Цифровий та електронний підпис: як можна засвідчити ознайомлення працівника з документами

Запровадження електронного документообігу на підприємстві — сучасний інструмент, щоб покращити та оптимізувати взаємодію персоналу. Його переваги — раціональне використання робочого часу, економія фінансових ресурсів, контроль за роботою з документами та можливість дистанційного обміну документами.

Чи може працівник проставити підпис про ознайомлення на електронному планшеті

Однак не всі працівники потребують забезпечення автоматизованими робочими місцями та електронними інформаційними системами документообігу за характером виконуваної роботи. Наприклад, робітники.

Цифровий підпис на сенсорному екрані: аналізуємо нормативно-правові акти

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулює Закон № 2155 (ч. 2 ст. 6 Закону № 851). Тож якщо застосовуємо електронний документообіг, то й підписи повинні бути електронними.

Цифровий власноручний чи електронний підпис: у чому різниця

Роботодавець може ознайомлювати працівників із наказами та іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків в один із визначених у трудовому договорі способів:

• за допомогою засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису;
• за згодою сторін — альтернативними способами.

Виняток — працівника ознайомлюють під підпис про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих факторів та пільги й компенсації за роботу у таких умовах (ч. 3 ст. 29 КЗпП).

У випадку спору між роботодавцем і працівником будь-який підписаний ними документ може стати доказом. Тому враховуйте судову практику (постанова Верховного суду  від 19 січня 2022 року у справі № 202/2965/21) щодо електронного листування та електронних підписів.

Так, видрук електронного листування не є електронним документом (копією електронного документа) за ч. 1 ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» і не може вважатися доказом, бо не містить обов’язкового реквізиту — електронного підпису. Таким чином неможливо ідентифікувати відправника повідомлення, а зміст листування незахищений від внесення правок і викривлення.