Правила оформлення ініціалів і прізвищ у реквізитах документів

До реквізитів документа, що мають (або можуть мати) у своєму складі ініціали та прізвище посадової особи або громадянина, належать:

• адресат;
• підпис;
• гриф затвердження;
• гриф погодження;
• візи;
• відмітка про засвідчення копії;
• відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
• прізвище виконавця і номер його телефона.

⇉ Порядок візування наказів ⇇

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі — ДСТУ 4163-2003) у реквізиті «Адресат» ініціали особи, якій адресується документ, розташовують після прізвища. Наприклад:

У реквізитах, до складу яких входить особистий підпис, ініціали проставляють перед прізвищем посадової особи.

Приклад оформлення підпису:

Приклад оформлення грифа затвердження:

Приклад оформлення грифа погодження:

Приклад оформлення реквізиту «Візи»:

Приклад оформлення реквізиту «Відмітка про засвідчення копії»:

Корисно для кадровика

• Фахові заходи
• Підвищення кваліфікації: оберіть свій варіант

Приклад оформлення реквізиту «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи»:

У реквізиті «Прізвище виконавця і номер його телефону» ім’я та по батькові виконавця наводять повністю після прізвища в один рядок, наприклад:

У тексті документа ініціали осіб зазначають, як правило, після прізвищ. Їх обов’язково розташовують саме таким чином, якщо власне ім’я стоїть на початку речення. Порушення цієї норми — зазначення ініціалів перед прізвищем на початку речення — перешкоджає плавному читанню документа. Адже читач може сприйняти ініціал як частину мови — сполучник ( «І», «А», «Й») чи займенник ( «Я»).

Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"