Чи потрібно реєструвати факсограму?

Відповідь

Факсограма (факс) — надіслана/отримана на паперовому носії копія документа, переданого каналами факсимільного зв’язку (за допомогою факсимільної апаратури).

Факсограма не є окремим видом документа, оскільки факсом можна передати будь-який документ з паперовим носієм — наказ, розпорядження, договір, протокол, лист. Найчастіше факс використовують для передавання службових листів та інформаційних повідомлень.

Документи, що передаватимуть факсом, оформляють відповідно до вимог, установлених для документів, друкують чітким, контрастним шрифтом.

Вхідний факс містить додаткові відмітки, які друкує апарат факсимільного зв’язку, — код відправника, дату і час передавання, номер факсу, кількість сторінок.

Нормативні акти не визначають юридичної сили факсограм. Тому факсограму розглядаємо як засіб оперативного передавання інформації. Відтак за факсограмою адресатам має бути направлено оригінали документів.

Рекомендуємо обліковувати отримані факсограми в окремому журналі, не проставляючи реєстраційного штампа. На факсограмі в правому нижньому куті можна зазначити дату одержання та порядковий номер відповідно до номера в журналі.

Факсограми передають адресатам під підпис у день надходження, термінові — негайно. Якщо факсограма містить важливі питання і її має розглядати керівник, то він накладає резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку (фішці). Фішку додають до факсограми.

Після надходження оригіналу документ реєструють у реєстраційних формах, на документі також вказують дату одержання факсограми:

Факсограму одержано 20.04.2017.

Фішку з резолюцією, що була прикріплена до факсограми, додають до оригіналу документа. До справи вміщують оригінал документа та копію відповіді на нього. Факсограму можна знищити.

Світлана Сельченкова,
експерт у галузі діловодства та архівної справи,
канд. іст. наук, заслужений працівник культури України