Кадровик є свідком різних подій у житті працівників: від одруження, народження дітей до хвороб і смерті. Не дивлячись на смуток від того, що працівник пішов із життя, необхідно правильно оформити припинення трудових відносин, видати родичам трудову та належні виплати. Деталі звільнення померлого працівника роз’яснюємо у статті.
Коли кадровик отримує свідоцтво про смерть працівника, слід виготовити 2 копії:
для оформлення наказу;
призначення допомоги на поховання.
Підстава для припинення трудового договору в наказі — пункт 8-2 статті 36 КЗпП. Наказ про припинення трудового договору підписує керівник підприємства. Після підписання такого наказу зареєструйте його у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання, проставте дату реєстрації та реєстраційний індекс.
Копію наказу передайте до бухгалтерії під підпис у графі «Куди направлено копії (витяги)» Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання. В журналі зазначте дату передання копії наказу.
Документ долучіть до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання.
Важливе з практики! Зазвичай наказ про припинення трудового договору видають не одразу після смерті працівника, а через деякий час.
Приміром:
працівник помер внаслідок тривалої хвороби чи під час відпустки, або тривалий час не з’являвся на роботі і з ним не вдавалося встановити зв’язок, а близькі вчасно не повідомили роботодавця про смерть працівника;
роботодавю стало відомо про смерть працівника, але не було підстав припинити трудові відносини — свідоцтва про смерть.
Навіть якщо відомо, що працівник помер, особа, відповідальна за ведення табеля, має продовжувати щоденно вносити до табеля позначки, що відповідають причині відсутності працівника на роботі. Тільки після видання наказу про припинення трудових відносин із померлим, можна припинити щоденне табелювання працівника та скласти підсумковий табель.
Задля відображення достовірних даних в табелі про дату припинення трудового договору, працівник кадрової служби має повідомити необхідну інформацію особі відповідальній за ведення табеля.
Далі оформляйте особову картку П-2 працівника, що помер.
У разі смерті працівника його трудову книжку видають на руки найближчим родичам під розписку або надсилають поштою на їх вимогу. Так скеровує п. 4.3 Інструкції № 58.
Якщо чоловік, дружина або інший член сім’ї померлого працівника хоче отримати його трудову, має надати кадровику:
паспорт або інший документ, що підтверджує особу;
документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про одруження, свідоцтво про народження тощо).
Трапляється, що за наданими документами неможливо встановити родинний зв’язок. Приміром, дитина померлого змінювала прізвище, ім’я або по батькові. В такому випадку особа має надати інші документи: свідоцтво про шлюб та (або) розлучення, свідоцтво про зміну прізвища, імені, по батькові тощо.
Трудову книжку померлого працівника видайте на підставі письмової заяви члена сім’ї з доданими до неї копіями документів, що підтверджують родинний зв’язок.
Попри те, що ми у 2021 році перейшли на електронні трудові, паперові трудові книжки також не зникли з нашого життя. Пройдіть мінікурс та отримайте не лише закріплені знання та навички, а й іменний сертифікат.
Важливо! Родичі можуть надати як засвідчені нотаріально копії необхідних документів, так і оригінали, які будуть засвідчені у встановленому на підприємстві порядку.
Далі родич надає розписку про одержання трудової книжки, в якій має бути:
прізвище, ім’я, по батькові;
адреса,
паспортні дані,
дата отримання трудової книжки із записом прізвища, ім’я, по батькові померлого працівника,
особистий підпис.
Кадровик у графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них слід вписує дату видачі трудової книжки родичу, а в графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» може, приміром, зазначити: «Розписка від 02.07.2024».
Якщо на підставі заяви родича померлого пересилаєте трудову поштою, у графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» зазначте дату і номер квитанції листа та зробіть відмітку, накшталт: «Відправлено поштою на підставі заяви». В графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» за поштовим повідомленням про вручення напишіть дату отримання трудової книжки поштою.
Виплати сум, належних працівнику, який помер
Суми зарплатні, лікарняних, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, які належали померлому працівникові, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини (ст. 1227 Цивільного кодексу України; далі — ЦК).
Отже, у разі смерті працівника зазначені виплати мають бути видані членам його, тобто особам, які мешкали разом з ним і були пов’язані з померлим кровними узами або шлюбом.
У випадку, коли у померлого працівника не було сім’ї, зазначені суми входять до складу спадщини та можуть бути отримані спадкоємцями лише після пред’явлення свідоцтва про право на спадщину (ст. 1227 ЦК).
Після припинення трудового договору з померлим працівником слід завершити його особову справу.
Особову справу померлого працівника зберігайте у кадровій службі протягом двох років після припинення трудового договору у зв’язку зі смертю, після чого передайте до архівного підрозділу (архіву) підприємства.
