фахівців служби персоналу полягає не стільки в прогнозуванні впливу певних політичних змін на потреби в робочій силі, скільки в передбаченні самих змін, особливо в нашій країні.

Конкуренція і стан ринку збуту, що змінюються під впливом безлічі чинників, надають саме прямий вплив на потреби компанії в людських ресурсах. Посилення конкуренції на стабільному ринку, як правило, означає, що компанії необхідно подумати про скорочення чисельності своїх працівників. І, навпаки, швидко зростаючий попит на продукцію організації є індикатором необхідності набору додаткової робочої сили. Мистецтво передбачення в цьому разі полягає в здатності визначити тенденції розвитку ринку і їх вплив на потреби в персоналі раніше конкурентів і скористатися цією перевагою — наприклад, заздалегідь почати підбір кваліфікованих фахівців, чекаючи збільшення попиту на продукцію організації. Успішно вирішити це завдання можна за рахунок тісної взаємодії фахівців з персоналу і маркетингу, що займаються дослідженнями ринкової динаміки.

Тільки проаналізувавши всі «зовнішні» і «внутрішні» фактори можна приступати до прийняття рішень: залучати кадри ззовні, переучувати наявний персонал або скорочувати працівників.

Наталія Дзюба,
керівник школи HRM-BA, коуч, HR-консультант