До реквізитів документа, що мають (або можуть мати) у своєму складі ініціали та прізвище посадової особи або громадянина, належать:
- адресат;
- підпис;
- гриф затвердження;
- гриф погодження;
- візи;
- відмітка про засвідчення копії;
- відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
- прізвище виконавця і номер його телефона.
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі — ДСТУ 4163-2003) у реквізиті «Адресат» ініціали особи, якій адресується документ, розташовують після прізвища. Наприклад:
У реквізитах, до складу яких входить особистий підпис, ініціали проставляють перед прізвищем посадової особи.
Приклад оформлення підпису:
Приклад оформлення грифа затвердження:
Приклад оформлення грифа погодження:
Приклад оформлення реквізиту «Візи»:
Приклад оформлення реквізиту «Відмітка про засвідчення копії»:
Службові листи: 16 різновидів з правилами написання
Приклад оформлення реквізиту «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи»:
У реквізиті «Прізвище виконавця і номер його телефону» ім’я та по батькові виконавця наводять повністю після прізвища в один рядок, наприклад:
У тексті документа ініціали осіб зазначають, як правило, після прізвищ. Їх обов’язково розташовують саме таким чином, якщо власне ім’я стоїть на початку речення. Порушення цієї норми — зазначення ініціалів перед прізвищем на початку речення — перешкоджає плавному читанню документа. Адже читач може сприйняти ініціал як частину мови — сполучник ( «І», «А», «Й») чи займенник ( «Я»).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
