Відповідь
Особові справи в обов’язковому порядку ведуть на:
- керівників;
- менеджерів;
- службовців;
- професіоналів;
- фахівців;
- сумісників.
Читайте також: Особові справи із 2018 року ведемо по-новому
Строк зберігання особової справи — 75 років після звільнення (ст. 493, 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
Формуйте особову справу обов’язково, якщо код посади за КП починається з цифр 1-4.
Для працівників інших категорій, робітничі професії (код за КП починається цифрами 5-9) основне джерело відомостей про трудову діяльність — особова картка П-2. Підприємство самостійно визначає, чи формуватиме для цих працівників особові справи. Строк зберігання особових справ для «інших категорій» законодавство не визначає, але зазвичай — це 3 роки після звільнення.
В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Максимально — 25 видів документів.
⚡ ТОП-5 консультацій ⚡
Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, державні відзнаки та інше. Законодавство регламентує правила формування особової справи працівника. Правила ведення особових справ та поради експертів вбережуть вас від помилок і зайвої роботи.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Служба управління персоналом державного органу приділяє чимало часу роботі з особовими справами державних службовців. Щоб заощадити час кадровикам, ми підготували перелік документів та порядок ведення особових справ держслужбовців.
Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникають питання: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
