Відповідь
Згідно із загальноприйнятими правилами діловодства, які закріплюють на підприємстві, у власній інструкції з діловодства, реєстрація документів, зокрема наказів керівника, проводиться лише після їх підписання.
Недотримання цих правил, у т. ч. так зване «резервування» номера, призводить до того, що окремі порядкові номери, передбачені реєстраційною формою (журналом), не використовуються відповідною службою при наданні реєстраційного індексу документові. Потім (інколи й через роки) це може викликати певні непорозуміння у роботі кадрової служби чи архіву організації з документами, наприклад при проведенні за ними довідково-пошукової роботи, підготовці кадрових чи інших довідок.
Якщо у Журналі реєстрації передбачено номер для документа (у т. ч. наказу), утім, документ не було підписано, відомості про документ вносити до журналу недоцільно.
Якщо наступні порядкові номери вже використано кадровою службою для присвоєння реєстраційних індексів пізніше виданим (підписаним) наказам, то у графі «Короткий зміст» чи «Примітка» Журналу реєстрації навпроти невикористаного номера необхідно зробити відповідний запис, наприклад: «Наказ не видано».
Після закінчення діловодного року Журнали реєстрації документів закриваються підсумковими записами, у яких наводяться відомості про кількість виданих за рік документів.
Отже, у підсумковому записі, що робиться у відповідному Журналі реєстрації наказів, слід зазначити інформацію про те, що певний номер не було використано під час реєстрації наказів.
Робота з наказами, особливості їх опрацювання, формування у справи, зберігання залежить від того, до якого виду належить наказ. Про всі тонкощі читайте у статті.
Особова картка працівника — основний обліковий документ. Хто заповнює особову картку працівника? Що має містити особова картка, зразок заповнення та внесення змін? Де знайти бланк особової картки П-2? Відповіді на ці питання, правила заповнення особової картки працівника а також зразок особової картки працівника П-2 — у статті
Доповідна записка — один із найпоширеніших документів внутрішнього службового листування. Її використовують для інформування керівництва, фіксації подій, ініціювання рішень або опису порушень трудової дисципліни. Оскільки цей документ застосовується у всіх сферах діяльності організацій, важливо знати, як оформити різні види доповідних записок, одержати зразок доповідної записки на працівника ― детально у цій статті
Автобіографія — це документ-життєпис, який особа складає сама про себе. Як правильно написати автобіографію? У якій послідовності? Дізнайтеся зі статті. У пригоді стане бланк автобіографії та зразок написання для держслужбовця
Управління діяльністю підприємства чи установи неможливе без видання офіційних документів, зокрема наказів. Оформлення наказів — це відповідальна справа. Правильне оформлення наказу гарантує його юридичну силу та забезпечує чітке виконання доручених завдань. У цій статті розглянемо, які є види наказів, основні вимоги до оформлення наказу, а також обов’язкові реквізити наказу та їх правильне застосування
