Що робити з «резервним» номером у журналі реєстрації наказів

Відповідь

Згідно із загальноприйнятими правилами діловодства, які закріплюють на підприємстві, у власній інструкції з діловодства, реєстрація документів, зокрема наказів керівника, проводиться лише після їх підписання.

Недотримання цих правил, у т. ч. так зване «резервування» номера, призводить до того, що окремі порядкові номери, передбачені реєстраційною формою (журналом), не використовуються відповідною службою при наданні реєстраційного індексу документові. Потім (інколи й через роки) це може викликати певні непорозуміння у роботі кадрової служби чи архіву організації з документами, наприклад при проведенні за ними довідково-пошукової роботи, підготовці кадрових чи інших довідок.

Якщо у Журналі реєстрації передбачено номер для документа (у т. ч. наказу), утім, документ не було підписано, відомості про документ вносити до журналу недоцільно.

Якщо наступні порядкові номери вже використано кадровою службою для присвоєння реєстраційних індексів пізніше виданим (підписаним) наказам, то у графі «Короткий зміст» чи «Примітка» Журналу реєстрації навпроти невикористаного номера необхідно зробити відповідний запис, наприклад: «Наказ не видано».

Після закінчення діловодного року Журнали реєстрації документів закриваються підсумковими записами, у яких наводяться відомості про кількість виданих за рік документів.

Отже, у підсумковому записі, що робиться у відповідному Журналі реєстрації наказів, слід зазначити інформацію про те, що певний номер не було використано під час реєстрації наказів.