В Україні жоден загальнодержавний документ докладно не унормовує види штампів та правила роботи з ними. Певні настанови щодо застосування штампів уміщено до глави 3 «Печатки» розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Види штампів на підприємстві
Найпоширенішими видами штампів, які використовують під час складання та оформлення документів, є:
- кутові штампи (зазвичай застосовуються під час оформлення бухгалтерських документів, деяких видів довідок, зокрема, у медичних закладах);
- штампи для засвідчення копій документів — «Копія», «Згідно з оригіналом»;
- штампи для проставляння відміток про надходження документів;
- штампи для проставляння відміток про контроль — «Контроль» або «К»;
- штампи для проставляння відміток про обмеження доступу до документів — «Конфіденційно», «Для службового користування», «Особисто» (зазвичай проставляють не на документі, а на конверті або упаковці; на самому документі ці відмітки проставляють під час друкування на комп’ютері);
- штампи з повним найменуванням підприємства (наприклад, для проставляння в трудових книжках працівників);
- штампи для проставляння відміток про проведення бухгалтерських операцій — «Сплачено», «Відпущено».
Для оперативнішого оформлення окремих виробничих процесів виготовляють та використовують й інші види штампів. Як, скажімо, в медичній практиці, автотранспортному обслуговуванні тощо.
Чи можна використовувати штампи при оформленні наказів чи трудових договорів?
Штампи використовують при складанні документів тимчасового зберігання (до 10 років). Наприклад, наказів з адміністративно-господарської діяльності, строк зберігання яких становить 5 років (ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік № 578/5).
Не рекомендуємо проставляти відбитки штампів на документах тривалого або постійного зберігання (понад 10 років). Зокрема, наказів з основної діяльності та з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переміщення на іншу посаду, переведення на іншу роботу тощо). Проставляння штампів із часом може призвести до пошкодження таких документів. Наприклад, якщо в приміщенні, де зберігають документи, не дотримали належного температурно-вологісного режиму.
Окремі види документів часто використовують у практичній роботі, у т. ч. для ксерокопіювання. А це з часом може спричинити вицвітання тексту штампа чи окремих його літер, що ускладнить повноцінне використання інформації цих документів (приміром, при виготовленні та засвідченні копій).
Трудові договори, укладені в письмовій формі, додаткові угоди до трудових договорів також належать до документів з кадрових питань і мають тривалий строк зберігання 75 років (ст. 492 Переліку № 578/5). Застосовувати штампи під час оформлення трудових договорів чи додаткових угод до них не варто.
Штампи, які містять назви посад і ПІБ працівників, використовують під час засвідчення додаткових угод чи додатків до господарських договорів. Водночас це має бути обумовлено в основному договорі з контрагентом.
8 типових помилок у листуванні: перевірте себе
Чи обов’язково вести облік штампів?
Бюджетні установи обліковують печатки і штампи обов’язково.
Суб’єктам господарювання не обов’язково використовувати печатки і штампи (ст. 58-1 Господарського кодексу). Утім, якщо підприємство вирішує мати печатку, засвідчувати нею документи і застосовувати штампи для оптимізації діловодних процесів, то облік печаток і штампів потрібен.
➤ Журнал реєстрації листків непрацездатності
Обліковують усі печатки і штампи, що застосовує підприємство, у журналі за формою, наведеною в Додатку 2 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Печатки і штампи посадовим особам видають під підпис в означеному журналі. За потреби журнал обліку печаток і штампів доповнюють додатковими графами.
Наявність печаток і штампів щороку перевіряє комісія, яку призначає керівник розпорядчим документом. Результати перевірки оформляють актом.
Як знищувати штампи?
Нормативні акти не визначають порядку знищення штампів, тож регламентуйте це в окремому розділі Інструкції з діловодства.
➤ Відповідальність за передчасне знищення документів на підприємстві
Послідовність дій знищення штампів може бути такою:
- Створіть наказом керівника установи комісію для знищення штампів. До складу комісії включіть представників структурного підрозділу, який відповідав за зберігання та використання штампа.
- Заактуйте знищення штампів. В акті фіксуйте відбитки штампів, що знищуються.
- Оформлюйте акт на загальному бланку установи або на стандартному аркуші паперу формату А4 з відтворенням необхідних реквізитів.
- Знищіть штамп шляхом розрізання на дрібні шматки.
- Зберіть в акті підписи членів комісії.
- Передати підписаний членами комісії акт для затвердження керівнику установи.
- Зберігайте акт у структурному підрозділі, що відповідає за облік штампів.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
